Calcul des pénalités de retard : tout savoir sur les frais de retard et calculateur Excel gratuit

En tant que gérant de TPE ou de PME, vous êtes souvent confronté aux impayés et aux factures qui se font attendre de la part des mauvais payeurs. Zervant, logiciel de facturation gratuit pour les entrepreneurs et les petites entreprises, vous accompagne et vous conseille pour vous en protéger.

Les pénalités de retard, qu’est-ce que c’est ?

Pour faire face aux inévitables clients qui ne vous règlent pas leurs factures, la loi propose plusieurs solutions pour les inciter à payer en temps et en heure. Parmi elles, l’application de frais de retard, aussi appelés “frais de recouvrement facture” ou “pénalités de retard”.

Le délai de paiement contractuel et la date d’échéance du paiement spécifique à la facture

Les pénalités de retard sont une sanction pécuniaire imposée au client mauvais payeur. En effet, si ce dernier tarde à payer la facture que vous lui envoyez, alors cela peut vous porter préjudice. Comment régler vous-même vos fournisseurs et vos charges si vos clients ne vous règlent pas ? En empruntant dans votre trésorerie voire en risquant potentiellement, vous aussi, de subir des frais de retard.

Pour palier cet effet boule de neige, la pénalité de retard incite le débiteur à régler sa dette dans les délais impartis. À la différence des frais de recouvrement de facture, que l’on détaillera plus bas, les frais de retard s’appliquent si, et seulement si, la date d’échéance de la facture en question est passée.

• L’obligation de facturation : selon l’Article L441-9 du Code du Commerce, “Tout achat de produits ou toute prestation de services pour une activité professionnelle fait l’objet d’une facturation”. Le vendeur la délivre, avec toutes les mentions obligatoires, dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services. Chaque partie doit la garder dans la limite de durée prévue par la loi.

• La date du règlement : elle doit se trouver clairement indiquée sur la facture. Le document mentionne, entre autres, les conditions d’escompte applicables en cas paiement à une date antérieure. Il exprime également le taux des pénalités exigibles lors d’un paiement dès le jour suivant la date indiquée, ainsi que le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier lors d’un retard de paiement.
• Le délai de paiement légal entre professionnels : par principe, il est fixé au 30^ème jour à compter de la réception de la marchandise ou de l’exécution de la prestation de services. Mais, en fonction des cas et avec négociation, il peut varier et dépasser les 30 jours. Toutefois, il ne peut être réglé passés 60 jours après la facturation, ou 45 jours fin de mois ( si cela est précisé dans le contrat ). Pour davantage d’informations concernant ces cas spécifiques, vous pouvez consulter cet article du Service Public.

Bon à savoir

Le règlement est considéré comme réalisé à la date à laquelle le client met les fonds à disposition du bénéficiaire.

Le taux d’intérêt de retard

Dans le calcul des pénalités de retard pour facture impayée, le taux d’intérêt à appliquer est encadré par la loi. En effet, le fournisseur ou le vendeur peut le définir librement tant qu’il est inférieur à 3 fois le taux de l’intérêt légal.

On retrouve deux types d’intérêts légaux de retard :

Le taux d’intérêt légal simple	Le taux d’intérêt légal majoré
Il est utilisé lorsque la somme due est réglée dans les 2 mois suivant la date d’application du jugement.	Il est utilisé dans les cas pour lesquels le taux d’intérêt simple n’est plus applicable.

L’intérêt légal est communiqué par le Service Public et change chaque semestre. Par exemple, pour le second semestre de 2022, le taux est de 0,77 % pour les créanciers professionnels, et 3,15 % si le créancier est un particulier qui n’agit pas pour des besoins professionnels.

Retrouvez tous les intérêts légaux des semestres de ces dernières années, ainsi que les différents calculs, dans cet article du Service Public.

Bon à savoir

Les taux d’intérêts légaux prévu par les conditions générales de vente correspondent aux taux de refinancement de chaque semestre fixés par la Banque Centrale Européenne ( BCE ), et majorés de 10 points.

Les frais de recouvrement de facture, ou indemnités forfaitaires pour facture impayée

En plus des frais de retard calculés selon le taux d’intérêt exprimé en pourcentage, le professionnel en attente du paiement de sa facture peut imposer au mauvais payeur une indemnité supplémentaire. Celle-ci, appelée indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, est due de plein droit.

Ces frais de recouvrement de facture sont, quant à eux et à la différence des pénalités de retard, fixes et au montant égal à 40 € par facture impayée. L’indemnité forfaitaire est, de son côté, au bon vouloir du fournisseur car n’est pas obligatoire. Par contre, si ce dernier l’exige, alors elle doit obligatoirement être ajoutée au montant des pénalités de retard.

Bon à savoir

Selon les Articles L441-9 et D441-5 du Code du Commerce, la facture doit obligatoirement faire figurer le montant exact de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, équivalent à 40 €. Un simple renvoi au Code du Commerce n’est pas suffisant : le montant doit être clairement visible. Par contre, les frais de recouvrement, même supérieurs à l’indemnité forfaitaire, n’ont pas obligation d’être mentionnés.

Quel taux d’intérêt choisir pour le calcul des frais de retard de paiement facture ?

Un client tarde à vous régler une voire plusieurs factures ? Avant de passer à l’étape de réclamation des frais de retard de paiement, commençons par sélectionner la méthode de calcul correcte.

Quelques conseils quant aux taux de pénalité de retard à appliquer

Calculées sur le montant TTC présent sur la facture, les indemnités de retard s’établissent en fonction du nombre de jours de retard passés. La pénalité de retard est due de plein droit au créancier dès le 1^er jour de retard. Pour l’exiger, ce dernier doit adresser une facture à son débiteur faisant apparaître une ligne pour les pénalités de retard, et une ligne pour l’indemnité forfaitaire.

En supplément des frais de retard, vous pouvez aussi appliquer une sanction additionnelle en exigeant le paiement de l’indemnité forfaitaire fixe de 40 €, détaillée plus haut.

Bon à savoir

Les indemnités de retard ne sont pas soumises à la TVA.

Les trois taux les plus utilisés par les entreprises

En résumé, un professionnel qui est victime d’un mauvais payeur est couvert par la loi française. Il peut se retourner contre son client et exiger une réparation à travers trois recours :

1. Le taux d’intérêt journalier, fixé librement sans toutefois être supérieur à 3 fois le taux d’intérêt légal
2. Le taux applicable par défaut, soit le taux BCE majoré de 10 points
3. Le taux fixe de 40 € par facture, soit l’indemnité forfaitaire due de plein droit

Une fois les montants calculés, l’entreprise peut solliciter le règlement des différentes pénalités à son débiteur.

Demander la paiement des pénalités de retard

Le professionnel créancier n’a pas l’obligation légale d’envoyer au débiteur un rappel de paiement ni une mise en demeure par exemple, bien qu’il soit cependant préférable de l’informer au préalable. Cela peut alors être fait via un ou plusieurs rappels annonçant les pénalités de retard dues.

Bon à savoir

Dans les faits, le paiement des pénalités peut ne pas être réclamé lors d’un retard de paiement de la part de vos clients. En réalité, l’important est de trouver un compromis permettant d’être réglé rapidement, afin de protéger votre trésorerie, sans toutefois nuire à la relation commerciale établie avec le client.

Les sanctions encourues par les deux parties

Le dépassement des délais de règlement d’une facture, tout comme l’absence des mentions obligatoires dont celle liée aux pénalités de retard dans les conditions générales de vente, sont passibles d’une amende administrative.

Celle-ci est de :

• 75 000 € pour une personne physique, et jusqu’à 150 000 € en cas de répétition de la faute ;
• 2 millions d’€ pour une personne morale, et jusqu’à 4 millions d’€ en cas de répétition de la faute.

Bon à savoir

Le fait qu’un débiteur exige à son fournisseur de retarder l’émission de la facture, dans le but d’allonger également le délai de paiement effectif, est considéré par la loi française comme un abus. En ce sens, cette pratique est interdite et sanctionnée.

Comment calculer le montant des pénalités de retard de paiement ?

La formule à appliquer pour le calcul des pénalités de retard pour facture impayée est :

Montant des pénalités de retard = (Montant TTC de la facture x taux applicable sur la période) x (Nombre de jours de retard / 365)

Comme vu précédemment, le taux d’intérêt légal applicable est celui fixé par la loi. Il peut être simple, lorsque le délai est inférieur à 2 mois, ou majoré dans le cas contraire.

Pour éviter les erreurs de calcul et anticiper l’envoi des relances de paiement ainsi que des pénalités de retard, vous pouvez vous faire accompagner par des experts. Effectivement, il existe Zervant, un outil de facturation simple à prendre en main et réellement pratique, qui vous permet de réaliser d’innombrables actions administratives et commerciales au quotidien. À la clé : gain de temps, gain de productivité, allègement de la charge mentale et paiements reçus dans les temps !

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En tant qu’entrepreneur, votre temps est précieux. Courir après les clients et les impayés est une tâche chronophage qu’un logiciel de facturation efficace et performant comme Zervant peut réaliser à votre place.

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Le fichier Excel Zervant pour le calcul des pénalités de retard

Pour calculer automatiquement les pénalités de retard, Zervant a mis au point un fichier pré-rempli, personnalisable et avec les opérations déjà enregistrées.

1. Renseignez la référence de la facture
2. Indiquez son montant TTC
3. Renseignez l’échéance due
4. Bénéficiez des calculs automatiques : le fichier fait apparaître les jours de retard, les pénalités ainsi que les totaux

En quelques secondes, les frais de retard sont calculés et s’affichent clairement. Ainsi, vous pouvez exercer votre droit à être payé et inciter, à l’avenir, vos clients mauvais payeurs à vous régler dans les temps.

Outil de facturation qui permet d’éviter les retards et d’obtenir ses paiements plus rapidement, le logiciel de facturation gratuit Zervant accompagne les gérants de TPE et PME. Grâce notamment à la fonctionnalité de rappel des paiements, obtenez votre argent en temps et en heure, et payez à votre tour vos fournisseurs et collaborateurs. Avec Zervant, simplifiez votre gestion entrepreneuriale au quotidien !

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