8 pratiques en matière de facturation pour être payé vite

Facturation 25.04.2022 29.08.2023 8 min

Avant d’en arriver au retard ou même au défaut de paiement, on peut mettre en place un certain nombre de bonnes pratiques pour s’assurer de recevoir ses paiements à temps.

Beaucoup des retards de paiement sont en fait dûs à un problème côté fournisseur. Il s’agit donc d’abord d’éviter de causer du tort à ses paiements.

On peut aussi agir plus ou moins directement sur les process de paiement du client pour toujours placer sa facture dans le haut de la pile.

Dans cet article 8 conseils très simples à mettre en place pour être payé, et pour être payé à temps.

Sommaire

1. Être irréprochable sur ce que vous maitrisez

Soyez irréprochable sur les informations que vous communiquez. Vous éviterez ainsi des retards dus à des coquilles. En effet, il n’est pas impossible d’oublier un terme dans la facture ou d’avoir fait une erreur dans un de ces termes.

Vérifiez donc toujours la présence des éléments suivants et leur exactitude :

Nom et numéro de votre entreprise
L’adresse de votre entreprise
Nom et adresse du client
Le numéro de facture
La date de la facture
La durée de validité
Les numéros de taxe requis par la législation locale
Les conditions de paiement
Liste détaillée des produits ou des services que vous avez fournis

Mettez une explication de chaque coût comme le taux horaire ou les dépenses de matériels. En mentionnant ce type de détails, vous gagnez en transparence avec votre client et il sera plus à même de payer la facture.

Enfin, si les détails sont bien présents, ne vous trompez pas de destinataire. Il n’est pas impossible que vos clients fassent appel à un comptable externe pour s’occuper de leur facture et il est souvent plus efficace de lui envoyer directement.

Demandez donc en amont à qui envoyer la facture et vérifiez bien le destinataire avant l’envoi de la facture.

2. Instaurer autant de régularité que possible

Le meilleur moyen d’être payé à temps, c’est que la facture soit attendue et anticipée par l’équipe comptable de vos clients.

Pour ça, il est hyper important d’être aussi régulier et rapide que possible dans l’édition des factures. Par exemple, si vous savez que vos clients paient les factures entre le 20 et le 25 du mois, faites toujours en sorte de facturer en début de mois.

Même si cela paraît évident, certaines situations comme un très gros contrat en attente peuvent vous faire oublier la facturation d’un ou plusieurs clients. Faites de la facturation une priorité.

Le meilleur moment pour envoyer une facture est immédiatement après l’achèvement du projet. À moins que vous n’ayez un autre arrangement financier avec vos clients, vous ne pouvez pas vous permettre d’attendre pour envoyer une facture.

3. Obtenez le bon canal pour envoyer vos factures

Choisissez le canal qui vous correspond le mieux pour l’envoi de vos factures : envoi papier ou facture électronique.

Notez que depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises sont tenues d’accepter les factures électroniques. Vous n’avez plus à demander à votre client l’autorisation de dématérialiser le document.

Vous devez être en mesure de garantir l’intégrité de la facture électronique. Envoyez vos factures sous un format qui interdit les modifications par le client (préférez le PDF au Word, par exemple).

En cas d’envoi papier, vous devez établir deux exemplaires : l’un est envoyé au destinataire et l’autre est à conserver dans vos archives.

Mais pour envoyer la facture à la bonne personne, au bon format et au bon moment, il peut arriver que vous soyez tributaire de la relation commerciale.

Par exemple, vous envoyez la facture pour vos services au directeur marketing, qui se charge de la transférer au DAF.

Autant que possible, essayez d’obtenir des indications claires sur le process de paiement, et suivez-les. Par exemple, envoi par email avec PDF joint à l’adresse factures@client.com le 12 de chaque mois.

Si vous souhaitez envoyer une facture au secteur public, la démarche est spécifique et se fait sur le portail Chorus pro.

4. Mettez en place des délais de paiement clairs

Fixez des délais de paiement clairs pour vos clients afin de vous assurer d’être payé à temps. Le délai de paiement le plus extrême que vous pouvez mettre en place est le paiement anticipé.

Les paiements anticipés sont d’excellents moyens d’assurer votre trésorerie. Ils peuvent vous permettre de couvrir les coûts RH ou les coûts d’investissement. C’est très classique pour les entreprises qui ont de gros besoins de fonds de roulement, comme les cabinets de conseil ou les agences SEO.

En effet, certains projets nécessitent des ressources importantes, il peut donc être judicieux de demander un prépaiement des produits ou des services. Le prépaiement peut couvrir une partie ou la totalité de vos coûts à l’avance.

Tous les projets ne nécessitent pas de paiement à l’avance. Dès lors que le paiement est régulier, et surtout “anticipable” par le client, vous pouvez suivre vos factures et vous assurer que vos clients ne se mettent pas en retard.

Ayez un contrat clair avec des conditions préétablies. Si vous voulez que votre client vous prenne au sérieux, faites preuve d’une attitude la plus professionnelle possible en ayant un contrat détaillé et précis.

Relisez bien les conditions d’un contrat que vous renouvelez. Entre-temps, votre situation et votre contrat auront peut-être changé. Cela peut aussi permettre de supprimer une mauvaise habitude qu’a pris un client, par exemple un paiement en retard.

Mentionnez aussi les pénalités de retard dans votre contrat. De nombreux clients ne prennent conscience des échéances que s’il y a des contraintes financières derrière. Précisez le montant de pénalités en fonction du nombre de jours de retard.

delai_de_paiement_facture — entreprendre.banque-france.fr

5. Veiller au grain

Il existe de très nombreuses raisons pour lesquelles le paiement d’une facture peut être en retard : congés, maladies, facture non reçue, mal traitée, paiement mal réalisé, etc.

Votre objectif est de veiller au grain pour vous prémunir contre ces imprévus. Mettez en place des process automatiques pour vous alerter lorsqu’une facture devrait avoir été payée, mais ne l’a pas été.

Plus vous facturez régulièrement, plus les clients paieront fréquemment. En tant que fournisseur, vous êtes tenu de facturer de manière régulière et continue. Il est tout à fait possible de facturer deux fois par mois, voire plus souvent dans certains cas.

Si vous fournissez un service en particulier ou un produit précis, facturez après chaque service plutôt que de vous en tenir à une date précise comme la fin du mois. Soyez proactif pour être à même de relancer vos clients.

Le fait d’être proactif vous permet aussi de mettre au courant votre client des prochaines échéances et vous serez plus à même de lui envoyer des rappels professionnels avant chaque date d’échéance par exemple.

Enfin, en cas de non réponse ou de non paiement à date, n’hésitez pas à relancer votre client ! Il ne faut pas avoir peur de faire preuve d’assertivité lorsque vous relancez vos clients.

Envoyer des relances de factures impayés n’est pas toujours aisé. Pourtant, si un débiteur n’a pas payé, il est nécessaire de lui envoyer d’abord un premier rappel juste après la date d’échéance et ensuite de manière régulière jusqu’au paiement de la facture en question.

Faites ces rappels par mail mais aussi par téléphone: essayez autant que possible de comprendre les causes du retard. Parfois il s’agit d’une mauvaise communication. Il suffit que la mauvaise personne soit en congés quelque temps pour que des retards importants apparaissent.

L’objectif dans chacune de vos relances doit être de mieux comprendre le problème, pour ensuite proposer des solutions. Insister pour être payé immédiatement par tous les canaux possibles ne fera qu’envenimer la situation, et endommager la relation commerciale.

6. Soyez souple sur les moyens de paiement

Il existe de nombreux moyens de paiement : prélèvement SEPA automatique, carte bleue, chèque, etc. Chacun de ces moyens a des avantages et des inconvénients pour vous et vos clients.

Plus vous élargissez vos options de paiement, plus vous offrez de la souplesse à votre client et plus vous réduisez les retards de paiement.

Soyez au courant des risques et des avantages de chaque option de paiement, mais ne restez pas dans le passé en dépendant exclusivement de paiements faits par chèques ou virement.

Le graal, c’est le prélèvement SEPA automatique ou bien l’empreinte de carte bleue avec autorisation de prélever automatiquement.

7. Ne livrez pas trop tôt

Cette tactique n’est pas la première option à privilégier mais elle est malheureusement parfois nécessaire, surtout si votre client n’a pas payé les précédentes factures à temps. Tant que la facture est impayée, vous ne livrez pas votre client.

Par ailleurs, lorsque vous faites la livraison, utilisez des modèles de bons de livraisons standards afin de ne pas avoir de malentendu sur la bonne réception de la livraison.

Vous pouvez présenter à votre client une photo indiquant que le produit est terminé ou prêt à être envoyé. En faisant cela, vous montrez que vous avez respecté vos engagements et que c’est maintenant à lui de respecter les siens en vous payant.

Ceci est particulièrement important quand il s’agit de produits personnalisés, périssables ou qui se déprécient rapidement après la livraison. Si vous pensez qu’il y a un risque, insistez sur des fonds de garantie comme un transfert électronique.

Quand les choses tournent au vinaigre, n’hésitez pas et envoyez tout compte impayé à une agence de recouvrement au bon moment; au plus tard 90 jours après la date d’échéance.

Après ce délai, la balance bascule en votre défaveur et la probabilité d’être payé diminue de plus en plus.

8. Construisez la fidélité client

La première motivation d’un client pour payer, c’est qu’il ait encore besoin de vous. Le meilleur moyen de s’assurer ça, c’est de construire la fidélité client. Ne négligez surtout pas l’impact de la relation commerciale dans les délais de paiement.

Si vous réussissez à développer de bonnes relations avec vos clients alors vos échanges seront facilités et les paiements seront moins tabous. Si un de vos clients vous apprécie particulièrement, il n’hésitera pas à débloquer les fonds voulus en temps et en heure.

De plus, si vous connaissez bien votre client vous pourrez plus facilement comprendre son cycle de paiement et le relancer. Il n’hésitera pas à vous faire passer en priorité et sera plus à même d’être à l’écoute de vos nouvelles offres et de vos relances.

Il peut être intéressant également de remercier régulièrement ces clients notamment lorsque vous recevez un paiement ou que vous signez une nouvelle offre.

Un simple email ou un courrier postal et pourquoi pas un cadeau pour fêter un succès commun sont de bonnes pratiques si vous souhaitez avoir une bonne relation avec vos clients.