Orderbekräftelse – Gratis mall & Instruktioner

En orderbekräftelse är en formell bekräftelse på en order, som man har gjort antingen muntligt eller skriftligt. Vad innehåller den och hur borde den se ut? För dig som driver eget företag kan det vara bra att ha koll på detta. Därför har vi tagit fram en mall för hur en orderbekräftelse kan se ut. Du kan ladda ned den gratis här nedan.

Varför behövs en bekräftelse av en order?

Det finns flera skäl till varför en orderbekräftelse behövs. Tänk dig att du är en småföretagare som säljer varor. Du har en hemsida där dina kunder kan göra beställningar, men du tar även emot beställningar per telefon, e-post eller via offert. Oavsett hur dina kunder beställer, så är det alltid bra att kunna få en tydlig bekräftelse på beställningen, som innehåller information om vad man har beställt och på vilka villkor. Om något skulle vara felaktigt kan man därför snabbt ordna upp i eventuella missförståelser och fel. En sådan bekräftelse används både när man säljer till privatkunder och till företagskunder, och kan även skickas av köparen. Syftet är det samma – att göra affären tydlig.

Som privatperson har man 14 dagars öppet köp när man köpt varor och tjänster på distans. När konsumenten ser orderbekräftelsen kan hen alltså inom 14 dagar ångra sitt köp. Därför är det viktigt att skicka ut en tydlig orderbekräftelse, där all information relaterat till beställningen framgår. Det hjälper även kunden att se att ordern är behandlad och att den har gått igenom.

Orderbekräftelse – gratis mall

Är du småföretagare och i startfasen av din verksamhet? Vi hjälper dig att smidigt komma igång med ordrar och bekräftelser. Därför bjuder vi på denna mall för orderbekräftelse helt gratis. Du kan ändra den efter behov.

Ladda ner: Excel

Är du småföretagare och i startfasen av din verksamhet? Vi hjälper dig att smidigt komma igång med ordrar och bekräftelser. Därför bjuder vi på denna mall för orderbekräftelse helt gratis. Du kan ändra den efter behov.

Ladda ner: Excel

Vad innehåller en orderbekräftelse?

En orderbekräftelse kan innehålla en hel del variabler och detaljer. Vad som finns i bekräftelsen kan variera beroende på vilken typ av verksamhet det gäller och vad som säljs. Följande information kan finnas med i bekräftelsen:

• Vilka varor som beställts
• Antal varor och enheter
• Orderdatum
• Detaljer om företaget och kunden
• Kontaktinformation
• Betalningsvillkor
• Leveransvillkor och adress
• Eventuell dröjmålsränta
• Pris per vara
• Totalkostnad
• Moms
• Extra information som varierar med vilka typer varor eller tjänster som sålts

Som du ser innehåller denna bekräftelse en hel del viktiga saker. När en vara skickas så följer en så kallad följesedel med. Följesedeln innehåller ungefär likadan information. Skillnaden är främst att bekräftelsen på ordern kommer först, och följesedeln följer med varan i paketet, som sedan skickas ut till kunden. Följesedeln bekräftar alltså leveransen.

Om en tvist uppstår

Det är viktigt att spara på varje form för bekräftelse som man ger eller får, i fall det skulle uppstå en tvist. Detta skriftliga material kan nämligen utgöra ett viktigt bevis för vad som har avtalats. Därför ska man vara noga med att formulera sig väl och ta med relevanta villkor för köpet/försäljningen. I flera fall hos ARN har nämligen en orderbekräftelse varit avgörande i tvister mellan konsumenter och företag.

Läs mer om bindande avtal och utskick av bekräftelser.

Vad är skillnaden på ordererkännande och orderbekräftelse?

Kvittensen på en mottagen order kallas för ordererkännande. Men dessa begrepp används ofta synonymt. Skillnaden kan därför vara svår att avgöra, och man får titta närmare på informationen i dokumentet för att förstå vad det handlar om.