5 tips för att skriva en professionell faktura

En faktura är inte enbart en anmodan om betalning, utan även ett flaggskepp för ditt företag. Fakturan står ofta för den största delen av den direkta kommunikationen med din kund, och det är således en bra idé att göra ett gott intryck med den.

Denna artikel omfattar några grundläggande saker som du behöver veta för att skapa en professionell faktura. 

1. Använd din logga

Du ska alltid lägga till din logga på dina fakturor, eftersom den garanterar direkt igenkänning av ditt företag. Ytterligare ger den ett gott intryck och hjälper till så att du blir betraktad som en seriös entreprenör. Och det gäller inte enbart intrycket: om du blir betraktad som en seriös entreprenör, då är det även mer sannolikt att dina fakturor betalas snabbare.

Om du ännu inte har en logga så är det ingenting att bekymra sig över. Du behöver inte vara grafisk designer för att skapa logga. Med enkla online verktyg såsom Canva kan du enkelt och kostnadsfritt skapa en snygg logga!

2. Inkludera dina kontaktuppgifter

Naturligtvis ska dina fakturor alltid innehålla alla uppgifter som lagen kräver. Förutom det, ska du presentera så fullständig och detaljerad information som möjligt om ditt företag.

Förutom bankuppgifterna ska fakturan innehålla uppgifter såsom:

• Ditt företags telefonnummer
• e-postadress
• och webbplats.

Ju lättare det är att kontakta dig, och desto mer seriös och professionell din fakturering är, kommer din affärsverksamhet att betraktas på samma sätt.

3. Beskriv produkterna tydligt

När du skapar en faktura, fäst särskild uppmärksamhet vid produkterna eller tjänsterna du fakturerar. De utgör kärnan av din faktura, och det är därför av största vikt att de är tydligt uppräknade med tydliga och beskrivande namn.

Här är några exempel:

• Istället för ”Sko” är någonting i stil med ”Röd träningssko med högt skaft, storlek 7,5” tydligare.
• Även ”Arbetstimmar – målning av vägg” är mer beskrivande än bara ”Arbetstimmar”

På detta sätt kan din kund genast se vad fakturan gäller.

4. Ha god ordning på dina kunders uppgifter

När du skriver fakturor är det ytterst viktigt att dina kunders kontaktuppgifter är korrekta på fakturan, fel får inte förekomma. Fäst även uppmärksamhet vid specialtecken, särskilt om du har utländska kunder!

En del av de viktiga kunduppgifterna på fakturan är:

• Namn
• Adress
• Kundnummer – helst flersiffriga nummer. De ger intryck av att din kundkrets är stor och ökar trovärdigheten.

5. Betalningsvillkoren

Du ska alltid ange betalningsvillkoren på alla fakturor. Då ser din kund genast när betalningen ska ske. Betalningsvillkoren ska innehålla:

• Fakturadatum
• Hur många dagar efter att du har skickat fakturan den förfaller till betalning (vanligen 14, 30 eller 60 dagar)
• Förfallodag

Ytterligare, om det är tillämpligt kan du lägga till:

• Specialvillkor, såsom rabatter
• Dina villkor som kan bifogas som bilaga

Nu vet du hur du kan skriva en professionell faktura!

Professionell fakturering är ingen raketvetenskap. Kom bara ihåg dessa punkter när du fakturerar, och du är klar att fortskrida med faktureringen! 

Om du är ny med fakturering så rekommenderar vi att läsa vår kompletta guide till hur du skapar en faktura.

Fakturera med faktureringsprogram

Skapar du fortfarande dina fakturor i Word eller Excel? Det ska du ändra på så snart som möjligt! Du kan vara nöjd med utseendet på dina mallar (som du kanske har använt i åratal), men kalkylblad har ingenting att göra med professionell fakturering.

Det väsentliga här är teknologin bakom den. För att uppfylla de rättsliga kraven ska du spara alla dina fakturor fullständiga, lättfattliga och oföränderliga. Detta kan endast säkerställas med ett professionellt program. Förutom att göra din fakturering enklare att hantera, medför faktureringsprogram även en snygg layout och förstärker din övergripande professionella framtoning.

Att skapa fakturor med Zervant är enkelt – och snabbt!

Det beror på att allt du ska fakturera är noggrant sparat på ditt Zervant-konto, så du behöver endast kontrollera att uppgifterna är korrekta och up-to-date. Sedan kan du skapa en faktura på 60 sekunder – lägg till din kund, produkt eller tjänst, klicka på sänd och fakturan är klar!