Indemnité de déplacement : ce qu’il faut savoir et modèle note de frais Excel gratuit

TPE, PME ou multinationale, chaque entreprise employant des salariés doit réaliser des notes de frais. Impliquant de l’argent, des remboursements et une comptabilité précise, ces documents doivent être minutieusement établis pour permettre au processus d’être efficace et fiable.

Qu’est-ce qu’une note de frais ? Définition et explications…

Document réalisé par le salarié pour recenser l’entièreté de ses frais professionnels au cours d’une période, la note de frais lui permet de se faire rembourser ces dépenses par son employeur. Elle peut être basée au réel ou au forfaitaire et a besoin de justificatifs d’achats ou de paiements en lien avec l’activité professionnelle pour être valide.

Quelles sont les dépenses qui rentrent dans la catégorie de la note de frais professionnelle ?

Les frais professionnels compris dans les notes de frais peuvent provenir de nombreuses dépenses. Pour être remboursés, ils doivent appartenir à l’une de ces catégories suivantes.

Frais de déplacement et calcul des frais kilométriques

Si le salarié doit se déplacer à une distance de plus de 50 kilomètres de son domicile pour son travail, alors il peut demander à se faire rembourser des frais de déplacement. Notons que cela est soumis à une clause stipulant que ces frais ne sont pas applicables si le trajet peut se faire en moins d’une heure et demie en transports en commun. En utilisant son véhicule personnel, le salarié peut calculer ses frais kilométriques, suivre ses différents trajets à l’aide d’un fichier dédié et toucher une compensation financière.

Frais de repas et indemnité forfaitaire de repas

Pour un sandwich en boulangerie, un café avec un client, une invitation au restaurant pour conclure un contrat… Dans tous les cas, le salarié doit demander et garder ses notes de frais détaillées liées aux dépenses de restauration dans le cadre de son travail.

Frais d’hébergement

Tout comme les frais de déplacement, le salarié ayant séjourné à l’extérieur de son domicile pour des raisons professionnelles doit être remboursé par son employeur. Les nuitées effectuées à l’hôtel et autres frais de logement sont alors prises en compte dans la note de frais.

Autres frais pouvant être pris en charge

D’autres frais professionnels peuvent être récupérés par le salarié. Par exemple, on retrouve désormais les frais de télétravail comprenant un forfait Internet, une part des dépenses d’électricité, ou encore les frais de fournitures de bureau nécessaires à l’exécution du travail.

Modèle note de frais Excel : note de frais de déplacement

Modèle pour indemnité de déplacement. Encore mieux, utilisez notre logiciel de facturation gratuit. Gérer sa facturation gratuitement

Télécharger: Excel

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Quelles dépenses ne peuvent pas être réclamées comme remboursement de frais ?

La note de frais couvre uniquement les dépenses professionnelles légitimes. Dans le cas contraire, le salarié peut être accusé de fraude et les dépenses déclarées risques d’être considérées comme des avantages en nature par l’URSSAF.

Comment faire une note de frais ? Instructions et modèle note de frais gratuit à télécharger

Vous retardez toujours le moment de rédiger vos notes de frais par peur d’y passer beaucoup de temps ? La solution : utiliser un modèle note de frais gratuit clés en main !

Comment rédiger une note de frais de déplacement ?

Les conditions de validité d’une note de frais sont les mentions de la date, du montant et du motif de l’opération. À cela s’ajoutent les spécificités liées à la dépense nominative, telles que :

• le motif, le lieu et le kilométrage lors d’un déplacement,
• l’identité des convives lors d’un repas au restaurant,
• l’indication de la TVA,
• la facture détaillée lors d’une nuitée à l’hôtel, etc.

Tous ces documents justificatifs joints à la note de frais peuvent aussi bien être sous forme physique que virtuelle.

Comment remplir facilement le modèle de note de frais Excel ?

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