Facturation dans le bâtiment : comment faire ?

Facturation 05.04.2023 30.10.2023 9 min

Établir une facture de construction, c’est une chose. Mais lorsqu’il s’agit de suivre l’ensemble des documents émis à ses clients, de manière à avancer sans prendre de retard, c’est une tout autre histoire. En effet, les entreprises doivent jongler entre l’envoi des devis de BTP, la validation de ceux-ci par les clients, l’émission des factures, la vérification du paiement… Tant que vous avez un client, vous pouvez vous en sortir avec votre bon vieux tableur. Mais dès que votre société prend de l’ampleur, pour éviter les oublis et gagner du temps, automatiser ces processus devient indispensable.

Chez Zervant, notre seul objectif est de simplifier la gestion de votre facturation de BTP. C’est pourquoi nous vous proposons un logiciel de devis et facture gratuit, applicable au secteur du bâtiment ! Nous vous disons tout, pour superviser ces processus d’une main de maître.

Sommaire

Facturation dans le bâtiment : les types de documents

Si vous travaillez dans le secteur du bâtiment, vous êtes très certainement habitué à manipuler un ensemble de documents. Nous vous proposons un petit tour d’horizon des factures BTP fondamentales, à maîtriser sur le bout des doigts.

La facture d’acompte, une avance de frais

Les factures d’acompte, dans le secteur du bâtiment comme ailleurs, consistent en une avance de frais payée par l’acheteur au vendeur. Le but ? Engager formellement le client auprès de son prestataire, tout en fournissant à celui-ci des fonds lui permettant d’absorber ses dépenses. Lors de la signature du devis BTP, le versement peut avoir lieu.

D’un point de vue administratif, le titre de ce document doit indiquer « Facture d’acompte sur devis n°_ ». Bien entendu, cette somme sera déduite du montant global et des factures postérieures.

La facture d’avoir en BTP

La facture d’avoir vient suite à un trop-perçu de l’entreprise de BTP, après l’émission d’une facture. Ainsi donc, alors que le client a versé la somme à son artisan (ou simplement après l’envoi de la facture en question), ce dernier réalise avoir spécifié un montant trop important. Prestations non effectuées, erreur sur la facture de construction, renvoi de marchandise, réduction erronée…

Quelle qu’en soit la raison, la société devra alors rembourser le client… Ou ajuster ses factures, pour disposer d’un suivi administratif clair ! Très similaire à une facture de BTP classique, elle s’en différencie sur deux points majeurs.

D’une part, vous devez bien indiquer que c’est une facture d’avoir. D’autre part, il est essentiel de mentionner le total en tant que net à déduire.

La facture de situation de travaux dans le bâtiment

La facture de situation de travaux, que l’on retrouve également sous le nom de facture intermédiaire, est extrêmement courante dans le domaine du BTP. En effet, sur des projets étalés dans le temps ou particulièrement onéreux, les artisans auront besoin de recevoir des versements échelonnés pour amortir leurs frais.

Paiement des salariés, financement des matériaux… Les causes sont nombreuses. Afin de gérer ces mouvements de trésorerie aussi justement que possible, une situation de travaux est astucieuse en BTP.

La facture pro forma, sans valeur juridique

Pour faire simple, la facture pro forma précède la facture BTP. C’est un type de devis purement informatif, mais qui prend la forme d’une facture. L’intérêt est, entre autres, de communiquer sur les modalités de la transaction à venir.

L’autoliquidation de TVA dans le bâtiment

De manière générale, le prestataire facture son client TTC en mentionnant le montant de la TVA, qui sera ensuite reversée à l’État. Dans le cas de l’autoliquidation, la facturation BTP se fait hors taxes et c’est à l’acheteur de reverser le montant de la TVA à l’administration dont il dépend.

Ce système s’applique notamment aux entreprises de sous-traitance, dans le secteur du bâtiment, qui sont ainsi exonérées de taxes. Des mentions spécifiques doivent alors apparaître sur vos devis et factures, comme vous pouvez le voir sur le site du Service Public.

Le duplicata de facture

Le duplicata est une copie de la facture initiale, qui peut être demandée par l’acheteur pour des raisons administratives ou en cas de perte. Dans ce cas, il est nécessaire de préciser que c’est un duplicata, mais aussi d’indiquer qu’il est conforme à l’original.

La facture de solde

Cette facture est la dernière à être émise à l’acheteur. Elle lui communique le reste à payer, tout en spécifiant le montant original prévu, les acomptes versés et les différents paiements intermédiaires. Les numéros de ces factures, tout comme les dates auxquelles elles ont été transmises, doivent aussi y apparaître.

Vous l’aurez compris : la quantité de données à manipuler, ainsi que les nombreux modèles existants, peuvent vite vous faire faire des erreurs et prendre du temps. Notre logiciel de création de devis et factures s’applique justement au secteur du bâtiment, pour simplifier votre administration !

Caractéristiques du secteur du bâtiment en matière de facturation

Les devis dans le BTP, un préalable aux chantiers

Lorsqu’une prestation est proposée par un vendeur à un acheteur, celle-ci prend la forme d’un devis BTP. Outre les informations classiques, mentionnez notamment :

le lieu où auront lieu des travaux ;
la durée de validité de l’offre ;
les informations relatives à la garantie décennale et aux autres assurances obligatoires ;
la somme à payer écrite en toutes lettres ;
la date de début des travaux ainsi que la durée prévue ;
les frais de main-d’œuvre et de location de matériel ;
le potentiel coût des déplacements ;
la retenue de garantie, inférieure ou égale à 5 % du montant total de la facture BTP (si vous avez prévu d’y recourir) ;
La réduction de TVA à 5,5 % dans le cas de travaux de rénovation, sous certaines conditions…

Pour ne rien oublier, référez-vous aux documents légaux en vigueur dans votre secteur d’activité ! Cela vous permettra d’avancer sereinement, sans risque.

Une fois le devis signé par le client, joint à la mention « bon pour travaux » ou « bon pour accord », il devient contractuel et implique que le paiement du montant global aura lieu, selon les modalités spécifiées.

Bon à savoir : dans certains secteurs, le devis est obligatoire. C’est également vrai pour les prestations dont le montant excède les 500 €.

Facturation BTP : les mentions particulières à ajouter

Vous le savez sans doute : émettre des factures non conformes vous expose à des amendes conséquentes, susceptibles d’impacter aussi bien votre sérénité que le développement de votre activité.

Pour éviter de telles déconvenues, il est essentiel que vous preniez soin de vos factures de BTP. Ainsi donc, au moment de vous questionner sur les mentions obligatoires à y faire figurer, sachez que des critères spécifiques doivent être insérés en cas de facturation dans le bâtiment.

Outre les indications classiques, incluant entre autres les données relatives à votre société et à celle de votre client, les prix, la date du paiement, les pénalités de retard, la date de fin des travaux ou encore le numéro du document, il vous faudra aussi penser à :

Vos assurances professionnelles obligatoires, selon l’article 22-2 de la loi n° 2014-626 du 18 juin 2014 relative à l’artisanat, au commerce et aux très petites entreprises. Dans le secteur du bâtiment, c’est notamment le cas de la garantie décennale. Ajoutez donc cette mention, tout comme les coordonnées de votre assureur et la zone géographique où elle s’applique ;
La mention de la retenue de garantie, si c’est ce que vous avez conclu dans votre devis. Sans cela, aucune RG ne pourra exister. De manière générale, sur la dernière facture de situation, le montant facturé est de 95 % en cas de retenue de 5 %. Dans ce cas, prenez garde à ce que la somme sur la dernière facture soit supérieure à cette valeur ! Une fois l’échéance d’un an touchant à sa fin, une nouvelle facture sera éditée correspondant à ce montant restant à payer ;
L’exonération de TVA pour les entrepreneurs. Si vous êtes une autoentreprise et que vous bénéficiez d’une franchise de TVA, il vous faudra aussi l’écrire. Ajoutez alors la mention « TVA non applicable, selon l’article 293.B du Code Général des Impôts ».

Grâce à Zervant, notre logiciel de facturation BTP gratuit, vous ne perdrez plus de temps sur ces tâches à faible valeur ajoutée… Pourquoi ne pas l’essayer ?

La facturation des lots ou des marchés

Selon le type de client que vous facturez, vos documents et les modalités de paiement pourront légèrement différer. Il est donc essentiel que vous vous référiez aux sources légales, pour vous prémunir de toute déconvenue !

Facturation BTP auprès d’un particulier ou d’un professionnel

Selon que vous facturiez un professionnel ou un particulier, vos obligations diffèrent. En effet, dans le premier cas, l’émission d’une facture est obligatoire dans le secteur du bâtiment. Cette affirmation est valable, que vous vendiez des marchandises ou des services. En revanche, en deçà de 25 € TTC, si vous fournissez des prestations de services à un particulier et que celui-ci ne vous demande pas expressément ce document, vous n’êtes légalement pas forcé de le lui communiquer.

De même, les ventes à distance et livraisons intracommunautaires exonérées de TVA doivent être jointes à une facture de BTP.

Finalement, si vous émettez une facture à un particulier, celui-ci est en droit de refuser que l’adresse de son domicile apparaisse. Un professionnel, en revanche, ne le peut pas. Son siège social doit absolument être spécifié, quel que soit le cas.

Facturer le secteur public

De manière générale, pour les marchés publics, le paiement de la société ne se fait qu’une fois la prestation réalisée et validée par l’organisme en ayant fait la demande. Il est toutefois possible d’échelonner les factures, des versements intermédiaires étant alors réalisés suivant les situations de travaux. De même, des acomptes peuvent aussi être envisagés selon les cas. En fonction du titulaire du marché public, qu’il représente une TPE, une PME ou une grande entreprise, les modalités relatives aux avances, acomptes et retenues de garantie, sont variables.

Le délai de paiement des factures de marchés publics, dans le cadre du bâtiment, peut être de 30, 50 ou 60 jours dès réception du document (ou dès la finalisation de la prestation, si la date de fin est postérieure à l’émission de la facture). Concernant le délai maximal, il dépend des types d’organismes faisant office de donneurs d’ordres.

Vous souhaitez digitaliser vos démarches et automatiser les processus ? Notre logiciel de facturation, dans le cadre du BTP, est également associé à la plateforme Chorus Pro. Si vous avez à facturer un marché public, vous pourrez alors gagner un temps précieux à nos côtés !

Testez Zervant, notre logiciel de création de devis et factures pour le bâtiment !

De manière à gagner du temps, à suivre précisément l’avancement des travaux et à limiter les erreurs, la facturation électronique est extrêmement intéressante. Ayant conscience de ces enjeux, chez Zervant, nous avons mis au point un logiciel de facturation à la pointe de la technologie. Tout se fait alors au format numérique, y compris la validation et la signature de vos documents. Cette instantanéité vous permet d’accélérer vos démarches.

Vos clients n’auront plus à imprimer, remplir et numériser des feuilles volantes, ce qui simplifiera les choses à toutes les parties. Mieux encore ? Pour vous éviter bien des tracas, nous vous proposons l’envoi de rappels automatique, à l‘échéance souhaitée. Votre contrat est validé, et votre mission, accomplie ? Un simple clic suffira alors pour transformer vos devis BTP en factures !

Avec Zervant, ne courez plus derrière vos collaborateurs et dites adieu aux retards de paiement, pour une sérénité inégalée.

Facturation dans le bâtiment : comment faire une facture BTP ?