Starten als zelfstandige in 7 stappen

Je hebt plannen gesmeed. Ideeën laten rijpen. Nagedacht over een businessmodel. En eindelijk ben je klaar voor de grote stap: je eigen zaak starten. Maar voor je je eerste klanten binnenhaalt (en je eerste factuur verstuurt), moet je nog een aantal praktische en administratieve zaken in orde brengen. Welke precies? Dat leggen we je hier uit.

Vooraf: denk na over je zaak

Voor je je zaak opricht, denk je het best even na over een aantal zaken. 

Wil je starten als zelfstandige in hoofdberoep of in bijberoep? 

Als hoofdberoeper ben je voltijds in je eigen zaak aan de slag. Als zelfstandige in bijberoep voer je je zelfstandige activiteit uit naast je job in loondienst. Sommige ondernemers starten in bijberoep om te proeven van het leven als zelfstandige, terwijl ze nog een vaste job als back-up hebben. En het is een handige manier om een extraatje te verdienen. Wanneer je jaaromzet als zelfstandige onder de € 25.000 ligt, kun je (in de meeste gevallen) een vrijstelling van btw-verplichtingen aanvragen. Je hoeft dan geen btw aan te rekenen op je verkoopfacturen en geen btw-aangifte in te dienen, maar kunt ook geen btw aftrekken van aankoopfacturen.

Welke ondernemingsvorm kies je: een eenmanszaak of een vennootschap? 

Veel starters kiezen voor een eenmanszaak. Die is goedkoper om op te starten en er komen minder administratieve en boekhoudkundige verplichtingen bij kijken. Daar staat tegenover dat je onbeperkt aansprakelijk bent en dat er geen onderscheid is tussen je privévermogen en dat van je zaak. Eventuele schuldeisers kunnen dus ook aanspraak maken op je persoonlijke bezittingen, zoals je woning. Op fiscaal vlak worden al je inkomsten belast via de personenbelasting, waardoor je mogelijk in hogere belastingschijven terecht komt. Je mag wel zelf bepalen hoe je de winst van je zaak investeert. 

Een vennootschap is een aparte rechtspersoonlijkheid. Er is dus een duidelijk onderscheid tussen jouw vermogen en dat van je vennootschap, waardoor je privébezit buiten schot blijft. Je vennootschap wordt belast via de vennootschapsbelasting en jij betaalt personenbelasting op de inkomsten die je aan jezelf uitkeert. Dat biedt heel wat mogelijkheden voor fiscale optimalisatie. Anderzijds mag je de winsten van je vennootschap alleen in je zaak investeren en niet zomaar privé gebruiken. Je accountant of ondernemingsloket kan je adviseren of en wanneer het voor jou aangewezen is om een vennootschap op te richten.

Hoe ziet je financieel plan eruit? 

In een financieel plan leg je uit hoeveel inkomsten en kosten je verwacht in de komende jaren. Voor vennootschappen is een financieel plan verplicht bij oprichting. Als eenmanszaak hoef je zo’n plan niet op te stellen. Toch is het een aanrader. Het is een handige manier om te onderzoeken of je businessplan financieel haalbaar is. En wanneer je bijvoorbeeld een krediet wilt aanvragen, een wagen wilt leasen of investeerders zoekt, zullen die partijen om een financieel plan vragen.

Je zaak oprichten in 7 stappen

Een zichtrekening openen

Om je zaak te starten, open je eerst een zichtrekening op jouw naam of die van je vennootschap bij een Belgische bank. Dat mag bij de financiële instelling waar je je privérekening hebt, maar ook bij een andere. Sommige ondernemers kiezen bewust voor een andere bank om hun rekeningen meer gescheiden te houden. 

Inschrijving in de KBO

Net zoals jij een rijksregisternummer hebt, moet je onderneming een uniek herkenningsnummer hebben: het ondernemingsnummer. Dat krijg je nadat je zaak is ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Die inschrijving gebeurt via een ondernemingsloket. Er zijn 8 erkende ondernemingsloketten in België: Acerta, Xerius, Eunomia, Formalis, Securex, Partena, Liantis en UCM.

Btw-nummer aanvragen

Lever je producten of diensten waarop btw betaald moet worden? Dan ben je btw-plichtig en moet je een btw-nummer aanvragen bij de FOD Financiën. Dat nummer is gebaseerd op je ondernemingsnummer, dus je registratie in de KBO moet eerst in orde zijn. Nadien vraag je de btw-administratie om je btw-hoedanigheid te activeren. Je kunt die aanvraag zelf doen, maar ook laten uitvoeren door een accountant of een ondernemingsloket. Zodra de aanvraag verstuurd is, kun je al facturen sturen, weliswaar met de vermelding ‘btw-nummer in aanvraag’.

Aansluiting bij sociaal verzekeringsfonds

Als zelfstandige ondernemer moet je je verplicht aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds. Dat regelt de sociale zekerheid van zelfstandigen. Je betaalt je sociaal verzekeringsfonds elk kwartaal je sociale bijdrage, die wordt berekend op basis van je beroepsinkomen. In ruil daarvoor krijg je onder meer kinderbijslag, uitkering bij arbeidsongeschiktheid, pensioen, ouderschapsverlof, overbruggingsrecht, zorgverlof … De 8 erkende ondernemingsloketten hebben elk een sociaal verzekeringsfonds.

Basiskennis bedrijfsbeheer en bewijs beroepskennis

In Vlaanderen is het sinds enkele jaren niet meer verplicht om je basiskennis van bedrijfsbeheer en je beroepskennis te bewijzen. In Brussel en Wallonië is dat nog wel het geval. Beide toon je aan met een relevant diploma of getuigschrift of aan de hand van praktijkervaring. Je ondernemingsloket kan mee bekijken of je ervaring en/of getuigschriften geldig zijn als bewijs.

Vergunningen

Afhankelijk van de activiteit die je wilt uitvoeren, moet je over de nodige vergunningen beschikken. Zo heb je een toelating van het FAVV (Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen) nodig als je met voedingswaren werkt. Een machtiging ambulante handel of ‘leurkaart’ is dan weer verplicht als je producten verkoopt op de markt, via huis-aan-huisverkoop of op straat. Als je als aannemer overheidsopdrachten wil uitvoeren, heb je een specifieke erkenning nodig. Wie goederen wil importeren of exporteren van of naar landen buiten de EU, moet een EORI-nummer hebben. Wil je muziek afspelen in je zaak? Dan vraag je een licentie van Unisono aan. En als je beurstransacties uitvoert, heb je een LEI-code nodig.

Wanneer je niet afkomstig bent uit een EU-land, Zwitserland, Noorwegen, IJsland of Liechtenstein en in België een zaak wil starten, moet je een beroepskaart hebben.

Je ondernemingsloket vertelt je welke vergunning(en) je nodig hebt en hoe je ze verkrijgt. 

Verzekeringen

Tot slot zijn er een aantal verzekeringen die nuttig zijn voor zelfstandigen. Als ondernemer kan het interessant zijn om je te verzekeren tegen onopzettelijke schade die je veroorzaakt door een professionele, intellectuele fout (verzekering beroepsaansprakelijkheid). Stel: jij ontwikkelde een app die automatisch de prijs van meubels op maat berekent. Door een fout in de code rekent je app systematisch te weinig aan, waardoor je klant verlies lijdt. De verzekering dekt die schade. Voor sommige beroepen is de verzekering beroepsaansprakelijkheid verplicht. 

De verzekering burgerlijke aansprakelijkheid uitbating vergoedt schade die ontstaat tijdens of door jouw professionele activiteiten. Denk maar de laptop van een klant die stukgaat nadat je er koffie over hebt gemorst of een leiding die lekt omdat je als installateur op de verkeerde plek een gat in de muur boorde. 

Daarnaast zijn er verschillende pensioenverzekeringen waarmee je als ondernemer zorgt voor een aanvulling op je (magere) wettelijke pensioen. Ook al denk je als starter waarschijnlijk nog niet meteen aan je pensioen, het is beslist de moeite om aan pensioensparen te doen. Zo geniet je van een comfortabele oude dag.

Advies nodig over verzekeringen? Ga eens langs bij een verzekeringsmakelaar. Vergelijk de tarieven en de polisvoorwaarden van verschillende aanbieders en zoek verzekeraars die polissen aanbieden op maat van jouw activiteit.

Klaar om te starten als zelfstandige!

Alle stappen doorlopen? Mooi! Dan ben je klaar om aan de slag te gaan als zelfstandige en eindelijk te doen waar je écht blij van wordt. Heb je een eerste klant geholpen? Dan is het tijd om je eerste factuur op te stellen. Hier vind je een overzicht van alles wat op een factuur moet staan. Of gebruik ons gratis factuursjabloon. Dat bevat alles wat je zeker moet vermelden. Wil je het nog makkelijker? Dan is onze facturatiesoftware vast iets voor jou. Maak in enkele klikken professionele offertes en facturen – en profiteer van alle slimme functies die je zaak gegarandeerd een boost geven.