Numérotation de factures : Ce qu’il faut faire

Facturation 20.08.2016 19.01.2023 3 min

Chaque facture doit porter un numéro d’identification précis. La numérotation de facture obéit à plusieurs règles.

Sommaire

Pourquoi la numérotation de facture est-elle importante ?

Tout d’abord, pour un côté pratique. Une numérotation de facture rigoureuse permet d’avoir une liste claire de factures, et donc d’accéder à n’importe quelle facture en toute simplicité. N’oublions pas que vous êtes censés garder des traces (originales ou copies) de vos facture pendant 10 ans !
Mais cette pratique relève surtout d’un aspect légal. En effet, afin d’éviter les fraudes, l’administration doit être en mesure d’examiner les factures d’une société de manière exhaustive. La numérotation permet en cela de faciliter le travail, et d’éviter les fausses factures ou les ventes au noir.

Le principe de la numérotation de facture

Les numéros de factures doivent être :

Continus et sans interruption : il ne doit pas y avoir de numéros manquants dans votre numérotation.
Uniques : il ne peut donc pas exister de doublon.
Chronologiques : une facture 100001 devra obligatoirement avoir été créée avant une facture 100002.

Ce qu’on peut faire

La loi permet en revanche une certaine souplesse si une numérotation numérique simple ne vous convient pas. Vous pourrez ainsi :

Utiliser plusieurs systèmes de facturation avec préfixes différents. Par exemple, dans le cas de l’existence de deux postes de facturation différents ou de deux catégories de clients, vous pourrez avoir une facture A00001 et une facture B00001. Les deux postes devront en revanche tous deux suivre les règles énoncées ci-dessus (c’est-à-dire, continuer la série dans l’ordre chronologique, continu et sans interruption après le préfixe).
Optez pour un préfixe par année pour faciliter le tri de factures par ordre chronologique. Par exemple 2015-001. Attention cependant, l’administration pourra s’avérer plus vigilante, pensant qu’il est possible de cacher des factures en fin de mois.
Il n’est pas fait mention d’une obligation de commencer votre numérotation par 00001. Cela peut éviter une certaine gêne lors de vos premiers envois de factures (et que votre client réalise que vous n’en êtes qu’à votre 3ème facture…). Cependant, comme expliqué dans le point précédent, cela peut envoyer un signal à l’administration que vous essayez de cacher des factures. Mieux vaut être limpide !

Ce qu’on ne peut pas faire

Supprimer une facture ! Même si la facture n’a abouti à rien, vous ne devez pas la supprimer. Cela créerait un trou dans votre numérotation. Pour annuler une facture il faut créer un avoir, c’est à dire une nouvelle facture avec montant négatif qui annulera le montant facturé. L’administration doit pouvoir avoir accès aux factures pendant 10 ans.
Supprimer une facture et réutiliser le numéro de facture pour une nouvelle facture (pour les mêmes raisons énoncées ci-dessus…).

Faciliter la numérotation de facture avec un logiciel de facturation

Pour faire plus simple, il est recommandé d’utiliser un logiciel de facturation. Non seulement celui-ci créera des numéros de factures et de devis automatiquement mais la modification et la révision des factures seront toutes deux beaucoup plus simple !

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