Inköpsorder – Gratis mall & Instruktioner

En inköpsorder är ett dokument som skickas ut av ett företag till en leverantör, och innehåller information om inköp av produkter eller tjänster. För att hjälpa dig som driver företag har vi tagit fram en mall för hur en sådan order kan se ut. Ladda hem en gratis mall för inköpsorder här.

Vad är en inköpsorder?

Om du som har ett företag ska köpa produkter eller tjänster från ett annat företag kan du skriva en inköpsorder (eller PO / Purchase Order som det också kallas). Större företag skriver även ofta sådana ordrar till interna leverantörer. Det kan vara en inköpare eller inköpsavdelningen som tar till initiativ till en sådan order om företaget är stort nog. För små företag är det typiskt företagsägaren som sköter detta, gentemot externa leverantörer.

Om du vill göra en PO kan du skriva ett dokument från scratch, eller ännu enklare: Använda vår färdiga mall för att lista de produkter eller tjänster som du önskar att köpa. I dokumentet anger du bland annat pris, antal och enheter. När leverantören får din order kan de godkänna den direkt för en smidig affär. Detta dokument fungerar då som ett avtal mellan ditt företag och leverantören.

Gratis mall för inköpsorder

Ladda ner: Excel

Ladda ner: Excel

Vad innehåller en inköpsorder?

En typisk inköpsorder innehåller ofta följande moment:

• Information om båda företag, så som namn, adress och kontaktinformation
• Beskrivning av produkterna / tjänsterna
• Orderdatum
• Ordernummer (PO-nummer eller Purchase Order Number)
• Kundnummer
• Leveransvillkor
• Leveranssätt
• Leveranstid
• Betalningsvillkor

Vad är fördelarna?

Det finns flera fördelar med att använda en inköpsorder. Förutom att det kan förenkla att göra affärer mellan två parter, så är det också tydligt och transparent vad som gäller och exakt vad det kommer att kosta. Därför kan detta hjälpa säljaren/leverantören i finansiell planering, eftersom denne kan räkna ut hur mycket pengar som kommer in i företaget och när man förväntas att få dem.

Man kan göra stående ordrar som gör det hela ännu smidigare – och som dessutom är tidsbesparande. Detta innebär att ordern gäller över en bestämd tidsperiod. Tjänsterna/produkterna levereras då genom hela den angivna tidsperioden. Det kan handla om att få produkter levererade varje månad i ett år – t.ex. beställningar av kontorsrekvisita, eller regelbundna underhåll av system flera gånger per år. Om du önskar att göra en stående order kan man ofta ta del av kvantitetsrabatter.

Hur du skapar din inköpsorder

När du har hittat ett företag du önskar att göra inköp ifrån, så följer här några enkla steg till hur du går fram.

1. Ha en dialog med leverantören så du vet vad du ger dig in i. Be om att få en prislista.
2. Ladda hem vår mall gratis.
3. Fyll ut mallen så bra du kan med den information som är aktuell för ditt företag.
4. Fundera på om du vill göra en stående order, som är både enkelt och tidsbesparande.
5. Skicka in köpordern och planera din betalning

Nu är det mesta av jobbet gjort. Nästa gång du behöver göra en inköpsorder från samma leverantör kan du enkelt ändra informationen i dokumentet du skrivit och skicka i väg.

Tips! Kolla även in vår mall för orderbekräftelse om du själv får in inköpsorder.