Gratis bokföringsmall i Excel för enskild firma

För dig som inte vill använda krångliga och onödigt komplexa bokföringsprogram så har vi nu utvecklat en enkel bokföringsmall i Excel. Mallen innehåller allt du behöver för din bokföring när du driver enskild firma, med både grundbok och huvudbok. Mallen skapar också automatiskt en resultat- och balansräkning för ditt förenklade årsbokslut. Ladda ner mallen gratis nedan för att genast påbörja din bokföring i Excel.

För vem passar mallen?

Bokföringsmallen passar för dig som har enskild firma och vill upprätta årsbokslut i i förenklad form. Ett förenklat årsbokslut är tillåtet om du normalt har en årlig nettoomsättning som uppgår till högst tre miljoner kronor.

---

---

Instruktioner för mallen

1 §  Affärshändelserna skall bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och i systematisk ordning (huvudbokföring). Detta skall ske på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat.

För att följa bokföringslagen har bokföringsmallen 5 olika flikar:

1. Grundbok – här skriver du ner alla dina bokföringsposter i registreringsordning (dvs. kronologiskt). Efter att du sparat en bokföringspost i grundbokföringen kan du inte ändra den längre. Ifall raderna för samma bokföringspost får en röd färg betyder det debet och kredit för bokföringsposten inte är i balans. Kontrollera då att du gjort bokningen korrekt förrän du sparar filen.
2. Huvudbok – alla bokföringsposter du registrerar i grundboken kopieras automatiskt hit i systematisk ordning (dvs. enligt konto). Denna flik är alltid låst, dvs. du kan inte redigera huvudboken.
3. Kontoplan & Balanser – här hittar du alla baskonton och underkonton i kontoplanen “BAS Förenklat årsbokslut (K1)”. Här kan du även lägga in ingående balanserna för räkenskapsåret och mallen räknar sedan på basen av dem och alla bokningar nuvarande/utgående balanserna. Du kan inte radera eller lägga till rader, eller redigera utgående balanserna manuellt. Du kan gömma rader för konton du inte använder för en enklare överblick. Du kan även ändra på ett konto som du inte behöver till något annat konto du saknar. Var dock noggrann i detta fall att set till att koden för kontot blir korrekt, annars blir balans och resultaträkningen inte rätt.
4. Förenklat årsbokslut – på basen utgående balanserna i fliken Kontoplan & Balanser adderar mallen automatiskt ihop balansräkningen och resultaträkningen du behöver för det förenklade årsbokslutet. Du kan även fylla i den skilt ifall du vill.
5. Exempelbokningar – om bokföring i debet och kredit är nytt för dig, så hittar du här exempel på vanliga bokningarna här.

Dubbelbokföring i debet och kredit

Mallen är byggd för dubbel bokföring, dvs. varje bokföringspost byggs upp av bokningar i flera konton med hjälp av debet och kredit.

Skillnaden mellan enkel och dubbel bokföring är att enkel bokföring endast registrerar inkomster och utgifter, medan dubbel bokföring också registrerar förändringar av tillgångar och skulder.

Vi rekommenderar dubbelbokföring över enkel bokföring eftersom den ger bättre överblick av din verksamhet, och det är egentligen inte så svårt när man väl kommer i gång.

En av de krångligare aspekterna med dubbel bokföring är att komma ihåg vilka konton ökar i kredit och vilka ökar i debet:

• Tillgångskonton (t.ex. bankkonto och kassa) – Kontoklass 1: Ökar i debet och minskar i kredit
• Skuldkonton (t.ex. lån) – Kontoklass 2: Ökar i kredit och minskar i debet
• Intäktskonton (t.ex försäljning) – Kontoklass 3: Ökar i kredit och minskar i debet.
• Kostnadskonton (t.ex inköp) – Kontoklass 4-8: Ökar i debet och minskar i kredit.

“Kontoklasserna” hänvisar till kontonumren i BAS-kontoplanen som används i bokföringsmallen. Alla kontonumren i kontoklass 1 börjar med “1” och i klass 2 börjar de med “2”, osv.

Exempel: Bokför en kundfaktura

En kund har betalat en faktura för en produkt du sålde för 1 000 kr totalt inklusive 25% moms. Så här bokar du försäljningen i mallen.

Konto “1930 – Bankkontot” är ett tillgångskonto (börjar med en 1:a) och ökar därför i debet med 1 000 kr då kunden betalat in på ditt konto.

Kontot “3000 – Försäljning” är ett intäktskonto (börjar med en 3:a) och ökar därför i kredit. Kontot ökar dock bara med det momsfria priset, dvs. 800 kr.

Kontot “2611 – Utgående moms, 25%” är ett skuldkonto (börjar med en 2:a) och ökar därför i kredit med momsandelen, dvs. 200 kr.

Rättande av bokföringsposter

“I en datorbaserad bokföring ska en bokföringspost rättas genom en särskild rättelsepost.” – BFN vägledning

Som sagt får du inte göra ändringar i din bokföring genom att helt enkelt redigera en gammal bokföringspost. För att uppfylla varaktighetskravet i 7 kap. 2 § BFL får du endast göra ändringar i din bokföring genom rättelseposter, vilket alltså betyder att du skapar en helt ny normal verifikation för att rätta den gamla bokföringsposten.

Verifikationen skall innehålla information om vad rättelsen avser, när rättelsen är gjord och vem som har gjort den. Ange även rättelsepostens verifikationsnummer på den verifikation som hör till den rättade bokföringsposten. 

Är bokföring i Excel lagligt?

Tron att bokföring i Excel inte skulle vara lagligt har sin rot i att man felaktigt tror att Excel inte kan uppfylla kravet på varaktighet i paragraf 2 av kapitel 7 i bokföringslagen:

2 §  Dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lätt åtkomliga.

Enligt bokföringsnämndens vägledning betyder detta “..det som har bokförts inte ska kunna raderas eller på annat sätt göras oläsligt.” och att “Bokföringen måste låsas så att den blir varaktig senast vid den tidpunkt då affärshändelserna ska vara bokförda enligt bestämmelserna i kapitel 3.”

Vi anser att vår Excel mall uppfyller varaktighetskravet i bokföringslagen, eftersom alla bokföringsposterna du lagt in låser sig då du sparar filen.

Kom enklare undan med en redovisningskonsult

Känner du att ekonomi och bokföring är för komplicerat, tråkigt eller helt enkelt tidsödande så går det bra att istället ta hjälp av en redovisningskonsult. Välj gärna en konsult som är specialiserad på småföretagare. En del av dem har en fast prissättning som gör att du endast betalar för de tjänster du vill ha, vilket kan vara idealiskt.

Ta gärna in offerter från några olika byråer för att jämföra priserna, de kan nämligen skilja rejält mellan olika aktörer. Vi rekommenderar att använda Ageras smidiga sökportal för att få skräddarsydda offerter från olika redovisningskonsulter – utan kostnad.

Ansvarsbegränsning

Vi har skapat denna gratis mall i syfte att underlätta bokföringen för dig som företagare med små bokföringsbehov. Vi är inte auktoriserade redovisningskonsulter och Zervant ansvarar inte för hur mallen används eller för eventuella följder av att beräkningar på den inte blir korrekta. Vi kan tyvärr inte heller erbjuda support i användningen av mallen.

Fler mallar för dig med enskild firma

• Gratis fakturamall för enskild firma
• Gratis offertmall för enskild firma
• Gratis kvitto mall för enskild firma

Skapa ett gratis Zervant konto!

Med Zervant kan du skapa och skicka fakturor med några klick!