Facture et devis - comment facturer en toute tranquillité

Facturation 22.11.2016 19.01.2023 4 min

Les premières factures rédigées (et encaissées), et on pense être devenu un pro de la facturation. Et pourtant… l’expérience et la multiplication des contrats apportent leur lot de surprises, de doutes et de remises en question. Il existe différentes étapes lorsqu’on facture un client. Ainsi, en fonction des projets, vous aurez sans doute à rédiger un devis, un acompte ou encore un reçu, de quoi se perdre dans la paperasse quand on débute. Quelles sont les différences entre tous ces documents de facturation ? Quelles sont les obligations légales et comment s’y retrouver sereinement ?

Sommaire

Pourquoi faire un devis ?

Très souvent, un client vous demandera un devis avant de débuter une prestation. Le devis est la première démarche d’engagement entre un entrepreneur et son client. Cela permet de renseigner le client sur les prix que vous pratiquez, afin qu’il puisse éventuellement les comparer avec la concurrence.

Un devis signé (et donc officiellement accepté) fera office de contrat et vous permettra de commencer à travailler sereinement. En cas de défaut de paiement, vous pourrez ainsi faire valoir vos droits et prouver que le client avait accepté, sans réserve, de vous payer pour votre travail.

Le bon réflexe : établir un devis détaillé

Dans un devis, il est important de détailler les prestations proposées et ce qu’elles coûtent ; cela permet au client de se faire une idée de votre travail et de mieux comprendre le tarif final que vous lui demandez. Pour la réalisation d’une vidéo (corporate, captation, teaser…) par exemple, afficher un tarif à 800 € peut faire peur à un petit client, qui aura tendance à penser qu’une vidéo d’une minute ne coûte pas grand-chose. Un devis détaillé est l’occasion d’expliquer au client qu’une vidéo peut comprendre :

des repérages
des demi-journées ou journées de tournage
des demi-journées ou journées de montage
l’achat d’une musique libre de droits
la location de matériel
de la post-production
l’exportation sur DVD

etc.

S’efforcer à faire un devis détaillé permet aussi, à un entrepreneur débutant, de visualiser la quantité de travail que lui demande une prestation, et donc de facturer au plus proche du temps passé à travailler. Enfin, cela permet de moduler la prestation si le client n’a pas les moyens demandés : réduire le nombre de propositions de maquettes, passer d’une vidéo de 2 minutes à 1 minute, supprimer un service, etc.

La facturation : comment facturer un acompte ?

Quand on se lance en auto-entrepreneur, on ne pense pas toujours aux déboires financiers qui pourraient suivre. C’est après quelques sueurs froides et difficultés de paiement que l’on comprend la nécessité de facturer un acompte. Surtout quand on sait qu’un client peut avoir jusqu’à 60 jours pour régler une facture après son émission, de quoi mettre en difficulté un entrepreneur qui n’a pas anticipé ces paiements différés. L’acompte permet donc de toucher une partie du montant de la prestation avant livraison, afin notamment de ne pas avoir à avancer d’argent en cas d’achat/location de matériel ou de fournitures.

Généralement, on demande à toucher entre 10 % et 30 % de la somme au début, c’est une pratique courante et bien acceptée des clients. Si le tarif de la prestation est élevé, ou que le projet s’étale sur plusieurs semaines, il est possible de facturer en 3 fois, avec un premier acompte de 30 % au début, un deuxième de 30 % en cours de projet, et les 40 % restant à la livraison finale.

S’appuyer sur les bons outils web pour gérer la facturation en toute tranquillité

Un devis, plusieurs factures d’acompte et une facture de solde finale, et ce autant de fois que l’on a de clients, cela revient à accumuler un certain nombre de documents chaque mois. Pour s’y retrouver, rien ne vaut un logiciel de facturation performant, qui permet de gérer en quelques clics le passage d’un document à un autre. Lorsqu’un devis est validé, il suffit de quelques secondes pour le transformer en facture. Les calculs sont faits automatiquement, ce qui évite toute occasion de se tromper lorsqu’on facture le solde.

Les logiciels en ligne permettent aussi de ne pas se soucier des mentions obligatoires, avec lesquelles on a vite fait de s’arracher les cheveux. Pourtant, être auto-entrepreneur, c’est être chef d’entreprise, et donc être en règle avec ses factures. Le logiciel de facturation s’occupe donc pour vous d’inscrire les rappels de règlements sur les factures et de créer une numérotation efficace, le tout en classant et en archivant les documents de facturation de manière claire et lisible.

Avec Zervant, vous pouvez créer des factures, des devis et des acomptes en seulement quelques clics.

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