Hur du kan fråga din kund efter försenade betalningar

Att fråga efter pengar är aldrig lätt. Det är obekvämt, tidskrävande och du vill förstås inte göra dina kunder upprörda. Men förfallna fakturor kan vara farliga – de riskerar ditt kassaflöde och därför även hela din verksamhet. Dessutom har du ju rätt att få betalt för allt ditt hårda arbete!

Men hur hanterar du en så ömtålig situation? Hur kan du försäkra dig om att dina förfallna fakturor betalas så snabbt som möjligt och att dina kunder kommer tillbaka efter mer?

Fastän det inte finns någon enkel lösning så finns det flera åtgärder du kan göra för att uppnå detta mål, som vi går igenom här i denna artikel. Vi har även skapat några exempel på vänliga påminnelsetexter som du kan använda när du frågar dina kunder efter försenade betalningar.

Sätt tonen från början

Att vara klar och tydlig gällande dina betalningsvillkor genast från början kan spara dig mycket besvär i ett senare skede. Huvudregeln är att alla fakturor skall betalas inom 30 dagar, men svenska småföretagare får i genomsnitt betalt 3 dagar för sent.

Det kan vara en bra idé att börja med att avtala kortare betalningstider, speciellt för nyare kunder. Du kan även fråga dina nya kunder att betala i förskott, förrän du börjar ditt arbete.

Det finns inga rätt eller fel svar här, bara så du har rätt förväntningar.

Det är också effektivt att nämna hur mycket dröjsmålsränta du tänker ta ut på den originella fakturan. Risken att måsta betala dröjsmålsränta kan vara tillräckligt för att få de flesta att betala i tid! Använd vår räknare för dröjsmålsränta för att snabbt räkna ut hur mycket dröjsmålsränta du kan ta ut för en förfallen faktura.

Var proaktiv

Ett vanligt misstag som småföretagare gör är att vänta tills fakturan har förfallit förrän de börjar påminna om den. Då är det redan för sent! Det är bäst att skicka den första påminnelsen redan en vecka före förfallodagen. Du kanske anser detta som lite påstridigt, men genom att formulera påminnelsen rätt och vänligt så är det mer som ett effektivt sätt att få bollen att rulla.

I bästa fall får du betalt tidigt med den första påminnelsen. Om inte, så är det ändå sannolikt att din kund åtminstone bättre kommer ihåg din faktura. Påminnelsen kan även hjälpa dig identifiera eventuella problem med fakturan i ett tidigare skede – problem som kan leda till en ännu senare betalning.

Skicka en till påminnelse dagen då fakturan förfaller, och ännu en till ifall inget händer en vecka efter det.

Färdiga exempel på vänliga påminnelsetexter

En av de mest irriterande sakerna med försenade betalningar är tiden det tar att få kunden att betala. Ett sätt att spara tid är att ha färdiga e-post manus för dina påminnelser, som du sedan snabbt kan anpassa och skicka iväg vid behov.

Här är några bra exempel på vänliga påminnelsetexter:

1. En vecka före förfallodagen

Hej [Första namn],

Det här är bara en liten påminnelse över att fakturan [Fakturanummer], som vi skickade [Fakturadatum], kommer att förfalla om en vecka, den [Förfallodatum].

Vänligen dubbelkolla att du har fått fakturan, och låt mig veta ifall du har du några frågor. 

Med vänlig hälsning,
[Ditt namn]

Skicka denna påminnelse via e-post

2. På förfallodagen

Hej [Första namn],

Det här är bara en liten påminnelse över att fakturan [Fakturanummer], som vi skickade [Fakturadatum], förfaller idag.

Vänligen låt mig veta ifall du har du några frågor. 

Med vänlig hälsning,
[Ditt namn]

Skicka denna påminnelse via e-post

3. En vecka efter förfallodagen

Hej [Första namn],

Vi har inte ännu fått betalningen för fakturan [Fakturanummer], som vi skickade [Fakturadatum]. Er betalning på [XXXX]kr är nu förfallen.

Jag skulle verkligen uppskatta det ifall ni kunde betala fakturan så snabbt som möjligt, och sedan låta mig veta när ni gjort det.

Vänligen låt mig veta ifall du har du några frågor.

Med vänlig hälsning,
[Ditt namn]

Skicka denna påminnelse via e-post

Vi har även skapat en mer officiell mall för betalningspåminnelser här, där du även kan lägga in dröjsmålsränta. Om detta verkar som en hel del besvär, så kan du låta Zervant automatisera hela processen för dig, genom att ställa upp automatiska betalningspåminnelser.

Ring din kund

Ifall e-post påminnelser inte verkar räcka till för att du skall få betalt, så kan du försöka med att ringa din kund. Misstag händer – kanske e-postadressen var fel, eller kanske e-posten hamnade i kundens skräpkorg…

Nångång är ett telefonsamtal det snabbaste sättet att ta reda på vad som står på, och att få din faktura betald. Och ifall det är någon som på flit undviker att betala dina fakturor, så är det svårare för dem att hitta på ursäkter när du talar med dem per telefon än via e-post. Om inget annat verkar fungera så är det kanske dags att överväg rättsliga åtgärder.

Vi hoppas att dessa ideér hjälper dig komma igång!