Offentlig upphandling – en guide för småföretagare

Funderar du på att lämna anbud i offentlig upphandling? Genom vår guide kan du som småföretagare smidigt komma i gång. Vi ger dig tips till vad du ska tänka på för att du ska kunna lämna ett bra anbud.

Vad är en offentlig upphandling?

En offentlig upphandling är en process som den offentliga sektorn använder för inköp av varor och tjänster. Alla inköp som görs, även hyra och leasing, omfattas av särskilda lagar och regler, med syftet att alla som har lämnat anbud i upphandlingen behandlas lika. Principen handlar om att den som gör inköp enbart ska ta hänsyn till varan eller tjänsten som köps – inte vem som lagt anbudet. Det måste finnas en objektivitet och neutralitet från den offentliga organisationen gentemot de som har lämnat anbud. På så sätt skyddas företagarna mot att upphandlaren visar lojalitet mot specifika företag.

Genom en upphandling öppnar den offentliga organisationen för konkurrens, så att skattemedlen kan användas på ett så effektivt sätt som möjligt. Vid upphandlingar som handlar om större värden har allmänheten möjlighet till mer insyn för att kunna säkerställa att allt har gått rätt till. Eftersom det är skattepengar från allmänheten som används, ställs det stränga krav på hur upphandlingen ska gå till.

Lagar för offentlig upphandling

Reglerna för offentlig upphandling är grundade i EU-direktiv som avser att främja fri rörlighet för varor och tjänster inom unionen. Det finns flera lagar som reglerar hur en upphandling ska gå till:

• Lagen om offentlig upphandling (LOU)
• Lagen om upphandling inom områdena försörjningssektorerna (LUF)
• Lagen om upphandling av koncessioner (LUK)
• Lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS)

Dessa lagar ger uttryck för några grundläggande principer för upphandling som inkluderar likabehandling, icke-diskriminering, proportionalitet, öppenhet, samt ömsesidigt erkännande. Utöver ovanstående lagar kan även andra lagar appliceras, exempelvis lagen om valfrihetssystem (LOV).

Så går en offentlig upphandling till

En upphandling går i korta drag till på följande sätt:

1. En offentlig organisation har behov av hjälp och tar beslut om att göra ett inköp
2. Behoven analyseras och kraven för inköpet fastställs
3. Upphandlingen utannonseras
4. Anbud lämnas av intresserade leverantörer
5. Anbuden prövas och beslut tas om vem som vinner upphandlingen

Offentliga upphandlingar måste annonseras i en annonsdatabas som är registrerad hos Konkurrensverket, med mindre det handlar om en så kallad direktupphandling (som styrs av lagarna för upphandlingar).

Lämna anbud i offentlig upphandling

Varje år annonseras upphandlingar till ett värde av 800 miljarder kronor. Eftersom den offentliga sektorn ofta är en stabil kund, finns det möjligheter för dig som företagare att göra affär med en offentlig myndighet. Om du önskar att lämna anbud i en offentlig upphandling finns det några saker du ska tänka på. 

1. Förbered företaget

Förberedelse för ett anbud står centralt om du som småföretagare önskar att vinna en upphandling. Så här skriver Upphandlingsmyndigheten i ett råd till upphandlarna:

”Den största möjligheten att förbättra möjligheterna för mindre företag att delta i offentliga upphandlingar är i förberedelsefasen och när du utformar upphandlingsdokumenten.”

Du kan förbereda ditt företag genom att skaffa kunskap om lagar och regler för offentlig upphandling. Var obs på att nya upphandlingsregler togs i bruk 1 februari 2022. Dessa togs fram för att förenkla regelverket.

Undersök marknaden och vilka aktörer som du skulle kunna arbeta för. Vilka offentliga organisationer och myndigheter finns det som har behov av den tjänsten eller varan du säljer? Du kan med stor fördel göra en ordentlig marknadsanalys där du även tittar närmare på konkurrenter. 

Undersök potentiella upphandlare inom:

• Statliga myndigheter
• Regioner
• Kommuner
• Offentligt ägda bolag

Som ett resultat av din analys får du en bra översikt över marknadens storlek, behov och konkurrens. När du gjort din analys och hittat organisationer där du som småföretagare skulle kunna bidra med dina tjänster eller varor, är du redo för nästa steg.

2. Var proaktiv

Ta kontakt och skapa dialog med upphandlande organisationer, där du presenterar dina produkter och tittar närmare på hur du skulle kunna möta deras behov. Genom att starta dialog med upphandlaren kan du på förhand vara med och påverka behovet samt andra viktiga detaljer i upphandlingen. Upphandlaren kan även ge dig information om när nästa upphandling äger rum. 

Organisationen eller myndigheten i fråga kan även informera dig om vilken leverantör som har kontrakt i nuläget, vilka krav som ställdes, samt prisnivån på kontraktet. Eftersom anbud vanligtvis är offentliga handlingar kan du därför begära att få denna information.

Ibland anordnas informationsträffar där planerade offentliga upphandlingar presenteras, med möjlighet att initiera dialog med aktuella leverantörer. Syftet är bland annat att myndigheten ska undersöka vilka krav de kan ställa, samt att sätta i gång konkurrensen kring upphandlingen.

3. Se efter pågående upphandlingar

Leta efter pågående upphandlingar på aktuella platser. Det finns flera ställen där du kan hitta upphandlingsannonser:

• Annonsdatabaser hos Konkurrensverket
• Valfrihetswebben
• Tenders Electronic Daily (TED) – EU:s annonsdatabas till större värden
• Flertalet privata annonsdatabaser
• Upphandlande organisations webbplats
• Annonser i tidningar

Flera av databaserna erbjuder även en bevakningstjänst. De privata annonsdatabaserna hittar du genom att söka på offentliga upphandlingar.

4. Lämna anbud

När du har hittat en annons och önskar att lämna anbud, ska du förbereda dig ordentligt för vad ditt anbud ska innehålla. Se till att du uppfyller alla krav och ställer eventuella frågor till kontaktpersonen i annonsen i god tid. När du sedan har sammanställt den information som du behöver, är du redo för att lämna anbud.

Om du vinner upphandlingen är det bra att känna till att det finns en avtalsspärr på minst tio dagar. Under denna tid får inget avtal ingås. När avtalet sedan är tecknat bör du ha en aktiv dialog med din nya uppdragsgivare och säkerställa att samarbetet och förväntningarna fungerar bra.

Om du inte vinner upphandlingen har du möjlighet att ta lärdom till nästa gång du lämnar anbud. Du kan begära att få ut handlingarna från upphandlingen, och på så sätt få bättre koll på varför en annan leverantör valdes framför dig.

Mer information om att lämna anbud

• På Upphandlingsmyndighetens hemsida finns nyttig information för dig som driver eget företag och överväger att lämna anbud i offentlig upphandling. 
• Lär dig mer om anbud och upphandling på Anbudsskolan.