Allt du behöver veta om fakturanummer och referens/OCR nummer

Fakturor kan ha en mängd olika fakturanummer, vilket kan vara lite förvirrande då du själv ska skapa en faktura. I det här inlägget går vi igenom fakturanummer, referensnummer och OCR nummer, och förklarar vad de betyder och hur du skall använda dem. Men om du hellre vill slippa oroa dig över fakturanummer helt och hållet, så kan du istället prova på Zervant faktureringsprogram! 

Vad är ett fakturanummer?

Det egentliga fakturanumret är ett unikt löpnummer som kan identifiera en enskild faktura. Fakturanumret brukar placeras tydligt högst uppe på fakturan, och består oftast av endast siffror. Skapa din faktura med vår godkända fakturamall så går det säkert rätt. 

Nytt år – Nytt fakturanummer

Eftersom skatteverket vill kunna se ifall någon faktura saknas från din årliga rapportering så är det även viktigt att fakturanumren följer en löpande och obruten sekvens. Samma fakturanummer får alltså inte användas mer än en gång under samma räkenskapsår. 

De populäraste fakturanumren bland våra kunder följer en sekvens som baserar sig på året (ÅÅÅÅ-X), så att första fakturan för det året har numret 2020-1, den andra 2020-2, osv. Men om du skickar mer fakturor kan det vara bra med en lite mer detaljerad kategorisering för att vid behov kunna spåra dina fakturor lite lättare. I så fall kan du t.ex. lägga in månaden i prefixet så att varje månad får sin egen sekvens (MMÅÅ-1). 

Försök hålla fakturanumret kort. Speciellt i sådana fall då du fakturanumret även fungerar som referensnummer. Långa fakturanummer ökar risken att betalaren matar in fel nummer när de betalar. 

Vad är ett referensnummer?

Ett referensnummer finns till för att du skall kan kunna koppla en inkommande betalning till en specifik faktura. Det gör det möjligt för ditt faktureringsprogram att markera dina fakturor som betalda. I Zervant kan du t.ex. markera dina fakturor som betalda på based av referensnumren i ditt kontoutdrag. 

Vad är ett OCR nummer?

Ett OCR (Optical Character Recognition) nummer är ett särskilt referensnummer, och används för att kunna identifiera elektroniska betalningar. OCR används nuförtiden oftast i samband med plusgiro- och bankgirobetalningar i internetbanker, där betalaren måste ange numret när hen gör betalningen. För att kunna skicka fakturor med OCR nummer måste du ha ett avtal med din bank, som sedan i sin tur gör avtal med bankgirot och plusgirot.  

OCR numret finns ofta beläget längst ned till vänster på fakturan, och brukar inledas med en hashtag (#). Själva OCR numret består endast av siffror, och består oftast av fakturanumret eller kundnumret + 1-2 kontrollsiffror. Kontrollsiffrorna fungerar som en check att betalaren lägger in numret korrekt vid betalningen. Den sista kontrollsiffran fungerar som en checksumma, som beräknas enligt Luhn-algoritmen. Om två kontrollsiffror används anger den sista kontrollsiffran längden på numret (kontrollsiffrorna inkluderade). 

Räkna OCR nummer för dina fakturor

Använd vår OCR-nummer kalkylator nedan för att lätt räkna ut ditt OCR nummer med en kontroll siffra. Lägg bara in ett fakturanummer, kundnummer eller annat nummer som bas.

Automatiskt löpande fakturanummer i Zervant

Zervant är ett enkelt och professionellt faktureringsprogram för småföretagare, som du kan använda helt gratis för upp till 10 kunder. Du kan skicka både plusgiro och bankgiro fakturor med Zervant, och fakturanummer sekvenserna följs alltid automatiskt när du skapar dina fakturor.

Här kan du läsa mer om hur fakturanummer fungerar i Zervant. Och om du har andra frågor om vad som är viktigt att tänka på då du skapar en faktura, kan du kolla in vår guide över hur du skapar en faktura.