Hur fungerar inkasso?

Har du en kund som inte betalar? Då kanske det är dags att skicka fakturan till inkasso. Här går vi igenom allt du behöver veta om betalningspåminnelser, inkasso och betalningsföreläggande hos Kronofogden.

Inkasso. Ett ord lika hatat av privatpersoner som av företagare. Det är något som du helst vill undvika att skicka dina kunder till, för risken är att ett betalningsföreläggande hos Kronofogden påverkar din kundrelation negativt. Samtidigt behöver du få in pengarna i ditt kassaflöde för att kunna betala dina egna utgifter som löner, underleverantörer och skatt. Mer om hur sena betalningar påverkar dig som småföretagare hittar du här. Du kan med andra ord inte sitta still och snällt vänta på att dina kunder så småningom förbarmar sig över dina fakturor. Så här gör du för att få in pengarna snabbare – utan att det påverkar din kundrelation negativt.

Allt börjar med betalningspåminnelsen

Alla fakturor har ett förfallodatum. Vanligt i Sverige är att välja 30 dagar, men du kan även ange ett tidigare datum om du är orolig att kunden ska dra ut på betalningen eller gå i konkurs innan. Vissa tjänster eller varor kanske du till och med ska ta betalt i förskott för. Du kan också ta en kreditupplysning på dina kunder för att se så att deras betalningsförmåga är god. 

Ett tips är att skicka en påminnelse om att fakturan ännu inte är betald redan innan förfallodatumet, här hittar du vänliga formuleringar som inte inverkar negativt på din kundrelation.

Det finns inga formella krav på hur en betalningspåminnelse ska se ut. Zervant har gjort det enkelt att skicka ut betalningspåminnelser och du kan välja om det ska ske automatiskt (innan, på eller efter förfallodatumet) eller om du vill skicka betalningspåminnelsen manuellt istället. Här har vi tagit fram en gratis mall för betalningspåminnelser som du också kan använda.

Ange på alla fakturor den förseningsavgift som du tar ut om du behöver skicka en betalningspåminnelse, 2020 är den summan 60 kr (förutsatt att det framgår av ert avtal) samt en dröjsmålsränta som beräknas utifrån fakturans summa. 

Kom överens om amorteringsplan

Kanske är det en kund som du har en mångårig relation med som inte betalat sin faktura. Det kan bli knepigt, du vill få betalt samtidigt som relationen er emellan inte bör äventyras. Då kan ni komma överens om en amorteringsplan, där kunden betalar sin skuld till dig i ett antal avbetalningar. Vilka regler som gäller för en amorteringsplan framgår här hos Datainspektionen. 

Inkasso – vad säger lagen?

I Sverige finns det något som kallas för en inkassolag. Där regleras hur du får driva in skulder från dina kunder och att du behöver följa ”god inkassosed”. Det finns också bestämmelser kring övriga kostnader som din kund ska betala, till exempel påminnelseavgift, dröjsmålsränta och inkassoavgift och hur stora dessa får vara. Datainspektionen har samlat mer ingående information om inkasso här.

Indrivning och inkasso

Det finns inget som säger att du måste skicka en betalningspåminnelse innan du går vidare till inkasso för att driva in skulden, men det är god inkassosed – och att rekommendera för att bibehålla en god kundrelation. Vissa väljer även att skicka två betalningspåminnelser, men du får i sådana fall inte ta ut förseningsavgiften två gånger. 

När det väl är tydligt att betalningen kommer att utebli behöver du ta till mer drastiska åtgärder. Nästa steg är att skicka ett inkassokrav för att informera om att rättliga åtgärder övervägs. Du kan skicka det själv eller anlita ett inkassoföretag. Inkassokravet måste vara skriftligt och innehålla följande:

• Den betalningsskyldiges namn och ditt företags namn.
• Skulden (summa, förfallodatum och vad den avser).
• Eventuella ersättningskostnader som dröjsmålsränta, inkassokostnad.
• Tidsfrist, det vill säga vilket datum skulden senast ska vara betald (minimum åtta dagar).
• Hur skulden ska betalas (till vilket konto).
• En uppmaning att den som ska betala kan bestrida kravet om det anses felaktigt.
• Ange även att du kommer att ansöka om betalningsföreläggande eller stämning och utmätning om kunden fortfarande inte betalar.

Betalningsföreläggande Kronofogden

Har du fortfarande inte fått betalt efter att inkassokravet har skickats och tidsfristen har löpt ut? Då är det dags att ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden, vilket kostar 300 kr (2020). Om Kronofogden godkänner det skickar de ett brev, ett så kallat föreläggande, till den som är skyldig dig pengar. Antingen betalar din kund eller bestrider kravet. Det kan även hända att inget av detta sker, i sådana börjar Kronofogden att driva in skulden. Då tillkommer en kostnad på 600 kr.

Inkassoföretag

Det finns många bolag som är specialiserade på att driva in skulder, de kallas för inkassoföretag. De handhar många olika ärenden, såväl inkassokrav till privatperson och inkasso i utlandet. De kan hjälpa dig att få in skulden. Var noga med vilket inkassoföretag du väljer att använda, tyvärr är inte alla företag som har ordet ”inkasso” i namnet seriösa. Svensk Inkasso är branschorganisationen för företag som arbetar med inkassoverksamhet och verkar för en seriös och etisk indrivning. Här har Svensk Inkasso en medlemsförteckning som kan hjälpa dig att hitta rätt. Vi har även satt ihop en lista på de tio bästa inkassoföretagen i Sverige som du kan använda, den hittar du här.