Factuur maken – Hoe maak je het beste een factuur?

Je bent net met je eigen bedrijf begonnen en nu mag je eindelijk je eerste eigen factuur maken en sturen. Fijn! Maar wat moet er eigenlijk allemaal op een digitale factuur staan? Lees hier onze handige tips of meld je aan voor onze online factureringssoftware.

Makkelijk en snel facturen maken – lees hier onze tips

Een bijzonder moment: voor het eerst heeft een klant gebruik gemaakt van jouw diensten of je producten gekocht. De hoogste tijd om je factuur te sturen. Maar hoe kan je het beste een online factuur maken? Veel zzp’ers, freelancers, zelfstandig professionals en ondernemers zien op tegen dit soort administratieve klusjes. Maar met onze tips zul je zien dat het erg meevalt!

Hieronder kun je lezen welke gegevens je allemaal op je factuur moet zetten. Zo wordt het eenvoudig om je eerste factuur sturen voor jouw eenmanszaak of ander soort bedrijf. En niet onbelangrijk: een goede factuur ziet er professioneel uit en dat helpt om sneller betaald te krijgen.

Gebruik je logo – voor de herkenbaarheid

Upload je logo bovenaan het document. Zo zien je klanten in een oogopslag om welk bedrijf het gaat. Een logo is bovendien een mooie kans om een serieuze en professionele indruk achter te laten.

Heb je nog geen logo? Geen probleem, dan laat je het gewoon weg. Misschien is het wel een goed idee om eens na te denken over wat voor logo bij jouw bedrijf past. Via Canva kun je je eigen logo’s maken, maar je kunt natuurlijk ook een grafisch ontwerper inschakelen.

Vermeld je contactgegevens – zodat klanten je kunnen bereiken

Natuurlijk zet je je bedrijfsnaam op de factuur en eventueel je eigen naam. Ook je adres, telefoonnummer, emailadres en website (als je die al hebt) mag niet ontbreken.

Als je je ingeschreven hebt bij de Kamer van Koophandel in Nederland of de Kruispuntbank van Ondernemingen in België heb je een KVK-nummer of KBO-nummer ontvangen, ook wel ondernemingsnummer genoemd. Dat vermeld je op je factuur, net als je btw-nummer. De meeste ondernemers moeten namelijk omzetbelasting of btw heffen en betalen.

De gegevens van je bank mogen natuurlijk ook niet ontbreken op een factuur. Vermeld de naam van je bank, je SWIFT/BIC-code en je rekeningnummer (je IBAN: International Bank Account Number). Gebruik bij voorkeur een zakelijk bankrekeningnummer, zodat je je zakelijke transacties gescheiden kunt houden van je persoonlijke overschrijvingen.

De gegevens van je klant – aan wie je de factuur richt

Wie heeft je diensten of producten gekocht? Onder je eigen gegevens zet je de naam van je klant of opdrachtgever. Vermeld ook het adres en eventueel het e-mailadres, helemaal als je een digitale factuur stuurt. Heeft je klant een btw-nummer? Zet dat er dan ook bij.

Gegevens over de factuur – belangrijk voor je administratie

Geef je factuur een nummer. Het factuurnummer mag je zelf bedenken, maar gebruik wel een uniek, opvolgend nummer. Voor een overzichtelijke administratie is het handig om het jaar terug te laten komen in het nummer.

Vermeld de factuurdatum, namelijk de dag dat je de factuur verstuurt.

Het is ook slim om de zogenaamde vervaldag te vermelden. Dit is de datum waarop de factuur betaald moet zijn. Je kunt een betalingstermijn van 30, 14 of 7 dagen hanteren. Vermeld dat ook apart op de factuur. Het is handig om al eerder je betalingstermijn te noemen, bij het versturen van je offerte, als je opdracht aanneemt of een product gaat verkopen. Dan kun je ook direct je Algemene Voorwaarden sturen of zet ze op je website (stel ze op als je die nog niet hebt).

Mocht je je klanten nummeren in je administratie, dan kun je ook je klantnummer vermelden, ook wel relatienummer of klantreferentie genoemd.

Heb je een PO-nummer (Purchase Order), inkoopnummer of projectnummer van je klant ontvangen? Dan wil de klant graag dat je dat op je factuur zet. Het helpt om op tijd betaald te krijgen.

Beschrijf je diensten of producten – wat heeft je klant precies gekocht

Natuurlijk vermeld je ook de diensten of producten die je geleverd hebt en de aantallen. Doe dat zo gedetailleerd en overzichtelijk mogelijk om misverstanden te voorkomen.

Het bedrag – wat moet je klant precies overmaken

Schrijf hier hoeveel je rekent per geleverde dienst of product en hoeveel btw je erover moet rekenen. Misschien breng je ook bepaalde kosten, zoals reiskosten, in rekening. Voeg zo nodig bonnetjes van deze kosten toe als bijlage.

Op het laatst staat het totaalbedrag inclusief en exclusief btw. Check of je het standaard btw-tarief van 21% moet rekenen of een lager tarief. Als je diensten vrijgesteld zijn van btw, vermeld dat dan uitdrukkelijk op je factuur.

Tijd om je factuur te versturen

Klaar? Dubbelcheck je factuur. Heb je geen tik- of spelfouten gemaakt, klopt de datum, het nummer, alle adresgegevens, het bedragen de overige gegevens? Heb je je factuur een uniek naam factuurnummer gegeven?

Je factuur per e-mail sturen is tegenwoordig de meest gebruikelijke manier en voor veel klanten de gewenste manier. Schrijf een kort begeleidend mailtje en voeg de online factuur als bijlage toe. Wil je de factuur liever per post sturen? Check dan even of dat handig is voor je klant.

Als je na het verstrijken van je betalingstermijn nog geen geld op je bankrekening hebt ontvangen, stuur dan een vriendelijke betalingsherinnering. Meestal krijg je de betaling dan snel binnen. Zo niet, dan kun je een aanmaning sturen.

Gratis voorbeeld factuur

Je kunt je online factuur natuurlijk zelf maken, bijvoorbeeld in Word, maar je kunt ook een gratis online factuur maken door onze factuursjabloon te downloaden in Word, PDF of Excel. Op deze voorbeeldfactuur voor een klein bedrijf, eenmanszaak, freelancer, zelfstandig professional of ondernemer staan alle gegevens die we hierboven genoemd hebben. Je vult ‘m dus in een handomdraai in.

Lees meer over onze factuurtemplate

Professionele en eenvoudige facturatiesoftware

Nu weet je dus hoe je een factuur maakt. Viel het mee? Of wil je je facturen nog makkelijker en sneller kunnen maken, bijvoorbeeld via online facturatie software, een programma voor facturen te maken of een app? Meld je dan aan voor de Zervant software en ontdek de mogelijkheden.

Met ons eenvoudige, online factuurprogramma voor zzp’ers, ondernemers, freelancers en eigenaars van een eenmanszaak of klein bedrijf ben je ervan verzekerd dat je facturen er professioneel uit zien. Heel belangrijk, want het is soms een van de weinige momenten dat je contact hebt met je klanten.

In het Dashboard in ons software programma heb je een duidelijk overzicht van je facturen, welke betaald zijn en welke nog niet. Ook je uitgebrachte offertes en kosten staan hier netjes op een rijtje.

Creditnota

Heb je een vergissing gemaakt, bijvoorbeeld een factuur aan de verkeerde klant gestuurd of een verkeerd bedrag gefactureerd? Of wil je je klant achteraf korting geven of het volledige bedrag terugbetalen, bijvoorbeeld omdat het product niet op voorraad blijkt?

Een eenmaal verstuurde factuur kun je niet aanpassen of intrekken. In plaats daarvan moet je een creditfactuur of creditnota sturen. Hierop staat een negatief bedrag.

Lees meer over creditfacturen

Alles onder controle

We hopen dat je wat aan onze tips hebt gehad. Heb je het Zervant online facturatieprogramma al bekeken? Ervaar hoe je in een paar muisklikken moeiteloos professionele facturen en offertes maakt.

Liever onderweg op je telefoon je facturen sturen? De Zervant online facturatie software is ook als mobiele app beschikbaar.

Zo heb je alles onder controle en kun je met een gerust hart verder werken aan je bedrijf. Een fijn gevoel toch?