Créer un fichier client : mode d’emploi et modèle de fichier client Excel gratuit à télécharger

Entrepreneur ou gérant de petite entreprise, vous vous occupez vous-mêmes de vos tâches administratives ? Zervant allège vos démarches et vous aide à gérer votre entreprise efficacement. Retrouvez ci-après tout ce qu’il faut savoir sur la création d’un fichier client et téléchargez un modèle de fichier client Excel gratuit !

Qu’est-ce qu’un fichier client ?

Indispensable au développement et à l’expansion d’une entreprise, son fichier client est également un actif participant à sa valorisation. Mais comme tout recensement de données personnelles, il faut respecter certaines règles, au risque d’en faire une bombe à retardement…

Définition du fichier client

Annuaire des contacts de la clientèle d’une entreprise, le fichier client est un précieux outil qui facilite les démarches et permet d’établir des stratégies marketing. C’est un document, dorénavant dématérialisé sous forme de base de données, avec toutes les informations concernant chaque client.

Pour acquérir un fichier client, il est possible de s’en créer un de toutes pièces, d’en louer ou bien d’en acheter un.

Modèle de fichier client Excel gratuit : fichier client vierge

Exemple de fichier client Excel à télécharger gratuitement. Encore mieux, utilisez notre logiciel de facturation gratuit Gérer sa facturation gratuitement

Télécharger: Excel

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L’utilité du fichier client en entreprise

Les avantages d’avoir un fichier client pour toute entreprise sont multiples, par exemple :

• centraliser les coordonnées des clients pour pouvoir les contacter et leur adresser des messages personnalisés,
• regrouper leurs historiques d’achats et ainsi comprendre et anticiper leurs besoins,
• disposer d’une base de données à forte valeur économique assimilable à des actifs incorporels…

En avoir un, c’est donc investir dans un outil aux résultats fiables et à l’utilité concrète. Aussi, une entreprise peut vendre son fichier client, au cours de son activité ou lors de la cessation. Retrouvez les conditions de valorisation d’un fichier client dans cet article de France Num.

Les obligations légales liées au fichier client

Comme on a pu le voir, le fichier client est une vraie mine d’informations qui référence des données plus ou moins personnelles sur des individus. Celles-ci peuvent être mises à profit par des organismes tels que l’administration, les réseaux sociaux, les associations, etc. Aussi, cet annuaire peut pareillement intéresser des entreprises avides de données en vue d’une utilisation marketing. C’est donc pour éviter les abus que la loi française a fortement encadré le recensement et l’utilisation des données personnelles.

Dans la législation, deux points sont à retenir :

• l’obligation de déclarer le fichier à la CNIL ( Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés ),
• se conformer à l’usage des données clients du RGPD ( loi du Règlement Général sur la Protection des Données, entrée en application le 23 mai 2018 ).

Pour plus d’informations sur ce sujet, consultez cet article du Service Public sur les fichiers informatiques et les données personnelles.

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Comment créer un fichier client ?

Pour gérer vos clients actuels, c’est-à-dire vos clients acquis, utiliser un système de fichier client est donc un excellent moyen de gagner du temps précieux. Mais alors, par où commencer pour avoir un modèle efficace et lisible ?

Établir un modèle de fichier client

La première étape est, évidemment, de trouver des clients. Pour cela, Zervant vous prodigue quelques conseils, notamment aux freelances. Une fois la vente réalisée, vous avez alors leurs contacts. Maintenant, il est question de fidéliser votre clientèle en utilisant plusieurs stratégies et votre fichier client.

Pour créer votre fichier client, pensez à ce dont vous aurez besoin pour les contacter et leur proposer des offres personnalisées. Par exemple : leurs coordonnées ( nom, prénom, date de naissance ), leurs contacts ( adresse, numéro de téléphone, mail… ), mais aussi leurs historiques au sein de votre entreprise ( devis, acompte, remboursement… ).

Utiliser un exemple de fichier client Excel gratuit

Si vous préférez économiser du temps et des manipulations informatiques, nous avons mis au point pour vous un modèle de fichier client vierge, prêt à l’emploi. Pour le remplir, complétez seulement les cases selon les intitulés, rien de plus simple !

Notre support vous accompagne pas à pas dans la gestion de votre liste de clients et est disponible 24h/24 pour vous aider dans toutes les étapes. Facile d’utilisation et rapide : importez plusieurs clients en une seule fois et démarrez sans plus tarder à étoffer votre carnet de clients.

Nos conseils pour remplir et gérer votre fichier

Un fichier client doit être complet et régulièrement mis à jour pour être réellement efficace. N’omettez aucune information dont vous disposez, renseignez-y le maximum, mais toujours en restant dans le cadre légal des données personnelles.

Finalement, pour vous simplifier davantage les démarches inhérentes à votre entreprise, faites confiance à Zervant, votre logiciel de facturation en ligne ! Grâce à cet outil, développez votre propre base de données en important votre liste de clients directement sur le logiciel. Alors, une fiche client interactive se créée automatiquement pour chaque contact. Ainsi, lors de la facturation, il est possible d’ajouter directement un client sur celle-ci depuis la base de données.

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