Hoe kan je je btw berekenen? Alles wat je moet weten over de omzetbelasting

Als je een eigen bedrijf hebt, moet je in veel gevallen btw betalen. Als startende ondernemer vraag je je misschien af: wat is btw precies, moet ik ook btw betalen, hoe kan ik mijn btw berekenen, hoe kan ik btw-aangifte doen en kan ik ook btw aftrekken?

Lees snel verder voor de antwoorden op deze en meer vragen in deze kleine btw-handleiding voor beginners. De eerste keer je btw berekenen en je btw-aangifte doen is misschien even wennen, maar de tweede keer zal het al makkelijker gaan. Is het daarnaast niet geweldig dat je bedrijf nu van start is en je ook daadwerkelijk omzet maakt? 

Wat is btw?

Btw is de afkorting voor belasting over de toegevoegde waarde en wordt ook wel omzetbelasting genoemd. Het is een indirecte belasting die een overheid heft op de verkoopprijs. Dit type belasting bestaat in 136 landen, waaronder de meeste Europese landen. In Nederland bestaat de btw sinds 1969, in België sinds 1971.

Hoe werkt de btw?

Btw berekenen doe je over de prijs van je goederen of diensten die je aan je klanten verkoopt. De btw tel je op bij het bedrag dat je rekent en de verkoopprijs op je factuur is dan inclusief btw.

Het totaalbedrag aan btw dat je hebt gerekend, betaal je aan de Belastingdienst in Nederland en de Federale Overheidsdienst Financiën in België. Btw die je zelf betaald hebt over je zakelijke kosten kun je aftrekken.

Voor wie geldt de btw?

De meeste ondernemers in Nederland en België moeten btw op hun facturen zetten. Je bent ondernemer als je zelfstandig werkzaamheden uitvoert en daar inkomsten uit hebt. 

De rechtsvorm, bijvoorbeeld een eenmanszaak, stichting, besloten vennootschap (bv) of naamloze vennootschap (nv), is voor het betalen van btw niet van belang.

Btw-nummer aanvragen

Als je niet alleen ondernemer voor de inkomstenbelasting, maar ook voor de btw bent, dan krijg je in Nederland een btw-identificatienummer (btw id) en een omzetbelastingnummer van de Kamer van Koophandel. Dit heette vroeger het btw-nummer. Het btw-identificatienummer moet je op je facturen zetten. 

Wil je je eigen btw id opzoeken of die van een klant controleren? Dat kan op de website van de Kamer van Koophandel.

Je omzetbelastingnummer bestaat uit 9 cijfers, de letter B en 2 cijfers. Bij eenmanszaken zijn de 9 cijfers gelijk aan het burgerservicenummer (BSN).

In België moet je een btw-nummer aanvragen nadat je van de Kruispuntbank van Ondernemingen een ondernemingsnummer hebt gekregen en je bedrijf van start gaat. Daarvoor moet je een aangifte van de aanvang van je activiteit (formulier 604A) indienen bij de Federale Overheidsdienst Financiën (FOD).
Op de Kruispunt van ondernemingen kun je ook een btw-nummer opzoeken of een btw-nummer controleren.

Welke btw-tarieven zijn er?

Zowel in Nederland en België zijn de tarieven afhankelijk van het soort goederen of diensten dat je levert.

 21% btw tarief (België en Nederland)

Het algemene btw-tarief is 21% (hoog tarief). Dit geldt voor alle producten en diensten die niet zijn vrijgesteld en niet onder de overige tarieven vallen.

12% btw tarief (België)

Dit tussentarief wordt gerekend over bijvoorbeeld catering, sociale woningbouw en margarine in België.

 9% btw tarief (Nederland) en 6% btw tarief (België)

Over bepaalde goederen en diensten reken je dit verlaagde btw-tarief (laag tarief), dat tot en met 2018 ook in Nederland 6% bedroeg. Bijvoorbeeld over voedingsmiddelen, geneesmiddelen, kunst, boeken en een aantal andere goederen. Ook diverse diensten zijn belast met dit tarief, zoals fietsen- en schoenmakers, kappers en personenvervoer. 

0% btw tarief (Nederland en België)

Bij dit tarief bereken je dus geen btw, maar de btw die je betaalt over je uitgaven kun je wel aftrekken als voorbelasting. 

In Nederland geldt bij een aantal goederen en diensten het 0% tarief, bijvoorbeeld goederen die je levert aan het buitenland. In België geldt het 0% tarief bijvoorbeeld voor dag- en weekbladen en import- en exportdiensten naar niet-EU-landen. 

In andere gevallen, bijvoorbeeld bij het leveren van diensten aan het buitenland, wordt de btw verlegd. Bij de verleggingsregeling is de btw verlegd van de leverancier naar de afnemer.

Vrijstellingen

In sommige branches en bij een aantal activiteiten hoef je geen btw in rekening te brengen in Nederland en België. Deze goederen en diensten zijn vrijgesteld van btw. Dit geldt onder andere voor de werkzaamheden van schrijvers, journalisten, docenten, acteurs, medici en uitvaartondernemers. 

De kleineondernemersregeling (KOR) is een vrijstelling voor de btw in Nederland. Hier kun je gebruik van maken als je in Nederland bent gevestigd en niet meer dan €20.000 omzet in een jaar hebt. Je doet dan geen btw-aangifte meer. Meedoen met de KOR betekent ook dat je btw over zakelijke kosten en investeringen niet kunt aftrekken.

De vrijstellingsregeling in België is van toepassing op kleine ondernemingen waarvan de jaarlijkse omzet niet hoger is dan €25.000 exclusief btw. Die ondernemingen zijn vrijgesteld van het grootste deel van de btw-verplichtingen.

Btw aftrekken

Als ondernemer maak je kosten voor je bedrijf. De leverancier van deze goederen of diensten berekent hierover btw aan jou. De btw over deze uitgaven kun je zowel in Nederland als België aftrekken van de btw die je over je omzet betaalt. Dit wordt ‘aftrekken als voorbelasting’ genoemd. Als je geen btw over je omzet betaalt, dan kun je geen btw aftrekken.

Om de btw af te trekken, hou je in je administratie bij hoeveel btw je hebt moeten betalen en hoeveel btw je zelf hebt berekend aan je klanten. Van de btw die je moet betalen trek je de btw af die je zelf hebt moeten betalen. Het verschil betaal je aan de Belastingdienst in Nederland en de Federale Overheidsdienst Financiën in België of krijg je juist terug. 

Over een aantal uitgaven, zoals eten en drinken in de horeca, mag je de btw niet aftrekken. Vaak zijn deze uitgaven wel aftrekbaar als zakelijke kosten voor de inkomstenbelasting of de vennootschapsbelasting.

Btw berekenen, aangifte doen en betalen

De btw-aangifte doen voor ondernemers gaat digitaal. Dat kan in Nederland via het formulier ‘Aangifte omzetbelasting’ in Mijn Belastingdienst Zakelijk of met eigen aangifte- of administratiesoftware.

Het Belgische Ministerie van Financiën vereist dat btw-aangifte doen elektronisch gebeurt met behulp van de INTERVAT-applicatie. Deze is terug te vinden op de website van het ministerie.

In België moet je ook de zogenoemde jaarlijkse klantenlisting indienen. Dit is een lijst van de Belgische btw nummers van de klanten aan wie je onderneming goederen of diensten heeft geleverd gedurende het afgelopen kalenderjaar voor een totaalbedrag van meer dan €250 exclusief btw.

Wanneer aangifte doen

Afhankelijk van de hoogte van je omzet, doe je in Nederland als ondernemer per jaar, kwartaal of maand aangifte. De Belastingdienst laat weten voor welke data je aangiften precies binnen moeten zijn. Wil je voorkomen dat je vergeet om op tijd aangifte te doen en een boete krijgt, dan kun je via de app BTW-Alert een herinnering krijgen.

In België moet je als ondernemer per maand of kwartaal je omzetbelastingaangifte indienen. Zie de exacte data op de btw-kalender van de Federale Overheidsdienst Financiën. Ook als je geen omzet had in die periode moet je btw-aangifte doen.

Goede administratie

Je btw berekenen en aangifte kunnen doen is eenvoudiger met een administratie die goed op orde is. Zo is een helder overzicht van je inkomsten en kosten is essentieel. Daarvoor kun je de facturatiesoftware van Zervant gebruiken, via de website of de factuurapp. 

We hebben zowel een gratis als een uitgebreider, betaald abonnement. Op onze website kun je ook allerlei handige templates vinden, bijvoorbeeld om facturen te maken, maar ook betalingsherinneringen, creditnota’s en kwitanties.

Vragen?

We hopen dat dit artikel je belangrijkste vragen over je btw berekenen en btw-aangifte heeft beantwoord. We wensen je veel succes en plezier met je bedrijf!

Heb je nog meer vragen? Kijk dan op de website van Zervant en aarzel niet om contact met ons op te nemen.