Proformafaktura – gratis mall för nedladdning

Jobbar du med varuexport till andra länder så är chansen stor att du förr eller senare kommer stöta på en proformafaktura, eller vara tvungen att skapa en själv. Men hur fungerar egentligen en proformafaktura, och i vilka sammanhang används den?

Vad är en proformafaktura?

Proformafakturor är en särskild typ av faktura som vanligtvis används i exportsammanhang till utlandet. Enkelt förklarat är det en faktura som skapats i syfte att visa värdet på en vara eller tjänst, och i de allra flesta fall förväntas det inte att mottagaren betalar en proformafaktura. ”Pro forma” på latin betyder just ”För formens skull”.

Vid exporter till andra länder kan mottagarlandet kräva att du visar upp dokument och handlingar som styrker din tulldeklaration. I dessa fall är det brukligt att man skapat proformafaktura som är redo att granskas av tullen. 

Gratis proformafaktura mall

Här kan du ladda ner en gratis mall som du kan använda för att skapa din egna proformafaktura.

Ladda ner: Excel, Word

Här kan du ladda ner en gratis mall som du kan använda för att skapa din egna proformafaktura.

Ladda ner: Excel, Word

Vad ska en proformafaktura innehålla?

Vid tulländamål bör proformafakturan vara så detaljerad som möjligt. Följande punkter bör finnas med:

• ”Pro Forma Invoice” i rubriken
• Fakturadatum
• Namn och adress på avsändaren och mottagaren
• Moms (registreringsuppgifter och summa)
• Antal
• Typ av kolli, bruttovikt och märkningen på förpackningen
• Beskrivning av innehållet (inkl. antal och värde), nettovikt, samt leveransvillkor
• Texten ”No charge. Value for customs purposes only” bör anges
• I vissa fall din namnteckning

Proformafakturor – exempel och förskottsbetalning

En proformafaktura kan vara mycket användbar även i situationer som inte rör export till utlandet. Exempel på detta kan vara:

• När din kund vill få en exakt uppskattning om vad som kommer faktureras
• För dig som är en leverantör av varor eller tjänster och vill vara extra tydlig med ditt erbjudande till kunden
• Du anser att kunden inte är kreditvärdig och väntar därmed med varan eller tjänsten tills kunden gjort en förskottsbetalning. I detta fall förväntar du dig alltså en betalning på proformafakturan, men det sker inga konsekvenser om kunden inte betalar och denne är inte heller skyldig att göra det

Proformafakturor inom Sveriges gränser

Även om det är just vid export till utlandet som proformafakturan är som mest förekommande så finns det även andra tillfällen där den kan komma till användning.

Idag finns det inget lagkrav på att företag ska använda sig av proformafakturor vid leveranser inom Sverige. Dock är det många företag som trots allt gör det för att tydligt kunna visa upp värdet på det man levererar.

Med hjälp av en proformafaktura kan du skicka en exakt uppskattning av vad slutsumman kommer landa på, inklusive alla villkor. På så vis går det att undvika eventuella missförstånd och dolda avgifter.

Fler fakturamallar för dig

Viktigt att komma ihåg: en proformafaktura utgör alltså inte ett underlag för betalning, utan fungerar framför allt som en slags formalia för att visa varans eller tjänstens värde. I slutändan kommer du behöva skicka en vanlig faktura om du och din kund har kommit överens om betalning.

Behöver du en mall för ta fram en vanlig faktura? Oavsett dina behov hittar du alla våra gratis fakturamallar samlade här.

Enkelt faktureringsprogram för internationella företagare

Om du jobbar med internationell export kan det också vara värt att testa ett faktureringsprogram. Med hjälp av Zervants faktureringsprogram kan du enkelt skapa fakturor i för just dina marknader, och snabbt justera såväl språk som valuta, så att du kan fokusera på viktigare saker.