Gratis betalingsherinnering voorbeeld

Is de betalingstermijn van een van je facturen verstreken en heb je nog niet betaald gekregen? Dan is het tijd om een betalingsherinnering te sturen. Dat kan handmatig met onze Word template of automatisch met de Zervant software.

Elke zelfstandig ondernemer, zzp’er of freelancer krijgt er helaas vroeg of laat mee te maken. Een opdrachtgever die te laat betaalt. Vervelend, maar vaak is het er gewoon nog niet van gekomen en is het sturen van een vriendelijke betalingsherinnering genoeg. 

Hanteer je een betalingstermijn van 14 dagen of de wettelijke betaaltermijn van 30 dagen en is de vervaldatum overschreden? Wacht niet te lang met het ondernemen van actie, want anders neem je je betaaltermijn niet serieus. 

Maar wat zet je precies in een betalingsherinnering? Je wil natuurlijk professioneel overkomen, maar ook de relatie met je klant niet verstoren. Aan de andere kant moeten facturen gewoon binnen de betalingstermijn betaald worden en wil je niet eindeloos op je geld zitten wachten. Als ondernemer heb je namelijk zelf ook allerlei facturen te betalen.

Inhoud

Betalingsherinnering template

Maak een gratis account aan

Downloaden: Word

Maak een gratis account aan

Downloaden: Word

Om het je makkelijk te maken, hebben we een betalingsherinnering template voor je opgesteld in Word. Download dit voorbeeld, vul het in en pas het aan je eigen situatie aan. Zo hoef je niet lang na te denken over welke woorden je moet gebruiken, want natuurlijk wil je niet meer tijd dan nodig besteden aan een betalingsherinnering of herinneringsfactuur.

Betalingsherinnering sjabloon invullen

Bovenaan de brief zet je de naam en adres van je klant. Daaronder zet je de naam van je bedrijf, eventueel een contactpersoon, het adres en je contactgegevens. Vervolgens vul je rechts daaronder de datum in. 

Vul zo mogelijk de naam van de ontvanger in, bijvoorbeeld de naam van de medewerker van de crediteurenadministratie. Vervolgens schrijf je dat je hebt gezien in je administratie dat een of meer facturen nog niet betaald zijn, terwijl de betalingstermijn al verstreken is. Je vult het factuurnummer in, de factuurdatum, de vervaldatum en het openstaande bedrag van de factuur.  

Daarna schrijf je binnen hoeveel dagen je het bedrag op je rekening verwacht en vermeld je nogmaals je rekeningnummer en naam van de rekeninghouder. Vervolgens sluit je vriendelijk, maar zakelijk af. Pas eventueel de formulering aan je eigen smaak aan. 

Handmatig betalingsherinneringen sturen

Sla het bestand op als PDF-bestand (want dan kan er niets aan veranderd worden). Geef het bestand een naam die je gemakkelijk terugvindt, bijvoorbeeld het oorspronkelijke factuurnummer en daaraan toegevoegd het woord Betalingsherinnering. Zet het bestand in de juiste map, bijvoorbeeld Administratie/ jaartal/ Facturen/ Betalingsherinneringen. 

Dan is het tijd om je betalingsherinnering te versturen. Voeg het PDF-bestand toe als bijlage bij je e-mail of print de betalingsherinnering en stuur hem per post. Schrijf een kort begeleidend bericht, waarin je verwijst naar de betalingsherinnering in de bijlage. 

Tweede betalingsherinnering of bellen

Vergeet niet een aantekening te maken van de datum waarop je deze betalingsherinnering hebt verstuurd en de dag waarop je het bedrag op je rekening verwacht, bijvoorbeeld in een Excel-overzicht. Check op die dag of het geld daadwerkelijk is overgemaakt en zo niet, dan kun je een tweede betalingsherinnering sturen. Deze is wat dringender van toon. 

Je kunt natuurlijk ook eerst even telefonisch informeren waarom de factuur nog niet betaald is. Misschien mist je klant wel bepaalde informatie of is je factuur in de spam-folder belandt.

Aanmaning en incassobureau

Krijg je dan nog steeds niet betaald, dan is het tijd om een aanmaning (ook wel: aanmaningsfactuur of sommatiebrief) te sturen. Het beste per aangetekende post, want dan kan de klant niet beweren je e-mail niet ontvangen te hebben. 

Je kunt nu ook overwegen om administratiekosten te rekenen of een incassobureau in te schakelen. Het kan helpen om dit te vermelden in je aanmaning. Maar dit komt de relatie met de klant natuurlijk niet ten goede en hopelijk zal het zo’n vaart sowieso niet lopen.

Automatisch betalingsherinneringen sturen

Heb je vaker te maken met facturen die te laat betaald worden of zoek je gewoon een sneller en makkelijker alternatief? De gebruiksvriendelijke software van Zervant stuurt de betalingsherinneringen helemaal automatisch naar je klanten. Dan hoef jij je niet meer bezig te houden met de vervaldata van al je facturen.

In een paar seconden stel je de automatische herinneringen in of stuur je ze in specifieke gevallen handmatig maar snel. Je kunt je klanten een herinneringsmail laten sturen op de vervaldatum of daarna. Dit bericht kun je helemaal aanpassen aan je eigen situatie en wensen.

Wil je ook geen tijd meer te verspillen aan achterstallige betalingen en wanbetalers?

Neem een Zervant abonnement

Lees meer over hoe je automatisch betalingsherinneringen verstuurt via de simpele Zervant online software.