Kwitantie voorbeeld – Gratis voorbeeld in Excel

Betalen jouw klanten wel eens contant of vragen ze om een andere reden om een bevestiging van de betaling? Dan kun je ze een kwitantie geven. Maar wat is een kwitantie precies? Met onze uitleg en een gratis voorbeeld is het simpel.

Wat is een kwitantie?

Als particulier, stichting, vereniging, maar ook als ondernemer kan het voorkomen dat je een kwitantie moet sturen. Moet je een kwitantie maken, maar weet je niet wat je er precies op moet zetten? 

In dit artikel leggen we uit wat een kwitantie is en wat er op moet staan. Ook geven we je een gratis voorbeeld kwitantie. Die kun je downloaden en invullen. Daarna kun je snel weer verder met werken aan je bedrijf.

Verschil met een factuur

Een kwitantie wordt ook wel betaalbewijs, betalingsbewijs, ontvangstbewijs, ontvangbewijs, bon, bonnetje of reçu genoemd. Een voorbeeld van een kwitantie is het bonnetje dat je in een supermarkt of andere winkel krijgt.

Een kwitantie wordt wel eens verward met een factuur, maar het is niet hetzelfde. Een factuur stuur je als ondernemer die ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel (KvK) in Nederland of de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) in België. Je hebt een dienst geleverd of een product verkocht en de rekening is dan meestal nog niet betaald. Bij een kwitantie is de rekening juist al betaald. 

Wanneer geef je een kwitantie?

Een kwitantie is dus een document dat als bewijs dient van de betaling voor een product of dienst. Het wordt vaak gebruikt bij contante betalingen. Je klant kan het betaalbewijs gebruiken voor zijn of haar administratie. 

Bij zakelijke transacties is het vaak niet nodig om een kwitantie af te geven, want de bankafschriften tonen aan dat de rekening betaald is. Toch ontvangen sommige klanten graag een kwitantie.
Ook particulieren kunnen het opsturen. Omdat zij geen ondernemer zijn, kunnen ze namelijk geen factuur sturen.

Wat staat er op een kwitantie?

Net al bij een factuur of offerte moet een kwitantie aan een aantal eisen voldoen. Het is dan een geldig document voor de administratie. We raden aan om er de volgende gegevens op te zetten:

• Ontvanger: de gegevens van je bedrijf en je contactinformatie, zoals je bedrijfsnaam, je adres, e-mailadres, telefoonnummer, website, btw-nummer (als dat van toepassing is), je ondernemings/ KBO-nummer (België)/ KvK-nummer (Nederland).
• Ontvangen van: de bedrijfs- en contactgegevens van je klant die de rekening heeft betaald.
• Je logo (als je die hebt).
• Informatie over de opdracht of bestelling: de diensten of goederen die je hebt geleverd en de aantallen daarvan.
• Het bedrag, inclusief en exclusief btw (als dat van toepassing is).
• Hoe er betaald is: cash of op een bepaald rekeningnummer.
• De datum van de kwitantie.
• Het kwitantienummer (net als bij facturen nummer je je kwitanties opeenvolgend).
• je naam en handtekening.

Handige software voor ondernemers

We hopen dat je onze voorbeelden handig vindt. Met onze gratis te downloaden template kom je een heel eind. Maar wil je meer gemak en een echt professionele oplossing voor je kwitanties en de rest van je administratie?
Meld je dan aan voor Zervant. Ervaar onze gebruiksvriendelijke software voor zelfstandig ondernemers, zzp’ers en freelancers. Stuur facturen, offertes en kwitanties in een handomdraai.

Maak een gratis account aan.

Kwitantie voorbeeld downloaden

Maak een gratis Zervant account aan

Downloaden: Excel

Maak een gratis Zervant account aan

Downloaden: Excel

Als startende ondernemer heb je heel wat aan je hoofd. Hoewel je administratie en boekhouding vaak niet bovenaan je prioriteitenlijstje staat, is het wel fijn en belangrijk om alles op orde te hebben. .