Vad är en faktura?

Fakturan spelar en viktig roll för ditt företag och för att du ska få betalt. Här går vi igenom vad en faktura är, vad den ska innehålla, vilka olika typer av fakturor som finns samt hur du skapar och betalar en faktura.

Att ha startat ett eget företag är spännande – och kanske lite ovant i början. Det är många saker som ska på plats. En viktig del är att se till att du får betalt från dina kunder så att du kan få in pengar i företaget. En annan att du kan betala de fakturor som kommer in till företaget. 

Vad är en faktura egentligen?

En faktura är ett dokument, alltså ett fysiskt papper eller elektroniskt dokument, som innehåller information om ett betalningskrav från en part till en annan. Den som vill ha betalt kallas för borgenär och den som fakturan är ställd till kallas för gäldenär. Om du vill kan du lära dig mer genom fördjupad läsning om faktureringens grunder.

Olika typer av fakturor

– E-faktura: Istället för att skicka en pappersfaktura går det att skicka en elektronisk faktura. Slutkunden ansöker hos sin bank om att ta emot e-fakturor istället för pappersfakturor. Myndigheter och vissa större företag har även ofta sina egna system för att motta e-fakturor. 

– Kreditfaktura: En kreditfaktura kan även kallas för kreditnota eller omvänd faktura och används när du behöver korrigera en redan skapad, felaktig faktura. Det kan vara för att du behöver återbetala en faktura åt en missnöjd kund, för att göra en prisreducering på redan skickad faktura eller för att nolla en faktura som har skapats av misstag – du kan nämligen inte bara radera originalfakturan utan annan åtgärd. 
– Proformafaktura: En annan typ av faktura. Den används för formalias skull när det handlar om varor som avsändaren inte förväntar sig att få betalt för, exempelvis varuprover, garantiföremål och liknande, för att visa varornas värde. Det finns en gratis mall för proformafaktura som du kan använda.

– RUT-/ROT-faktura: Utför du en tjänst som innefattas av RUT-/ROT-avdrag behöver fakturan vara utformad lite annorlunda. Skatteverket har samlat info om RUT- och ROT-faktura och vad som gäller.

Vad säger lagen?

Det är mervärdesskattelagen (1994:200) som säger att du som driver ett företag, alltså är näringsidkare, ska fakturera vid momspliktig försäljning i Sverige till juridiska personer och näringsidkare. En juridisk person är ett företag, en kommun, förening eller liknande som har samma juridiska rättigheter och skyldigheter som en fysisk person. Det finns också tillfällen när du ska fakturera försäljningar som är momsfria och om kunden är en privatperson. 

Med andra ord, när du säljer en tjänst eller vara ska du skicka en faktura till företaget. Säljer du till en privatperson eller säljer mindre tjänster kan det räcka med ett kvitto. Mer om fakturering hittar du hos Skatteverket. 

Även om du enligt mervärdesskattelagen inte är skyldig att skicka en faktura så kan det ändå vara bra ur en bokföringssynpunkt, eftersom varje affärshändelse i ditt företag måste ha en egen verifikation i bokföringen.

Vad ska en faktura innehålla?

Det finns bestämmelser som säger att varje faktura du skickar måste innehålla vissa specifika delar. Här listar vi dem:

• Datum då fakturan skapades Här anger du datumet den dagen då fakturan utställdes, alltså när du skapade den. Detta brukar, tillsammans med fakturanummer, stå långt upp till höger på fakturan.
• Fakturanummer Varje faktura måste ha ett unikt löpnummer och numret får inte förekomma flera gånger samma år. De måste också vara i nummerföljd under hela företagsåret. 

Tips! Om du inte vill att det ska vara tydligt för din kund att du är nystartad och det är första fakturan du skickar så måste du inte börja på fakturanummer 1. Istället kan du börja med årets datum, exempelvis 2020-001. Nästföljande faktura får numret 2020-002, den därefter 2020-003 osv. Läs mer om fakturanummer

• Säljarens namn och adress Här anger du ditt företagsnamn, postadress och gärna även kontaktuppgifter som mail och telefonnummer. Detta brukar skrivas uppe till vänster på fakturan.
• Säljarens momsregistreringsnummer Detta kallas även VAT-nr internationellt. Du ska alltså ange ditt företags momsregistreringsnummer, som du hittar på det registerutdrag som Skatteverket skickade till dig när du registrerade ditt företag för moms.
• Köparens namn och adress Här skriver du den som är mottagare av fakturan, alltså den som är skyldig dig betalning.
• Leveransdatum Datumet då du levererade en vara eller utförde en tjänst. Har varan delbetalats ska det också framgå vilket datum detta skett. 
• Specifikation Du behöver ange så tydligt som möjligt vad fakturan avser för något. Exempelvis produkt eller tjänst samt antal eller hur många timmar.
• Pris Här anger du kostnaden för det köparen har köpt. Specificera gärna både styckpris och totalsumma. Om köparen är en privatperson rekommenderas att ange totalen inklusive moms så att denne slipper addera. 
• Aktuell momssats Eftersom momssatsen är olika beroende på vilken produkt eller tjänst så behöver du ange detta. Läs mer längre ner om moms. Är det momsbefriat så behöver du hänvisa till relevant bestämmelse.
• Momsbelopp Här anger du vad summan för momsen på beloppet är. 
• Extrainformation för aktiebolag När det är ett aktiebolag som fakturerar måste det även framgå på fakturan i vilken kommun som bolaget har sitt säte, bolagets namn och organisationsnummer.

Ytterligare delar att ta med på fakturan

Det finns några fler saker som bör inkluderas på fakturan för att det ska bli korrekt och gå smidigt att få betalt:

• Köparens momsregistreringsnummer I vissa fall behöver detta framgå, exempelvis vid fakturering inom EU. Skatteverket listar även mer info om handel och momsregler vid EU-handel.
• Godkänd för F-skatt Det behöver framgå att du har godkänts för F-skatt. Det räcker med att skriva ”Godkänd för F-skatt” på varje faktura. Om det inte framgår kan det istället bli köparen som behöver betala arbetsgivaravgifter. Är du godkänt för FA-skatt behöver du också ange ”Godkänd för F-skatt”, annars gäller A-skatt.

• Betalningsinformation För att du ska få betalt behöver din kund veta var pengarna ska betalas in. Ange hur du vill ha betalt, exempelvis genom att skriva ditt plusgiro- eller bankgironummer.
• Betalningsvillkor Ange när fakturan ska vara betald samt eventuella villkor om dröjsmålsränta. Läs mer om det nedan.
• Fakturatyp. Ange vilken typ av faktura det är, exempelvis kreditfaktura eller delfaktura. 
• Kontaktpersoner. Ange kontaktperson hos ditt företag och vem som är beställare / mottagare. Vanligtvis skriver man ”Vår referens” samt ”Er referens” innan kontaktpersonernas namn.
• Referens vid betalning För att du ska se vad betalningen som kommer in på ditt konto är det bra att be mottagaren att ange ett referensnummer. Många använder samma som fakturanumret för enkelhetens skull.  
• Övrig information Det är även bra att ange leveransvillkor, eventuellt offertnummer eller ordernummer för att göra det så tydligt som möjligt.

Moms

På fakturan ska du alltså ange ditt momsregistreringsnummer. Nästan alla företag måste vara momsregistrerade. Enligt lagen måste du vara momsregistrerad om din momspliktiga försäljning överstiger 30 000 kronor exklusive moms per år (år 2020). Även tjänster räknas vanligtvis som försäljning, så det gäller inte enbart dig som säljer fysiska varor. Du hittar mer information om moms hos Skatteverket. 

Du ska ange vilket belopp av totalsumman på fakturan som avser moms samt vilken momssats det är. Vanligtvis ligger momssatsen på 25 % men även 12 % och 6 % kan gälla. 

Vissa verksamheter är momsbefriade, vilket betyder att du fakturerar utan moms. Är du befriad från moms kan du ändå behöva registrera dig för moms, till exempel då du som köpare är skyldig att redovisa och betala momsen för inköpet. Exempelvis inom byggsektorn gäller andra momsregler, där finns så kallad omvänd skattskyldighet. 

Övriga avgifter på fakturan

För att få betalt för det administrativa arbetet kan du ta ut en faktureringsavgift på fakturan. Men då måste detta ha avtalats mellan dig och din kund på förhand, annars får du inte ta ut någon faktureringsavgift. Du kan även ange en eventuell dröjsmålsränta som du får ta ut om kunden inte betalar i tid.

Hur skapar man en faktura?

Nu när du har all information om vad som ska framgå på en faktura så är nästa steg att skapa själva fakturan. Det finns flera sätt att göra en faktura på:

– Fakturamall: En del väljer att göra sin faktura i Excel eller Word, och det finns en smidig gratis fakturamall som du kan ta del av. 

– Faktureringprogam: Ännu enklare är det att använda sig av ett professionellt faktureringsprogram, som du kan använda helt gratis för att fakturera upp till 5 kunder. Programmet har dessutom en mängd andra smarta funktioner du kan ta del av – exempelvis möjligheten att skicka e-fakturor och automatiserade betalningspåminnelser. 

– Mobilappar: Det finns också appar som du kan använda för att skapa en faktura.

– Egenanställningsföretag: En privatperson som ännu inte har startat eget företag kan istället välja att ta hjälp av specifika egenanställningsföretag som är specialiserade på att fakturera åt andra mot en viss procent av fakturavärdet. Läs gärna vårt inlägg där vi jämför egenanställning med att starta enskild firma.   

Hur betalar man en faktura?

Det finns flera sätt att betala en faktura. Vanligast är att på fakturan ange att betalning ska ske till företagets bankgiro- eller plusgirokonto. Men det går även att få betalning via insättning på ett bankkonto. 

Numera finns det flera digitala tjänster som kan vara till hjälp. Bland annat kan du ansluta dig till den digitala brevlåde-tjänsten Kivra och skicka dina fakturor via dem ifall din kund även använder tjänsten. 

Du kan även välja att sälja din faktura via exempelvis Zervant för att få betalt, det är ett bra sätt om du tillfälligt behöver förbättra ditt kassaflöde och få betalt snabbare.

Läs mer om Zervants faktureringsprogram här.

Källa: verksamt.se, skatteverket.se m.fl.