Hur skapar man en faktura

Hur fakturerar man? Vad ska en faktura innehålla? Denna artikel omfattar de mest grundläggande sakerna som du behöver känna till när du ska skapa din första faktura. Allt från vad en faktura egentligen är till tips om hur du väljer mellan att skapa fakturor med fakturamall eller ett faktureringsprogram. 

Vad är en faktura och vad ska den innehålla?

En faktura är i grund och botten ett dokument som anger ett betalningskrav. Fakturor ställs oftast ut av företag till andra företag eller privatpersoner, men föreningar och andra organisationer kan även skapa och skicka fakturor. En faktura kan vara i fysisk eller elektronisk form. 

Mervärdesskattelagen ställer vissa krav på vad ett dokument bör innehålla för att officiellt kunna räknas som en faktura. På skatteverkets sidor hittar du mycket djupgående information gällande vad en faktura bör innehålla, men nedan har vi sammanställt det mest väsentliga.

1. Fakturadatum

Datum när fakturan är utfärdad är viktigt för dina kunder och bokföringen. Med hjälp av fakturadatum kan kunden lätt avgöra när fakturan är sammanställd och ifall den är försenad. Fakturadatumet hänvisar officiellt till det datum då fakturan skapats, givet att fakturan även skickats till kunden i nära anslutning till detta datum. 

2. Fakturanummer

Varje faktura ska innehålla ett unikt löpnummer som ensamt identifierar fakturan. Oftast används ökande löpnummer som kan vara specifika för räkenskapsåret eller alternativt löpande från år till år. Under samma räkenskapsår får inte två fakturor med samma fakturanummer skrivas ut.

Många företag startar ofta den löpande fakturanummerserien från något annan nummer än 1 och den kan innehålla information som till exempel året fakturan är utställd. Ett exempel på startnummer kunde vara 20201001.

Läs gärna vårt inlägg om fakturanummer för mer information t.ex. gällande användningen av referensnummer och ocr nummer.

3. Ditt momsregistreringsnummer (moms-nummer)

För att kunna identifiera säljaren måste man ange momsregistreringsnumret under vilket varorna eller tjänsterna har omsatts. Det här hjälper dig också vid eventuella problemsituationer.

Moms-numret bygger på person- eller organisationsnummer utan bindestreck. Momsregistreringsnumret inleds med den svenska landskoden SE och avslutas med 01. Inga bindestreck eller mellanslag ingår i numret, som alltså skrivs t.ex. SE123456789001. Det är viktigt att ange numret korrekt, särskilt vid försäljning till andra länder inom EU.

Exempel på hur momsregistreringsnummer skapas:

• Bolag Ab, org.nr. 123456-7890
• Registreringsnummer för moms: SE123456789001

4. Säljarens och köparens namn och adress

Fakturan ska innehålla namn och adressuppgifter på både säljaren och köparen. Det ska klart framgå vem som är kund. Ifall kunden är ett företag och du känner till dess momsregistreringsnummer hör det till att också ange det på fakturan.

Och om du säljer tjänster bör du också nämna att du har godkänd F-skatt. 

5. Sålda varor eller tjänster

Fakturan ska tydligt specificera de sålda varorna och tjänsterna. Utöver det, ska fakturan innehålla uppgifter om tjänsternas omfattning och art samt varornas mängd. Också datum då omsättningen av varorna eller tjänsterna utförts eller slutförts ska anges på fakturan.

Tjänster kan anges som fakturerade arbetstimmar eller som en tjänsteprodukt. Produkter ska beskrivas så att det klart framgår för köparen hurdana produkter som har köpts. I praktiken så lönar det sig att utöver produktkod också ange produkten eller tjänstens egentliga namn.

6. Fakturaposter (beskattningsunderlag)

Fakturan ska även innehålla beskattningsunderlag, dvs. priset före moms för varje momssats på de sålda produkterna eller tjänsterna.

I praktiken innebär det att varje fakturapost ska innehålla följande uppgifter:

En klar beskrivning av den sålda produkten eller tjänsten:

• Omfattningen av produkten eller tjänsten (antal, timmar, eller annan enhet)
• Styckepris utan moms
• Momssats (i Sverige 0%, 6%, 12% eller 25% för år 2020)
• Fakturapostens totalbelopp inklusive moms

7. Moms som ska betalas

Fakturan ska ange det momsbelopp som ska betalas i sin helhet.

8. Fakturans totalbelopp

Fakturan ska naturligtvis också ange det totalbelopp som köparen ska ersätta säljaren för produkterna eller tjänsterna.

9. Betalningsuppgifter och villkor

Även om det inte krävs enligt lagen, så lönar det sig att självklart ange betaluppgifter och förfallodag på fakturan så att kunden vet vart och när fakturan senast bör betalas. Inkludera även eventuella villkor gällande dröjsmålsränta.

10. Specialnoteringar

Utöver fakturans standarduppgifter ovan så kräver vissa specialfakturor särskilda hänvisningar till relevanta direktiv eller bestämmelser, t.ex. då du säljer till utlandet. I den här artikeln har vi sammanfattat de vanligaste fakturanoteringarna både på svenska och engelska.

Följande information kan även i vissa fall vara bra att inkludera:

• Uppgift om säljaren har godkännande för F-skatt.
• Vilken typ av faktura det är fråga om, exempelvis delfaktura eller kreditfaktura.
• Avsändarens och mottagarens referenser.
• Hänvisningar till eventuella beställningar och offerter.

Kolla gärna även in vårt inlägg om hur du förstärker din professionella image på fakturan.

Faktura med eller utan moms?

Om din verksamhet är momsregistrerad så ska du normalt ta ut moms från dina kunder då du säljer momspliktiga varor och tjänster. Det finns dock tillfällen då en faktura utan moms är aktuell.

Stort sett så finns det fyra olika tillfällen då du ska fakturera utan moms: under ditt första verksamhetsår om du inte är momsregistrerad, vid försäljning av icke-momspliktiga varor och tjänster, vid försäljning inom byggbranschen eller då du fakturerar en kund som befinner sig utanför landet.

För mer information kan du läsa vårt inlägg om fakturering utan moms.

Skriva faktura med faktureringsprogram eller fakturamall?

När det är dags för dig att skapa din första faktura kan du antingen skapa din egen faktura från början med t.ex. excel, använda dig av en färdig fakturamall, eller använda ett faktureringsprogram. Det finns vissa saker du bör ta i beaktande då du väljer ditt tillvägagångssätt, och nedan går vi igenom när vilket alternativ passar bäst. 

Den enda orsaken du kanske vill skapa din egen faktura helt från början är ifall du har en mycket specifik vision över hur du vill att din faktura skall se ut. Men för de flesta så är en färdig fakturamall eller faktureringsprogram mer aktuellt. 

Faktureringsprogram

Nuförtiden är faktureringsprogram så användarvänliga och billiga att det nästa alltid lönar sig att använda dem. Efter att du ställt in ditt konto så tar det knappt någon tid alls att skapa en faktura. Dessutom behöver du inte oroa dig över organisera dina fakturor. Andra fördelar är t.ex. de automatiska rapporterna som underlättar din bokföring och hjälper dig i momsdeklarationen

Zervant är ett online faktureringsprogram speciellt utvecklat för småföretagare. Programmet är helt gratis att använda för upp till 10 kunder. Läs mer eller prova genast gratis!

Färdig fakturamall

En färdig fakturamall kan vara behändig om du t.ex. endast skickar en handfull fakturor per år. Om du letar en färdig fakturamall kan du ladda ner vår gratis fakturamall i Excel, Word eller PDF. 

Kom ihåg att fastän det är lagligt att skapa en faktura i t.ex. Excel, så måste du spara den i sådan form att det inte går att ändra på den längre. Detta kan du göra antingen fysiskt genom att printa ut den, eller digital genom att spara fakturan i PDF format på din dator.

Fakturera gratis med Zervant!

Med Zervant kan du skapa och skicka fakturor med några klick!

Skapa gratis konto