Att skriva en offert – så här gör du

I detta inlägg går vi igenom allt du behöver veta gällande offerter, från dess definition till vad de skall innehålla.

Vad är en offert?

En offert är ett skriftligt eller muntligt erbjudande om en viss tjänst eller produkt, innehållande pris och tidsaspekt. Att skriva en offert är därför aktuellt för dig som driver eget företag. När kunden har fått offerten ska denne ta ställning till om den accepteras eller ej. Således kan den vara en början på ett långvarigt samarbete mellan ditt företag och kunden. Därför bör du tänka noga igenom vad din offert ska innehålla.

Hur man skriver en offert

En offert, eller ett anbud som det även kallas, är oftast ett skriftligt förslag som skickas på begäran av en kund. Hur man skriver anbudet kan variera. Du kan skriva det väldigt enkelt eller mer detaljerat beroende på syfte, prissättning och tid. Vissa företag formulerar en väldigt enkel offert som skickas direkt över mejl för att spara tid. När kunden accepterar den tas ett mer detaljerat kontrakt fram. Hur man skriver en offert och framställer den är dock viktigt med tanke på att det kan bli ett bindande avtal. 

Att skriva en välgenomtänkt offert är att föredra om du vill vara på den säkra sidan. Förutom att det ger ett professionellt intryck kan det även vara bra för att kunden ska få rätt förväntningar från första början. Du kan till exempel bifoga köpevillkor eller andra villkor för att förtydliga. Det går utmärkt at hänvisa till dessa i din offert. 

Se på din offert som ett viktigt säljverktyg. För att skapa en snabb, smidig och professionell offert rekommenderar vi att du använder dig av en snygg mall. Målet för dig är så klart att det ska bli affär.

Ladda hem gratis offertmallar som du enkelt kan redigera i Microsoft Excel eller Microsoft Word.

Vad innehåller en offert?

För att presentera ditt affärsförslag på bästa sätt, tänk på att skriva ditt anbud så tydligt som möjligt så att den potentiella kunden vet vad som gäller om denne accepterar. Nedan följer några viktiga moment som en offert bör innehålla:

• Ditt företagsnamn, organisationsnummer och momsregistreringsnummer
• Ditt företags kontaktuppgifter
• Datum samt hur länge erbjudandet gäller
• Beskrivning av tjänster eller varor som anbudet avser
• Specificerade priser för varje tjänst/vara, samt totalpriset
• Eventuella rabatter
• Leveransvillkor, inklusive leveranstid för tjänsterna/varorna
• Betalningsvillkor
• Eventuell tilläggsinformation

Vad händer efter att du skrivit och skickat din offert? 

När du har skrivit din offert och skickat till kunden, är det upp till denne att acceptera avtalet eller inte. Om avtalet accepteras i sin helhet kallas det för ren accept. Kunden kan även acceptera enligt vissa villkor eller ändringar. Då kallas det för oren accept. Kunden kanske önskar att ändra på leveranstid eller pruta på priset. I detta fall får du ta ställning till om du önskar att acceptera motbudet eller inte.

Så fort kunden accepterar offerten blir den i regel ett bindande avtal. Det är sedan upp till dig om du önskar att skriva ett mer detaljerat kontrakt, vilket inte är ovanligt bland företagare.

Vad händer om kunden inte accepterar offerten? 

Då blir det inte någon affär enligt planen. Om du kan tänka dig att ändra på pris eller villkor kan det vara bra att höra med kunden varför denne inte accepterade. Ett telefonsamtal kan vara det som ska till för att ni ska kunna ta fram ett avtal som båda kan acceptera.

En offert är i regel bindande

Tänk på att din offert kan bli ett bindande avtal om den andra parten accepterar den inom angiven tid. Eftersom en offert vanligtvis är ett preciserat erbjudande som riktar sig till en specificerad part, ses den i regel som ett anbud. Om den andra parten accepterar, kommer det med stor sannolikhet att anses som ett avtal. Du är därför skyldig att leverera enligt det du har skrivit. Här gäller avtalslagen (Lag 1915:218 om avtal och andra rättshandlingar på förmögenhetsrättens område). 

Så här beskrivs det på lagen.nu:

”Ett avtalsförfarande inleds med ett anbud (synonym: offert) från den ena parten. Anbudet måste vara riktat särskilt till den andra parten (erbjudanden till en obestämd krets kallas utbud och kan ses som en uppmaning till enskilda i denna krets att själva lämna anbud) och innehålla tillräckligt detaljerad information om vad det föreslagna avtalet ska ha för innehåll.”

Skriv offerter gratis online

Du kan enkelt skapa offert och faktura hos Zervant i vårt enkla och snabba fakturering- och offertprogram. Registrera ditt konto och kom i gång direkt!