Qu’est-ce que l’e-facturation ? Guide pour débutants

Qu’est-ce que l’e-facturation ? Qu’est-ce qu’une facturation électronique? Comment la facturation électronique fonctionne-t-elle ? Pourquoi auriez-vous besoin d’utiliser l’e-facturation en tant qu’auto-entrepreneur, et quels sont ses avantages ? Si vous ne connaissez pas la réponse à ces questions, ou si vous voulez tout simplement en savoir plus au sujet de l’e-facturation, alors continuez de lire cet article. 

La digitalisation est de plus en plus présente dans notre vie au quotidien, aussi bien dans notre vie privée que dans notre vie professionnelle. Il y a une raison très simple pour expliquer ce phénomène : la digitalisation permet de faire les choses de manière plus efficace, plus rapidement tout en réalisant des économies. Si vous voulez booster votre productivité tout en servant et aidant vos clients plus rapidement, passez-donc à la facturation électronique !

Cela fait déjà quelques années que vous avez commencé à envoyer vos factures par e-mail. Si l’on compare à une facture papier envoyée par courrier, une facture par e-mail vous fait gagner beaucoup de temps et réduit également l’impact sur l’environnement. Alors pourquoi passer à la facturation électronique ? Tout d’abord, une facture envoyée par e-mail n’est pas du tout la même chose qu’une facture électronique. 

Sommaire

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

Quelle est la différence entre une facture envoyée par e-mail et une facture électronique ?

Comment envoyer une facture électronique ?

Comment faire une facture électronique ?

Quelles sont les informations nécessaires à inclure sur une facture électronique ?

Qu’est-ce qu’une adresse de facturation électronique ?

Infographie sur l’e-facturation : notre guide pour débutants

Les dates clés et une obligation à l’horizon 2023/2025

Pourquoi l’envoi d’e-factures peut-il échouer ?

Comment archiver les factures électroniques ?

Pourquoi me demanderait-t-on des e-factures ?

Quels sont les avantages de la dématérialisation ?

Passez à la facturation électronique dès aujourd’hui !

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

En tant qu’entrepreneur, vous devez sans doute vouloir être payé aussi rapidement que possible. Vos clients, quant à eux, veulent pouvoir payer leurs factures de la manière la plus simple possible. La facturation électronique permet ainsi de simplifier le processus entier de facturation. Contrairement à une facture papier ou même à une facture envoyée par e-mail, tout le processus de facturation électronique se fait de manière digitale. En effet, aucun papier n’est scanné ni imprimé durant tout le processus. 

Une facture électronique est donc tout simplement une facture envoyée vers le système de gestion de factures électroniques de votre client sans autre intervention requise.

Lorsqu’une facture électronique est créée, toutes les formations contenues sur la facture électronique sont automatiquement enregistrées et envoyées. Ainsi, une facture électronique peut facilement être envoyée d’un système à un autre. Une facture électronique contient les mêmes informations qu’une facture traditionnelle, à la différence qu’une facture électronique doit être envoyée à une adresse de facturation électronique et non pas à l’adresse e-mail de votre client.

La facture électronique est donc envoyée à travers une plateforme qui traite les factures électroniques à un format spécifique. La facture électronique est alors directement envoyée à votre client, qui pourra ensuite lui-même directement effectuer le paiement sans avoir à taper manuellement le montant de la facture. 

La vidéo ci-dessous vous aidera à mieux comprendre comment la facturation électronique fonctionne :

 

Quelle est la différence entre une facture envoyée par e-mail et une facture électronique ?

Il est facile de mélanger les deux, dans la mesure où elles sont toutes deux envoyées en ligne. La différence est leur destination :

• Les factures envoyées par e-mail sont envoyées vers la boîte e-mail de votre client.
• Les e-factures sont envoyées sur le système de traitement des e-factures de votre client.

Par chance, envoyer des e-factures avec Zervant est aussi simple que d’envoyer des factures par e-mail !

 

Comment envoyer une facture électronique ?

Un logiciel de facturation n’est pas nécessaire pour pouvoir créer et envoyer des factures électroniques. Cependant, utiliser un logiciel de facturation qui supporte les factures électroniques vous fera gagner énormément de temps et vous simplifiera la tâche. A Zervant, nous recommandons naturellement d’utiliser un logiciel de facturation pour l’envoi de vos factures électroniques. Il est extrêmement simple d’envoyer une facture électronique avec Zervant.

Comment faire une facture électronique ?

Avec Zervant par exemple, envoyer une facture électronique n’est pas plus compliqué que d’envoyer une facture par e-mail. Il vous suffit tout simplement de sélectionner votre client, votre produit, saisir l’adresse de facturation électronique de votre client, et de cliquer sur envoyer votre facture au format électronique. 

Chez Zervant, le service de facturation électronique est proposé en partenariat avec Basware et Chorus Pro. Ce service est inclus dans nos abonnements premium.

Les illustrations ci-dessous vous aideront à mieux comprendre comment faire une facture électronique, et comment le processus de facturation électronique fonctionne avec Zervant par exemple :

Processus d’envoi de factures électroniques au secteur public via Chorus Pro, directement depuis Zervant :

Lisez notre article pour savoir comment envoyer vos factures électroniques au secteur public facilement, directement depuis Zervant. 

Processus d’envoi de factures électroniques depuis Zervant, via notre partenaire Basware :

Quelles sont les informations nécessaires à inclure sur une facture électronique ?

Quelles sont les mentions obligatoires sur la facture électronique? Les factures électroniques sont envoyées en utilisant les adresses de facturation électronique de l’expéditeur et du destinataire, de la même manière dont les réseaux de téléphonie mobile fonctionnent : l’appelant et l’appelé ont tous deux besoin d’un numéro de téléphone afin que les opérateurs puissent les identifier. Ainsi, pour pouvoir envoyer une facture électronique, vous devez indiquer :

• Les coordonnées de votre entreprise : un numéro de TVA  ou un numéro SIRET est requis pour envoyer des factures électroniques
• Les coordonnées de votre client : avant d’envoyer une facture électronique, assurez-vous que votre client peut effectivement bien recevoir des factures électroniques. Vérifiez également que le système de votre client est bien compatible. 
• Les champs que votre client souhaite que vous remplissiez pour leur facture. (le numéro du bon de commande par exemple)

Cet article liste les mentions obligatoires à faire apparaître lorsque vous créez une facture. 

Qu’est-ce qu’une adresse de facturation électronique ?

Comme avec tout ce que vous envoyez par voie postale ou par e-mail, il vous faut une adresse. Ainsi, votre facture arrive au bon endroit.

Les e-factures existent en différents formats, en fonction de l’opérateur et du logiciel d’e-facturation que votre client utilise. Voici quelques exemples de formats d’adresses de facturation : numéro de ORGNR, TVA, GLN.

Ne vous laissez pas impressionner par toutes ces abréviations inconnues – elles ne sont que des codes pour les séquences numériques dont vous avez besoin pour envoyer des e-factures à vos clients. Vous pouvez demander son adresse d’e-facturation à votre client.

Infographie sur l’e-facturation : notre guide pour débutants

Nous avons réalisé une infographie afin que vous puissiez visualiser les informations relatives à la facturation électronique en un clin d’œil ! L’infographie ci-dessous présente les informations suivantes : 

• chiffres et des données relatifs à la facturation électronique ;
• les principaux avantages de l’e-facturation ; 
• une section dédiée aux petites entreprises. 

N’hésitez pas à partager cette infographie ! Cliquez sur les boutons de partage se situant à la fin de l’article pour partager cette infographie, sans oublier de mentionner Zervant

 

Les dates clés et une obligation à l’horizon 2023/2025

Des études ont déjà montré que la facturation électronique va devenir de plus en plus importante et sera de plus en plus utilisée dans les années à venir. Alors, pourquoi?

La technologie derrière la facturation électronique existe en réalité depuis plus de 30 ans, mais cette technologie n’était jusqu’à présent pas accessible au grand public. Les problèmes étaient des coûts conséquents, et internet, qui en était encore à ses débuts. 

Aujourd’hui, la situation est complètement différente et les conditions sont désormais idéales pour commencer une révolution dans le monde de la facturation grâce à la facturation électronique. 

Les pays membres de l’Union européenne et la Commission européenne ont adopté la directive 2014/55/UE, une norme européenne sur la facturation électronique, pour mettre un terme à la multiplicité des formats de facturation électronique. L’absence d’une norme commune complexifiait les procédures et entraînait des coûts supplémentaires. Conformément à la nouvelle norme européenne, tous les pouvoirs adjudicateurs devront accepter les factures électroniques. Selon les prévisions de l’UE, en matière d’opérations entre entreprises, l’e-facturation pourrait permettre d’économiser jusqu’à 40 milliards d’euros dans toute l’Union.

L’Union européenne n’est pas la seule à encourager ce changement. La facturation électronique est également portée par les entreprises en raison des économies qu’elle engendre.

Le degré d’intégration de ce processus dans la culture des entreprises varie encore selon les pays. Néanmoins, l’Union européenne impose à ses États membres de recourir à la facturation électronique pour tous les marchés publics à partir de novembre 2018.

En 2010, la Commission européenne a annoncé qu’elle souhaitait voir la facturation électronique devenir le principal mode de facturation en Europe. La généralisation de facturation électronique correspond effectivement aux objectifs de la stratégie numérique pour l’Europe.

En 2014, la directive du Parlement européen sur la facturation électronique dans le cadre des marchés publics (entreprises vers le gouvernement “B2G”) est entrée en vigueur. Au cours de l’année 2018, la facture électronique a été introduite et s’est généralisée à travers l’Europe. 

En France, l’ordonnance no 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique stipule que tous les acteurs économiques concernés par les marchés publics doivent transmettre leurs factures sous forme dématérialisée, lesquelles doivent être acceptées par toutes les administrations publiques. 

La transmission obligatoire d’e-factures est progressivement mise en œuvre depuis janvier 2017. L’ordonnance prévoit plusieurs dates d’entrée en vigueur de la loi en fonction de la taille de l’entreprise prestataire.

La facturation électronique en France : le déploiement de la législation a commencé en janvier 2017

La France a progressivement imposé l’e-facturation aux entreprises travaillant avec le secteur public depuis 2017. L’avant-dernière étape de l’adoption de l’e-facturation a démarré en janvier 2019 et toute entreprise de plus de 10 salariés devra envoyer des e-factures à ses clients du secteur public. Pour favoriser l’adoption, l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) fournit le service Chorus Pro d’émission d’e-factures aux entreprises facturatrices ne disposant pas d’autres moyens pour envoyer des factures électroniques.

Dans le cadre de marchés publics, la facturation électronique est devenue obligatoire en France :

• depuis le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) 
• depuis le 1er janvier 2018  pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés) 
•  depuis le 1er janvier 2019 pour petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) 
• Depuis le 1er janvier 2020 pour les TPE (moins de 10 salariés).

Et maintenant, la facturation électronique est donc désormais obligatoire dans le cadre de marchés publics pour les entreprises de toutes tailles en France.

Une obligation à l’horizon 2023/2025

Le 1er janvier 2023, toutes les entreprises seront dans l’obligation d’accepter les factures électroniques. De plus, les grands comptes seront dans l’obligation d’émettre des factures électroniques. 

Le 1er janvier 2024, les ETI (entreprises de taille intermédiaire) seront dans l’obligation d’émettre des factures électroniques. 

Le 1er janvier 2025, les PME et les TPE seront dans l’obligation d’émettre des factures électroniques. 

Pourquoi l’envoi d’e-factures peut-il échouer ?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles l’envoi d’e-factures peut échouer, mais il s’agit en général d’une erreur au moment d’entrer les informations d’envoi. Rappelez-vous que l’e-facture est envoyée vers le logiciel d’e-facturation de votre client dans un format lisible par une machine. Si la dite machine ne peut lire la facture, elle ne peut être reçue.

L’erreur la plus commune se trouve dans l’adresse d’e-facturation. Les fautes de frappe, ou le mauvais format sélectionné avant d’envoyer l’e-facture.

Notez que l’e-facturation est une technologie relativement récente, ainsi des problèmes de routing peuvent se produire entre les systèmes d’e-facturation.

Comment archiver les factures électroniques ?

En ce qui concerne l’archivage des factures électronique, les factures électroniques doivent être archivées au format auxquelles elles sont reçues. Concrètement, cela signifie que le format auquel les factures électroniques sont envoyées et reçues ne doit pas changer, et elles ne doivent pas être imprimées, ni être archivées dans un dossier pour son stockage. Les factures doivent être gardées et archivées pendant 10 ans et ne doivent pas être changées.

Pourquoi me demanderait-t-on des e-factures ?

Il peut y avoir plusieurs raisons à cela, mais la raison principale est la rapidité et la simplicité avec lesquelles les e-factures sont gérées. Avec l’e-facturation, vos clients peuvent gérer toutes leurs factures au même endroit, ceci leur fait gagner du temps, et économiser de l’argent. Avoir toutes ses factures au même endroit rend la gestion plus sécurisée, et il est plus aisé de rester à jour en vous assurant que vos factures ne seront pas perdues ou oubliées, et en vous aidant à vous faire payer plus rapidement, puisque vos clients peuvent payer vos factures en un clic.

Il est aussi bon de garder en tête qu’il existe une directive européenne mandatant l’e-facturation dans le secteur public.

Quels sont les avantages de la dématérialisation ?

Quels sont les avantages de la facturation électronique ?La facturation électronique offre de nombreux avantages comme par exemple l’accélération des paiements et la réduction du nombre d’erreurs. Cet article liste les nombreux avantages de la facturation électronique, aussi bien pour l’expéditeur que le destinataire.

Voici les principaux avantages qu’offre l’e-facturation : 

• Un gain de temps ! Contrairement aux factures papiers, les factures électroniques sont automatiquement envoyées à partir d’un système ou d’un logiciel à un autre sans le besoin de travail manuel, et c’est la raison pour laquelle il est si rapide d’envoyer et de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises peuvent prendre jusqu’à 23 jours pour payer leurs factures. Si des corrections doivent être faites, alors tout le processus de facturation peut prendre jusqu’à 90 jours. Grâce à la facturation électronique, le processus entier de facturation prend seulement cinq jours ! (Source: e-Invoicing Basics).
• Des factures complètes et sans erreurs. Puisque les factures électroniques sont envoyées à un format prédéfini, le nombre d’erreurs liés à la saisie manuelle diminue considérablement. De plus, l’archivage des factures est simplifié et plus sécurisé, ce qui vous permet d’effectuer votre comptabilité plus facilement.
• C’est bon pour l’environnement ! Cela va sans dire, mais vous pouvez économiser des quantités de papier considérables en choisissant d’envoyer des factures électroniques au lieu de factures papier.
• Faites des économies ! Une étude menée par Billentis révèle que en moyenne, envoyer une facture électronique coûte trois euros alors qu’une facture papier coûte en moyenne six euros. (source : GS1 France 2010). De plus, utiliser la facturation électronique vous permet de réduire vos frais (papier, impression, enveloppe, envoie postal, électricité, etc.)

Passez à la facturation électronique dès aujourd’hui !

A Zervant, nous pensons que la facturation électronique est incontestablement le futur de la facturation traditionnelle. Alors, qu’attendez-vous pour passer à la facturation électronique ?

Soyez conforme avec la nouvelle régulation et passez à la facturation électronique dès aujourd’hui !

Envoyez vos e-factures facilement !

Soyez conforme à la nouvelle législation et passez à la e-facturation simplement et rapidement avec Zervant !

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Sources

Nous avons utilisé beaucoup de sources pour créer cette infographie. Nous avons listé ci-dessous toutes les ressources que nous avons utilisées pour chacune des six différentes catégories que cette infographie comporte.

Pourquoi tout ce bruit ?

http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=CELEX:52010DC0712
http://www.basware.fi/sites/default/files/restricted/easy-einvoicing-ebook-its-time-to-switch.pdf

Qu’est-ce que l’e-facturation ?

http://www.billentis.com/einvoicing_ebilling_market_overview_2015.pdf
http://www.einvoicingbasics.co.uk/what-is-e-invoicing/types-of-einvoice/
http://www.accaglobal.com/content/dam/acca/global/PDF-technical/technology-publications/pol-tp-gpta.pdf

Chiffres et données

http://public.spendmatters.eu/2015/07/16/einvoicing-in-europe-how-much-has-it-really-taken-off/
http://www.opuscapita.com/news-and-events/news/2015/global-report-estimates-great-growth-potential-in-electronic-invoicing
http://www.billentis.com/einvoicing_ebilling_market_overview_2015.pdf
http://www.billentis.com/einvoicing_ebilling_market_overview_2016.pdf
http://www.ricoh.nl/Images/billentis_2014_t_76-76133.pdf
http://www.opuscapita.com/news-and-events/news/2014/dramatic-increase-in-electronic-invoicing-offers-benefits-for-consumers-and-financial-departments
http://www.suomenpankki.fi/en/rahoitusjarjestelman_vakaus/maksuneuvosto/Documents/PC_WG2_Payments_in_an_increasingly_digital_economy.pdf
http://www.sharedserviceslink.com/article/e-invoicing-2015-by-the-numbers

Avantages

http://www.einvoicingbasics.co.uk/benefits-of-einvoicing/facts-and-figures/
http://www.einvoicingbasics.co.uk/what-is-e-invoicing/types-of-einvoice/
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=CELEX%3A52010DC0712
https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/96473/Rodarte%20Soto_Francisco.pdf?sequence=1
http://www.einvoicingbasics.co.uk/why-einvoicing/the-challenges-of-paper-invoices/
http://uknef.org.uk/downloads-resources.aspx
https://www.eia.gov/tools/faqs/faq.cfm?id=97&t=3
http://www.billentis.com/einvoicing_ebilling_market_overview_2015.pdf
http://traxpay.com/2015/07/preparing-for-2018-germany-sweden-and-the-eu-e-invoicing-directive/
http://www.cloudtradenetwork.com/en/blog/2015/e-invoicing-is-vital-for-the-future-office
http://blog.oneposting.com/why-you-shouldnt-be-printing-invoices-anymore  
http://www.techradar.com/news/software/business-software/the-benefits-of-e-invoicing-for-smbs-1142035

Études de cas

http://uknef.org.uk/media/158/ukeag_case_study_dhl.pdf
http://uknef.org.uk/media/463/ukeag_case_study_camden.pdf

Qu’en est-il des petites entreprises ?

http://www.basware.fi/sites/default/files/restricted/easy-einvoicing-ebook-its-time-to-switch.pdf
http://www.basware.com/pdf-ebooks?nid=11340&rdt1=
http://www.basware.com/sites/default/files/restricted/automating_payables_for_the_sme_market_-_a_paystream_advisors_report_2012.pdf
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=CELEX%3A52010DC0712
http://www.accaglobal.com/content/dam/acca/global/PDF-technical/technology-publications/pol-tp-gpta.pdf
http://www.accaglobal.com/content/dam/acca/global/PDF-technical/technology-publications/pol-tp-uoei.pdf
http://www.opuscapita.com/news-and-events/news/2015/global-report-estimates-great-growth-potential-in-electronic-invoicing
http://www.billentis.com/einvoicing_ebilling_market_overview_2014.pdf
http://www.basware.fi/sites/default/files/restricted/easy-einvoicing-ebook-its-time-to-switch.pdf