Betalningspåminnelse – Gratis mall & Instruktioner

Betalningspåminnelser är kanske inte den roligaste kundkommunikationen men en naturlig och viktig del om du driver ett företag. Men innan du skickar en påminnelse finns det några saker du bör ha koll på – vad det ska stå på påminnelsen, när du kan skicka den, dröjsmålsränta och förseningsersättning. 

Många drar sig för att prata om sena betalningar, betalningspåminnelser och dröjsmålsräntor med sina kunder. Men ju tidigare du tar den diskussionen och gör den till en naturlig del av din verksamhet desto lättare kommer hanteringen av det gå – för alla som driver ett företag kommer förr eller senare att behöva hantera sena betalningar.

Om din kund är försenad med en betalning kan du skicka en betalningspåminnelse. Det finns inget krav på att du måste skicka en betalningspåminnelse och heller inget krav på hur den i så fall ska se ut. Men det är bra för både ditt företag och din kundrelation att du skickar en. Men innan du skickar är det viktigt att du har koll på vilka regler som gäller för till exempel förfallodag, dröjsmålsränta och förseningsersättning.

Skicka betalningspåminnelse

Några dagar efter fakturans förfallodag kan du skicka en betalningspåminnelse till din kund. På den ska det stå att fakturan har förfallit och att betalning inte har skett. Men ha gärna en trevlig ton – det kan vara så att fakturan redan är betald men att betalningen inte har hunnit bli registrerad.

Gratis mall för betalningspåminnelser

Med Zervant kan du, på bara några få klick, enkelt skapa och skicka betalningspåminnelser för försenade fakturor. Du kan också aktivera automatiska betalningspåminnelser så att Zervant skickar ut påminnelserna för fakturor som försenas. Både manuella och automatiska betalningspåminnelser ingår i alla våra premium-avtal.

Här kan du även ladda ner Zervants gratis betalningspåminnelse mall.

Påminnelseavgift

Se till att det står med i avtalet att du får ta ut en påminnelseavgift vid försening, då har du rätt att ta ut 60 kronor i ersättning. Men tänk på att du bara kan ta ut en påminnelseavgift även om du skickar två påminnelser. Du kan även ta ut 180 kronor om det skickas ett inkassokrav och 170 kronor för upprättandet av en amorteringsplan. Påminnelseavgiften är tänkt att täcka kostnaden för ditt administrativa arbete.

Dröjsmålsränta

Det är också bra om du redan tidigt i kundrelationen tar upp vad som gäller kring dröjsmålsränta och eventuella påminnelseavgifter. Till exempel kan du specificera detta i avtalet eller i en offert. Här finns det en liten skillnad beroende på om din kund är en konsument eller en näringsidkare. Det går att avtala bort dröjsmålsränta när du säljer till konsument, men inte mellan näringsidkare.

Du behöver inte meddela en näringsidkare att du tänker ta ut dröjsmålsränta. Men det måste du göra om kunden är en konsument. Skriv därför på fakturan att dröjsmålsränta kommer att tas ut efter 30 dagar. 

Dröjsmålsränta beräknas däremot lika oavsett om kunden är näringsidkare eller konsument. Räntan beräknar du på faktureringsbeloppet inklusive moms. Däremot ska du inte ta ut dröjsmålsränta på faktureringsavgift, påminnelseavgift eller inkassoavgift.

Så här räknar du ut dröjsmålsränta*

Tips! Räkna ut dröjsmålsränta med vår enkla räknare!

Du skickar en faktura den 1/4.

• Ingen räntesats är avtalad.
• Betalningsvillkor 30 dagar.
• Fakturabeloppet är 10 000 kronor.

Du skickar en betalningspåminnelse den 21/5.

Så räknar du ut räntan:
(10 000 x (referensränta + 8 %) x 20 dagar) delat med 365 = dröjsmålsränta i kronor.

* Källa: verksamt.se

Referensräntan är en räntesats som fastställs en gång per halvår av Riksbanken. Räntan kan ändras den 1 januari och den 1 juli.

Se aktuell referensränta

Förseningsavgifter för företag

Om ett företag inte betalar dig i tid kan du, utöver dröjsmålsränta, även ta ut en förseningsersättning på 450 kronor. Men detta gäller bara om din kund är en näringsidkare eller en myndighet, inte en konsument.  

Förseningsersättningen inkluderar då de vanliga avgifterna för påminnelse, inkassokrav och eventuell upprättad amorteringsplan. Så lägg inte på dem också.

Om betalningspåminnelsen inte hjälper?

Om kunden inte betalar trots att du påminner kan det vara tid att skicka fakturan till inkasso. Läs mer om inkasso här.

Källa: Verksamt.se