Comment mettre en place une facturation récurrente ?

Facturation 18.06.2019 29.08.2023 9 min

Automatisez les factures pour des paiements réguliers et fluides, économisez du temps et évitez les erreurs avec une solution de facturation en ligne !

Sommaire

La facture récurrente : un document particulier

Facture envoyée à intervalles réguliers, la facture récurrente est présente dans de nombreux paiements au quotidien.

Qu’est-ce qu’une facture récurrente ?

Une facture récurrente est une facture émise périodiquement pour des biens ou des services fournis de manière continue ou régulière. Cela signifie que le paiement pour ces biens ou services est dû à intervalles réguliers, tels que chaque semaine, mois ou année, plutôt qu’une seule fois pour toute la prestation.

En utilisant des factures récurrentes, les fournisseurs de services et les vendeurs de biens peuvent établir une relation à long terme avec leurs clients et garantir des flux de trésorerie réguliers. Quant aux clients, ils bénéficient d’une commodité accrue en n’ayant pas à se rappeler de faire des paiements réguliers.

Bon à savoir

L’avis n°18-2 bis rendu par la Commission d’examen des pratiques commerciales rappelle que :

« Afin qu’une entreprise puisse recourir à une facturation récapitulative, l’article 289 I 3° du Code général des impôts pose trois conditions cumulatives :

les ventes de produits ou les prestations de service doivent être distinctes les unes des autres ;
elles ne doivent concerner à chaque fois qu’un seul et même acquéreur ou bénéficiaire des prestations :
elles rendent exigibles la TVA qu’elles génèrent au cours du même mois civil. »

Cet avis permet de statuer sur la possibilité ou non de réaliser des factures périodiques.

Comment fonctionne la facture récurrente ?

Le processus de facturation récurrente implique généralement plusieurs étapes.

Création d’un contrat : le fournisseur de services et le client conviennent des termes et conditions de l’abonnement ou du contrat à long terme, dont la fréquence et le montant des paiements.
Mise en place d’un système de facturation récurrente : le fournisseur de services utilise un logiciel de facturation en ligne pour configurer les détails du plan de facturation récurrente. Le client peut également autoriser le fournisseur de services à prélever automatiquement les paiements à partir de son compte bancaire ou de sa carte de crédit.
Émission de la facture : le système de facturation ou de paiement en ligne émet automatiquement une facture à la date d’échéance prévue pour chaque paiement récurrent. Avec Zervant, le modèle de facture gratuit à télécharger contient notamment les détails du service, le montant, la date d’échéance et les coordonnées bancaires ou de carte de crédit pour le paiement.
Traitement du paiement : le système traite automatiquement le paiement à partir du compte ou de la carte du client et envoie une confirmation de paiement au fournisseur de services.
Suivi et gestion des factures : en ligne, le fournisseur de services peut suivre et gérer toutes les factures récurrentes à partir d’un tableau de bord centralisé. Il accède à la modification des détails du plan de facturation, la gestion des mises à jour de paiement et la communication avec les clients en cas de problèmes de facturation.

Le processus de facturation récurrente est conçu pour être efficace et automatisé. Il permet aux entreprises de se concentrer sur la prestation de services – ou la vente de biens – de haute qualité tout en assurant un flux de trésorerie constant.

Dans quels cas utiliser une facture récurrente ?

En tant que particulier comme en tant qu’entreprise, les factures récurrentes sont souvent utilisées. On les retrouve par exemple pour les abonnements à des services tels que les abonnements de téléphonie mobile, ceux de logiciels, de magazines, les frais de location, les paiements de prêt, etc. L’hébergement de site web ou encore le règlement de ses assurances se payent également via des factures récurrentes.

Dans l’ensemble, toute entreprise qui fournit des services ou des produits sur une base régulière et continue peut bénéficier de la facturation récurrente. Cela lui assure un flux de trésorerie constant et simplifier le processus de facturation. Les délais sont quant à eux spécifiques, et la rémunération d’une prestation de service par abonnement annuel doit être conforme aux règles de facturation.

Pour en savoir plus, consultez l’avis n°15-27 rendu par la Commission d’examen des pratiques commerciales.

Création de facture récurrente : conseils et mentions à faire apparaître

Vous avez des clients réguliers ? Automatisez la facturation avec la création de facturation récurrente. Économisez du temps, évitez les erreurs et offrez une expérience client fluide.

Comment faire une facture récurrente ?

Les étapes à suivre pour créer une facture récurrente sont les suivantes :

Choisissez un logiciel de facturation récurrente ou un système de paiement en ligne, tel que Zervant ;
Configurez votre profil de facturation en ajoutant les détails de votre entreprise ( nom de l’entreprise, adresse, logo, coordonnées bancaires, etc ) ;
Créez un modèle de facture récurrente avec les détails du service ou du produit fourni, le montant à facturer, la date d’échéance et la fréquence de facturation ;
Ajoutez les informations relatives au client ( nom, adresse, coordonnées de paiement, date de début et date de fin du contrat, etc ) ;
Programmez la facture récurrente selon un calendrier de facturation ;
Envoyez la première facture une fois que tout est configuré, les factures récurrentes suivantes seront générées automatiquement selon le calendrier de facturation que vous avez configuré.
Suivez les paiements reçus et en attente, ainsi que les paiements en retard ou manquants, et envoyez si nécessaire des rappels de paiement aux clients qui ont des factures en retard.

En suivant ce processus, vous pouvez créer une facture récurrente pour vos clients et simplifier le processus de facturation pour votre gestion d’entreprise.

Que faut-il mentionner sur la facture ?

Une facture récurrente doit contenir les mêmes informations qu’une facture entre professionnels normale, mais elle doit également inclure des informations spécifiques liées à la fréquence de facturation.

Voici les éléments importants à mentionner sur une facture récurrente :

Les informations de l’entreprise	Le nom de l’entreprise, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail doivent être clairement indiqués sur la facture.
Les informations du client	Les coordonnées du client, telles que le nom, l’adresse et les coordonnées de paiement, doivent également figurer sur la facture.
La date de facturation	La date à laquelle la facture a été générée et envoyée au client doit être présente sur le document.
La description du service ou du produit fourni	La description du service ou du produit fourni doit être claire et détaillée.
Le montant facturé	Le montant facturé pour chaque service ou produit doit être indiqué sur la facture.
Les frais supplémentaires	Si des frais supplémentaires, tels que des frais de retard ou des frais de traitement, sont facturés, ils doivent être clairement inscrits sur la facture envoyée.
La date d’échéance	La date à laquelle le paiement doit être effectué doit être spécifiée sur la facture.
La méthode de paiement	Les différentes méthodes de paiement acceptées, telles que les cartes de crédit, les chèques ou les virements bancaires, doivent être indiquées.
La fréquence de facturation	La fréquence à laquelle la facture sera générée et envoyée au client doit être clairement mentionnée, ainsi que la durée de l’engagement.

En incluant ces mentions obligatoires sur chaque facture récurrente que vous envoyez, vous pouvez éviter les erreurs et les retards de paiement. Ainsi, vous améliorez la relation avec vos clients sur le long terme en leur offrant une facturation claire et transparente.

Quand envoyer une facture récurrente ?

La fréquence à laquelle vous devez envoyer une facture récurrente dépend de votre accord avec le client et de la nature du service ou du produit fourni.

En général, les fréquences de facturation courantes pour les factures récurrentes sont :

La facturation mensuelle, si vous fournissez un service chaque mois, tel que la maintenance informatique ou la comptabilité.
La facturation hebdomadaire, si vous fournissez un service chaque semaine, tel que le nettoyage entre autres.
La facturation trimestrielle, si vous fournissez un service tous les trois mois, tel que la gestion de projet par exemple.
La facturation annuelle, si vous fournissez un service chaque année, tel que la maintenance annuelle d’un équipement ou l’hébergement d’un site web.

Bon à savoir

Il est important de déterminer la fréquence de facturation lors de la création de l’accord avec le client. Assurez-vous de bien préciser la date d’échéance de chaque facture récurrente, ainsi que la date à laquelle vous prévoyez d’envoyer la facture au client. Il est également conseillé de communiquer régulièrement avec vos clients pour vous assurer qu’ils sont satisfaits du service et pour résoudre rapidement tout problème éventuel.

Éditer une facture récurrente en ligne grâce à un logiciel adapté

Les factures récurrentes sont généralement émises automatiquement par des logiciels de facturation ou des systèmes de paiement en ligne. Cela permet de réduire le temps et les efforts nécessaires pour facturer des services à intervalles réguliers et facilite la gestion des paiements et de la comptabilité.

Comment faire une facture récurrente en ligne ?

Lorsque vous avez des clients réguliers qui payent à intervalles constants des services ou des produits fournis, un logiciel de facturation récurrente comme Zervant permet de créer un profil de récurrence facilement et rapidement.

Avec la création d’un profil de récurrence, profitez d’un moyen efficace pour automatiser la facturation récurrente. Le logiciel de facturation en ligne Zervant met à disposition de ses utilisateurs un guide pour créer un profil de récurrence. Pas à pas, vous êtes accompagné dans la réalisation de la facture périodique et économisez ainsi du temps dans le futur.

Pourquoi utiliser un logiciel pour créer ses factures récurrentes ?

Il y a plusieurs avantages à utiliser un logiciel de facturation pour créer ses factures récurrentes :

Automatisation & gain de temps

Les logiciels de facturation permettent d’automatiser le processus de facturation récurrente, ce qui vous évite d’avoir à créer manuellement des factures à chaque fois. Cela vous fait gagner du temps et réduit le risque d’erreurs.

Personnalisation

Ces logiciels offrent des options de personnalisation pour les factures, telles que la possibilité d’ajouter votre logo, de personnaliser les couleurs et le contenu des factures pour correspondre à votre marque.

Amélioration de la trésorerie et suivi des paiements

Les logiciels de facturation peuvent suivre les paiements et envoyer des rappels de paiement aux clients en cas de retard de paiement. Cela peut réduire les problèmes financiers et améliorer la gestion de la trésorerie.

Gestion des clients

Ces outils à la facturation sont capables de stocker les informations de contact de vos clients et suivre leur historique de paiement. Cette fonctionnalité représente une aide pour mieux gérer vos clients et identifier rapidement les retards de paiement ainsi que les factures impayées.

Sécurité, conformité et respect de l’ordre de numérotation des factures

Vos documents sont édités automatiquement, ce qui limite considérablement les erreurs humaines comme celles liées à la numérotation des factures.

Rapports

Les logiciels de facturation récurrente peuvent générer des rapports de facturation pour vous donner une meilleure visibilité sur les flux de trésorerie, les factures impayées et les paiements à venir.En résumé, un logiciel de gestion des abonnements et de la facturation récurrente comme Zervant offre une solution pratique, rapide et efficace pour automatiser le processus de facturation récurrente. Personnaliser les factures, suivre les paiements, gérer les clients et générer des rapports de facturation n’a jamais été aussi simple ! Pour tester Zervant, inscrivez-vous gratuitement dès maintenant sur l’un des meilleurs logiciels de facturation en ligne.