Tout sur la facturation électronique obligatoire pour les entreprises

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Facturation électronique et e-facture

En France, la loi veut que le contenu d’une facture et celui d’une facture électronique soient exactement les mêmes en comportant toutes les mentions obligatoires.

Qu’est-ce que la facturation électronique et la e-facture ?

La facturation électronique, ou e-facture, désigne le processus de création, d’envoi et de réception de factures sous forme électronique, remplaçant ainsi les documents papier. La e-facture vise à simplifier les échanges commerciaux et à accroître l’efficacité administrative des entreprises.

Une facture est considérée comme électronique par l’administration fiscale si et seulement si le processus de facturation est entièrement dématérialisé. Une facture scannée n’est donc pas une facture électronique, car le format papier garde la valeur légale. Pour éditer et gérer vos e-factures, profitez de la facturation électronique simplifiée avec Zervant.

Quels sont les formats électroniques ?

La facturation électronique implique l’utilisation de différents formats, qui jouent un rôle crucial dans la conformité et l’efficacité du processus :

• le format hybride Factur-X, qui combine le PDF et le XML, facilitant la lisibilité humaine et l’interopérabilité informatique.
• le format structuré XML CII ( Cross-Industry Invoice ), favorisant la transmission de données normalisées dans le cadre de la facturation électronique.
• le format structuré XML UBL ( Universal Business Language ), autre format qui offre une normalisation des données et favorise l’échange automatisé entre les systèmes des entreprises.

Dès 2026, les factures adressées aux clients devront obligatoirement passer par l’intermédiaire d’une plateforme de transmission de facture électronique. Une facture envoyée par mail ne sera donc pas prise en compte, seule la plateforme dédiée pourra réaliser l’envoi effectif à la plateforme du client professionnel.

Quelles sont les plateformes de transmission de facture électronique ?

En France, les plateformes de transmission de facture électronique se divisent en plusieurs catégories clés.

1. Le Portail Public de Facturation ( PPF ) représente une interface gouvernementale permettant aux entreprises de déposer leurs factures électroniques à destination des entités publiques.
2. Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires ( PDP ) jouent aussi un rôle essentiel en tant qu’intermédiaires entre les entreprises émettrices et réceptrices, facilitant la transmission et la gestion des factures électroniques
3. Les Opérateurs de Dématérialisation ( OD ) offrent des services spécialisés pour accompagner les entreprises dans la mise en place de leurs processus de facturation électronique, contribuant ainsi à la transition vers des échanges plus efficients et conformes aux normes.

L’entreprise a ainsi le choix entre les solutions ci-dessus pour émettre ou recevoir une facture électronique, selon ses préférences. De même, il sera toujours possible de refuser une facture via la plateforme s’il y a notamment une erreur ou un litige.

Quand la facture électronique va-t-elle devenir obligatoire ?

L’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 fixe les modalités d’application des obligations d’émission, de transmission et de réception des factures électroniques. De même, il dépeint les obligations de transmission des données de facturation et de paiement à la direction générale des finances publiques.

En somme, le projet de loi de finances pour 2024 veut généraliser la e-facture entre entreprises dès 2026. La réforme s’inscrit dans une transformation progressive et commune au sein de l’Union Européenne, expliquée dans ce document proposé par impots.gouv.fr.

Bon à savoir : le calendrier complet de la transition vers la facturation électronique

Première étape : le 1^er septembre 2026 pour les grandes entreprises et celles de taille intermédiaire.

Deuxième étape : le 1^er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises ( TPE, PME ).

Attention toutefois, car ces dates ayant déjà été reportées, il est possible que le calendrier varie et il faut donc bien vérifier l’actualisation des données sur le site du gouvernement.

Obligations des entreprises concernant la facture électronique 2024

Compte tenu de l’ampleur de la réforme du projet de loi de finances 2024, la date d’entrée en vigueur de la facturation électronique – initialement prévue au 1^er septembre 2024 – a été reportée. Retrouvez les dernières dates dans le calendrier ci-dessus ( sous réserve de l’adoption définitive de la loi ).

Quelles sont les entreprises concernées par l’obligation de passer à la facture électronique 2024 ?

Selon l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021, l’obligation d’utiliser uniquement des factures électroniques s’étend à toutes les transactions initiées entre assujettis à la TVA. Les assujettis non redevables de la TVA comme les micro-entrepreneurs et les personnes morales en franchise de base de TVA sont également concernés.

Tous ceux-ci doivent être en France et l’obligation les concerne selon la taille de l’entreprise. Pour rappel : le 1^er septembre 2026 pour les grandes entreprises et celles de taille intermédiaire ; le 1^er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises ( TPE, PME ).

Quelles sont les opérations concernées par la facturation électronique obligatoire ?

La e-facture concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France qui sont assujetties à la TVA.

Bon à savoir : les exclusions à l’obligation de facturation électronique

Ne sont pas soumis à l’obligation de facture électronique :

• les transactions internationales ou intracommunautaires,
• les transactions de professionnel à particulier ( BtoC ),
• les opérations de certains secteurs comme les prestations du domaine de la santé, de l’enseignement ou encore de la formation,
• les opérations immobilières,
• les opérations d’associations à but non lucratif,
• les opérations bancaires et financières,
• les opérations d’assurance et de réassurance.

Pour envoyer des e-factures en quelques instants et comprendre les adresses de e-facturation, faites appel au logiciel de facturation en ligne Zervant !

À partir de quand les entreprises devront-elles recevoir des factures électroniques ?

L’obligation de réception des factures au format électronique a, comme on a pu le voir, été reportée de juillet 2024 à septembre 2026. Aussi, à partir du 1^er septembre 2026, toutes les entreprises sont tenues de recevoir les factures électroniques.

À partir de quand les entreprises devront-elles émettre des factures électroniques ?

Dès le 1^er septembre 2026, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire auront l’obligation d’émettre des factures électroniques. Quant aux TPE et PME, elles devront également suivre cette obligation dès le 1^er septembre 2027.

Obligations de transmission de données

Les entreprises sont tenues de transmettre leurs données de facturation à l’administration fiscale, c’est ce que l’on appelle le e-reporting.

Quelles sont les obligations de transmission de données de facturation électronique ou non à l’administration fiscale ?

Chaque entreprise devra se conformer aux modifications prévues par la loi, qu’elle soit concernée ou non par les nouvelles mesures.

Pour les entreprises concernées par la facturation électronique

Pour les entreprises non concernées par la facturation électronique

En plus des mentions obligatoires, les entreprises doivent faire figurer sur leurs factures électroniques :le numéro d’identification au registre national des entreprises de l’assujetti et du clientl’adresse de livraison des biens ( si elle est différente de l’adresse du client )l’information selon laquelle les opérations donnant lieu à facture sont constituées de livraisons de biens, ou de prestations de services, ou des deuxla mention “option pour le paiement de la taxe d’après les débits”, lorsque lors de la facturation le prestataire a opté pour le paiement de la TVA d’après les débits au lieu de la TVA sur les encaissements

Les entreprises non concernées par la e-facturation ont une obligation de e-reporting et doivent se conformer aux normes sémantiques en transmettant :le numéro d’identificationla période au titre de laquelle la transmission est effectuée ou la date de facturela mention “option pour le paiement de la taxe d’après les débits” si nécessairela catégorie de transactionselon le taux d’imposition, le montant total hors taxe et le montant de la taxe correspondantele montant total de la taxe due en Francela devisela date des transactionsle nombre de transactions quotidiennes ou le numéro de la facture

L’obligation de e-reporting est une obligation de transmission d’informations à l’administration fiscale. Pour information, retrouvez ici les fréquences et délais de transmission des données de transaction et de paiement ( e-reporting ).

L’obligation concerne :

• les opérations internationales ou intracommunautaires,
• les opérations entre une personne assujettie à la TVA ( une entreprise par exemple ) et une personne non assujettie à la TVA ( notamment les particuliers ou les opérations exonérées de la TVA ),
• certaines opérations sectorielles ( celles des exclusions à l’obligation de facturation électronique ).

Enfin, si vous travaillez à la fois avec des entreprises et des particuliers, alors vous êtes concerné par la facturation ( e-invoicing ou facturation électronique ) et la transmission des données de transaction ( e-reporting ).

Quelles sont les amendes et pénalités en cas de non-respect de l’obligation de facture électronique et de transmission des données ?

Si une entreprise ne suit pas les règles en vigueur, elle s’expose alors à :

• une amende de 15€ par facture non émise sous format électronique ( plafonnée à 15 000€ par an ).
• une amende de 250€ en cas de non-respect de l’obligation de e-reporting ( plafonnée à 15 000€ par an ).

Pour éviter tout oubli, vous pouvez vous appuyer sur un logiciel de facturation en ligne comme Zervant et ainsi bénéficier d’une multitude de services au quotidien.

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