E-fakturering – allt du behöver veta som egenföretagare

Du har förmodligen hört talas om e-fakturor och kanske använder du e-fakturering redan? Vi lever i en värld som blir allt mer digitaliserad eftersom det låter oss göra saker både snabbare och smidigare, något som företagarens ständigt eftersträvar. Om du kan jobba mer effektivt och hjälpa dina kunder snabbare, innebär det i slutändan mer pengar i kassan.

Detta leder oss in på vad som faktiskt är en av de största bovarna av tid och motivation: nämligen pappersarbetet och all administration som det innebär att driva företag, och särskilt för egenföretagaren som ofta sitter med allt detta på egen hand. E-fakturor är en del i detta, ett helt koncept som ämnar förenkla hela faktureringsprocessen både för företag och kund – där båda parter står som vinnare. Du som företagare vill få in din betalning snabbast möjligast och kunden vill gärna lägga så lite energi som möjligt på att utföra betalningen innan sista betalningsdag – en e-faktura underlättar just detta.

Tänker du nu att detta inte är något nytt och att du själv mejlat dina fakturor till dina kunder under flera års tid? Då har du inte fått hela begreppet om e-fakturor förklarat för dig, att en faktura är digital innebär inte nödvändigtvis att den hör till kategorin e-faktura. E-fakturor är något helt annat, något som vi som står bakom faktureringsprogrammet Zervant är övertygade om att det också är framtiden för all typ av fakturering.

Vad är en e-faktura?

Med en e-faktura, eller elektronisk faktura, avses en faktura som har utfärdats, överförts och mottagits i elektroniskt format. En e-faktura är egentligen en helt normal faktura, som innehåller samma information som en faktura som du skickar via e-post till exempel. Det finns dock vissa viktiga skillnader mellan e-fakturor och e-post fakturor, fastän båda skickas “elektroniskt”. 

Visst, när du skickar en faktura via e-post skickar du den elektroniskt, men din kund måste hantera den manuellt. För att en e-faktura ska vara just en e-faktura måste den uppfylla två kriterier:

1. Fakturan måste vara digital under hela sin livstid, ingenting skrivs ut eller skannas.
2. Fakturan måste automatiskt gå från ett system till ett annat där informationen överförs och registreras automatiskt.

Lagkrav för e-fakturor i offentliga sektorn

En orsak till att e-faktureringen ökar så kraftigt, är ett EU direktiv som beordrar majoriteten av europeiska myndigheter att flytta över till e-fakturering och elektronisk upphandling senast år 2020.

Från och med April 2019 så blev e-fakturering inom offentliga sektorn obligatorisk i Sverige. Den nya lagen säger också att offentliga organisationerna måste kunna ta emot e-fakturor enligt det europeiska standardformatet Peppol. 

Detta betyder att ifall du är en leverantör till offentliga organisationer måste du fakturera dem med e-faktura som följer Peppol standarden. Du måste med andra ord använda dig av faktureringsprogram som stöder e-fakturering med Peppol format. 

Läs mer om vad lagkravet för e-fakturor inom offentliga sektorn betyder för dig som leverantör.  

Vad är Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) är i första hand ett elektroniskt format som har utvecklats för att standardisera utbytet av dokument mellan europeiska företag och köpare i offentliga sektorn. Peppols andra viktiga funktion är att upprätthålla ett nätverk där dessa dokument utbyts, och har även standardiserat samtrafikavtalen mellan de olika operatörerna. 

Hur kan jag skapa och skicka e-fakturor?

För att skapa och skicka e-fakturor måste du använda dig av ett faktureringsprogram med stöd för e-fakturering, dvs. faktureringprogram som har tillgång till e-faktureingnätverk. E-fakturering är ofta inte alls svårare än normal fakturering. Det enda du behöver för att skicka en e-faktura med Zervant är mottagarens e-faktureringsadress. 

Du hittar några hjälpsamma artiklar på vårt Hjälpcenter som berättar exakt vilken information du behöver samt hur du ställer in din kunds profil i Zervant för att komma igång med e-fakturering.

Hur fungerar e-fakturering egentligen?

Hela idén med e-fakturering handlar om att effektivisera faktureringsprocessen. När du skickar en e-faktura, levereras fakturan automatiskt till din kunds fakturerings- eller bokföringssystem. Betalning kan ske direkt utan att mottagaren behöver mata in någon betalinformation eller belopp. 

E-faktureringsoperatörer och -nätverk

E-fakturering fungerar med lite samma princip som abonnemang för mobiltelefoner. För att skicka en e-faktura så använder ditt faktureringsprogram en e-faktureringsoperatör, på samma sätt som din mobil använder en operatör  (t.ex. Telia) för att få tillgång till andra mobiler i nätverket. E-faktureringsoperatören har i sin tur tillträde till ett e-faktureringsnätverk som t.ex. PEPPOL. 

Vi tar det för givet idag, men telefonoperatörerna har en väsentlig roll i nätverket. När du ringer din kompis som använder en annan operatör, så kopplar din operatör först samtalet till din kompis operatör, som sedan i sin tur kopplar samtalet vidare till din kompis. Detta sker förstås blixtsnabbt och helt automatiskt idag, men för inte så länge sedan var detta ett manuellt jobb.

Det finns en mängd olika e-faktureringsoperatörer, t.ex. Basware som Zervant använder sig av. För att en faktura skall kunna färdas mellan två operatörer måste de ha ett samtrafikavtal med varandra. De flesta operatörerna i Sverige har samtrafikavtal med varandra, men det är inte ännu alltid garanterat.  

Fakturaportaler vs. faktureringsprogram

Vissa företag och organisationer har kringgått e-faktureringsoperatörerna och etablerat sina egna fakturaportaler där du direkt kan skapa din faktura som e-faktura. Vissa företag har även skapat direkta e-faktura kopplingar med andra samarbetspartners. Dessa är dock inte skalbara metoder nu när e-faktureringen blivit allt mer populärt. Tänk dig ett system för telefoner där du skulle måste dra en ny telefonkabel från ditt hem direkt till din kompis hem. Det skulle se ut något som på bilden nedan.  

Ett mycket mer användarvänligt system är att att använda faktureringsprogram som har tillgång till en e-faktureringsoperatör. Då kan du skapa och skicka e-fakturor till alla dina kunder från en och samma plats!

Fyra fördelar med e-fakturering

1. Enkelt!

Med pappersfakturor gör du fakturan, skriver ut och postar eller mejlar den. När den når kunden ska fakturan hitta till rätt person för att sedan öppnas eller laddas ner och granskas, betalas och sparas.

E-fakturor å andra sidan skickas från ett system till ett annat, en direkt och automatisk process som inte kräver någon manuell hantering. Till följd av detta går det dessutom snabbare. Större firmor kan behöva upp till 23 dagar för att hantera en mottagen pappersfaktura (om det finns något misstag som behövs rättas till kan det dröja så länge som 90 dagar). Med e-fakturor går den här hanteringstiden ner till under 5 dagar! (Statistik från e-InvoicingBasics.)

2. Detaljerat och korrekt!

E-fakturor skickas i ett standardiserat format. Eftersom mottagaren vid betalning inte matar in något manuellt minskar risken för misstag till följd av den mänskliga faktorn. En bonus är också att det är enklare och säkrare att arkivera fakturorna, något som underlättar din bokföring.

3. Miljövänligt!

Det här säger sig självt, med hjälp av e-fakturor kan vi tillsammans spara in mängder av onödigt slöseri av papper.

4. Lägre kostnader!

En studie av Billentis från 2015 visar att företag som skickar e-fakturor i genomsnitt sparar 60 kronor per faktura (en kostnadsminskning på nästan 60%) och mottagaren sparar ännu mer.

Det innebär alltså fördelar både för köparen och leverantören. Den största fördelen handlar inte om att spara in pengar (t.ex. utskrifter och porto) utan det som verkligen gör e-fakturor unikt, är den möjliga automatiseringen. Genom att automatisera processen kan fakturor skapas, skickas och betalas betydligt snabbare än vad som tidigare varit möjligt.