Een proforma factuur maken – download het gratis Excel-sjabloon

Proforma facturen zijn een uitstekende aanvulling op het factuurproces, aangezien je hiermee sneller betaald kunt worden en ze bescherming kunnen bieden tegen scams en dus onbetaalde facturen.

Hieronder bieden we je een gratis proforma factuur-voorbeeld om in Excel te downloaden.

Inhoud

Gratis proforma factuur

Probeer onze eenvoudige facturatie- en schattingssoftware Maak een gratis account aan

Downloaden: Excel

Probeer onze eenvoudige facturatie- en schattingssoftware

Maak een gratis account aan

Downloaden: Excel

Wat is een proforma factuur?

Een proforma factuur is feitelijk een voorlopige rekening die je naar de klant stuurt, waarop staat welke goederen of diensten je van plan bent te leveren. Het zorgt ervoor dat de klant minder wordt blootgesteld aan eventuele onvoorziene kosten en schept wat ruimte in de onderhandelingen.

De proforma vormt in essentie de volgende stap na de offerte, en hoewel bijna hetzelfde als een normale factuur, is deze juridisch niet bindend. Terwijl offertes vaak verstuurd worden en regelmatig tot niets leiden, betekenen proforma facturen een aanduiding dat de activiteiten door zullen gaan zodra over de exacte voorwaarden is onderhandeld.

Wanneer wordt een proforma factuur verstrekt?

Er zijn drie goede redenen om gebruik te maken van proforma facturen. De eerste is de wens om vooraf betaald te worden, de tweede is het geven van een gedetailleerde schatting van de kosten en de derde betreft internationale leveringen.

Vooruitbetaling

De proforma is een uitstekend factureringsmiddel als je graag vooraf betaald wilt worden.

Proforma facturen kunnen het betaalproces versnellen door het van tevoren informeren van je klant over hoeveel ze verschuldigd zijn, zodat ze hierop kunnen inspelen. Ze kunnen ook helpen bij het voorkomen van scams, waardoor je minder risico loopt om mogelijk niet betaald te worden.

Als je bijvoorbeeld een nieuwe klant hebt en je niet zeker weet of ze zonder problemen voor je goederen of diensten kunnen betalen, is een proforma factuur een uitstekende optie.

Kostenschatting

Als er nog wordt onderhandeld over de goederen of diensten of een verkoop nog niet is afgerond, kan een proforma factuur dienen als een overeenkomst in goed vertrouwen. De aanpasbare indeling leent zich prima voor het wijzigen van de productspecificaties en/of kosten.

Internationale leveringen

Een proforma bevat meestal de verzendgegevens, belastingen/toeslagen en de verzendkosten, waardoor ze voor de douane ook de waarde van de zending verduidelijken.

Ze worden algemeen gebruikt door de internationale vervoersindustrie om ervoor te zorgen dat zendingen op tijd worden geleverd en er geen onverwachte kosten voor de klant zijn. EU-landen stellen verschillende eisen aan elektronische facturen. Wil je graag meer informatie over e-factureren? Klik dan hier.

Wat moet er op een proforma factuur staan?

Er is geen officiële manier waarop een proforma factuur moet worden opgesteld. Een gratis proforma-sjabloon is een goed begin voor je activiteiten, waarna je indien nodig zelf bepaalde dingen kunt aanpassen.

Een proforma factuur bevat in het algemeen de volgende elementen:

• Factuurdatum
• Contactgegevens van zowel de koper als verkoper
• Beschrijving van goederen of diensten en hun bijbehorende prijzen
• Btw en andere toepasselijke toeslagen
• Verzendkosten (indien van toepassing)
• Subtotaal en inhoudingen (indien van toepassing)
• Het totaal verschuldigde bedrag
• Betaalgegevens
• Algemene voorwaarden

Vergeet niet om de factuur duidelijk te markeren als ‘proforma’ en vermeld geen factuurnummer. Daarnaast zijn een vervaldatum en exacte leverdatum niet vereist. Dit verschilt uiteraard van een officiële factuur, waar de Belastingdienst hier dieper op ingaat.

Tip: vermeld bij het leveren van goederen of diensten waarvan de prijs kan schommelen wel hoelang de proforma factuur geldig is.

Proforma facturen en btw

Als ondernemer moet je btw-aangifte doen. Volgens de richtlijnen van de Belastingdienst kun je geen btw terugvragen als je een proforma factuur, proforma nota of leveringsoverzicht verstrekt.

Zelfs als een proforma alle gegevens bevat die zijn vereist voor een btw-factuur, moet je klant evengoed een volledige eindfactuur ontvangen om btw terug te kunnen vragen. Het wordt aangeraden om duidelijk ‘Dit is geen btw-factuur’ op een proforma te vermelden. Bovendien kan een proforma factuur niet worden verwerkt in de boekhouding.

Voordelen van proforma facturen

Proforma facturen hebben diverse voordelen:

• Ze zijn juridisch niet bindend
• Ze fungeren als vervanging als nog niet alle factuurgegevens beschikbaar zijn
• Ze hoeven niet te worden betaald
• Ze voorkomen verrassingen voor de koper door te definiëren wat de kosten dekken
• Ze hoeven niet te worden geannuleerd
• Veel bedrijven vereisen proforma facturen voor hun interne goedkeuringsproces voor aankopen.