Följesedel – mall och instruktioner

En följesedel behöver du skicka med när du levererar varor till en kund. Här får du veta vad en följesedel, eller packsedel, bör innehålla och hur du enkelt skapar en följesedel med vår mall.

Följesedeln – du har säkert sett den när du som privatperson har beställt varor men inte brytt dig så mycket om den. Nu när du själv är företagare är följesedlar desto viktigare att lägga vikt vid. Varje gång du levererar varor som någon kund har beställt behöver du nämligen bifoga en följesedel, eller packsedel som vissa kallar den. Det är en lapp med information om leveransen så att köparen kan stämma av att innehållet stämmer överens med det som leveransen bör innehålla. 

Vad ska en följesedel innehålla?

En följesedel är underlaget för fakturan och visar vilka produkter som din kund har tagit emot och därmed ska betala för. Därför innehåller den ungefär samma information som orderbekräftelsen och fakturan. I vanliga fall är följesedeln inget kvitto eller köpebevis, därför behöver den inte innehålla lika detaljerad information.

Den viktigaste informationen är vilka varor som har inkluderats i leveransen. Du behöver därför specificera vilka varor och hur många av dem som leveransen ska innehålla, så att mottagaren kan se att leveransinnehållet är korrekt. Bra är även om det framgår att du är avsändaren, vem som är köparen och ordernummer.

Vi rekommenderar att du tar en titt på följande lista och överväger vad som är relevant för dig och din verksamhet då du lägger upp följesedeln:

Företagsinformation: Uppgifterna om ditt företag – namn, adress och kontaktinformation. 

Leveransnummer: Detta nummer är inte obligatoriskt men rekommenderas för att underlätta vid arkivering. Varje fraktsedel behöver ett exakt identifieringsnummer.

Ordernummer: Ett unikt nummer för att snabbt identifiera kundbeställningar.

Kundnummer: Ett unikt nummer för att snabbt identifiera dina kunder.

Mottagare: Ange din kunds uppgifter här – namn, adress och övrigt. 

Leveransadress: Leveransadressen kan skilja sig från beställarens adress. 

Leveransdatum alternativt datum för försäljning / service: Datum då varorna levererades eller tjänsten utfördes. 

Produktreferens: Ett unikt artikelnummer för att snabbt identifiera produkter eller tjänster som du levererar.

Beskrivning: Beskriv här vilken produkt eller vilka tjänster det är som avses.

Beställt antal: Ange den beställda kvantiteten för varje produkt eller tjänst.

Enhetspris: Ange enhetspriset för varje produkt och tjänst.

Leveransantal: Ange här hur många av den beställda totalen som levereras i denna försändelse. Extra viktigt vid delleverans.

Ytterligare information: Ange här villkoren som diskuterats med din kund samt de särskilda villkoren (kundservice, leveransinformation etc.). 

Kundens signatur: Din kunds underskrift vid mottagande och godkännande av leveransen, speciellt om det gäller kostsamma leveranser där det är viktigt att kunna bevisa att din kund mottagit denna.

Följesedel vid delleverans eller restnotering

Om någon vara exempelvis är restnoterad eller har hunnit utgå ur ditt sortiment kan innehållet i leveransen skilja sig från orderbekräftelsen. Vid en delleverans anger du på följesedeln hur många av totalen som har levererats denna gång och vad som gäller för de uteblivna varorna – kommer de att levereras vid ett senare datum eller dras kostnaden Av från fakturan? 

Tips: Bocka av varje produkt på följesedeln när du packar den. På så sätt minimerar du risken att någon vara saknas i leveransen.

Följesedel istället för kvitto?

En del företagare väljer att låta följesedeln utgöra kvitto och därmed användas av kunden vid en eventuell reklamation. I dessa fall är det viktigt att all information som krävs på ett kvitto finns med, exempelvis:

* Datum för köpet

* Pris

* Namn på varorna / artikelnummer

* Antal varor

* Namn, organisationsnummer och adress till ditt företag

Inte minst är det viktigt att detaljerad information om varje produkt framgår för att underlätta vid reklamation och garantiärenden. Förtydliga gärna på följesedeln att den även gäller som kvitto eller garanti.

Fler smarta mallar

Med Zervants smarta och kostnadsfria faktureringsprogram är det enkelt att vara företagare – du kan skapa fakturor på under en minut. Den kostnadsfria följesedel-mallen hittar du här. För att underlätta har vi satt även samman en gratis fakturamall. Vill du istället få hjälp att skicka offerter så hittar du en gratis offertmall.