Modèle facture proforma à télécharger gratuitement sous Word et Excel

Qu’est-ce qu’une facture proforma ? Quelle est son utilité ? Dans quels cas l’utilise-t-on ? Cet article vous propose une définition complète, les avantages d’une facture proforma, des conseils pratiques ainsi que plusieurs modèles de factures proforma, aux formats Excel et Word.

En tant que chef d’entreprise, vous avez peut-être déjà reçu une facture proforma. Mais en avez-vous envoyé à vos clients ou sollicité vos fournisseurs pour en recevoir une ? Nous explorons les différents aspects d’une facture proforma, les situations dans lesquelles elle est particulièrement recommandée et vous offrons un modèle de facture proforma gratuit avec les explications adéquates pour procéder à son édition. 

Modèle de facture proforma

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Facture proforma : définition et utilisation

Facture proforma – quésaco ?

Lorsque l’on vous dit « facture proforma », à quoi pensez-vous ? Si, pour comme beaucoup d’entrepreneurs nouvellement installés, ce terme ne vous évoque pas grand-chose, pas de souci ! Voici une définition simple : une facture proforma est un document commercial utilisé dans certains secteurs d’activité et est particulièrement adaptée lors d’opérations d’import-export nécessitant un passage par la douane. Il faut voir ce document commercial comme un devis officiel présenté sous forme de facture. En effet, l’expression « Pro forma » vient du latin et signifie « pour la forme ». Une facture proforma ne fait pas forcément l’objet d’un paiement et n’est pas enregistrée dans la comptabilité.

Dans quels cas privilégier la facture proforma ?

La facture proforma est souvent utilisée pour les activités de vente ou de prestations, et facilite les relations BtoB car elle se prête bien au partenariat. Provisoire, la proforma sert de modèle pour les documents complets et réels qui seront émis par la suite. À noter qu’une facture proforma est généralement accompagnée des conditions générales de ventes et n’a cependant pas de valeur juridique. 

Bien qu’une facture proforma ne soit pas réglée par le destinataire, elle joue un rôle important pour la douane. Elle est en effet utilisée pour déclarer la valeur des marchandises. Pour la douane, il importe peu que les marchandises aient une valeur commerciale ou non. A des fins douanières, la valeur correcte des marchandises doit donc être indiquée sur la facture proforma. La grande différence par rapport à une facture commerciale est donc que pour une livraison avec une facture proforma valide, aucun droit de douane n’est facturé.

La facture proforma est très utile pour : 

• votre client, lorsque celui souhaite avoir une idée précise très précise de ce qui va lui être facturé ; 
• vous, le fournisseur de biens ou de services, car vous pouvez de cette manière très précisément formuler votre offre auprès d’un client pour une nouvelle prestation ou auprès d’un prospect.

Grâce  à la facture proforma, vous évitez ainsi les malentendus sur la description des biens ou services proposés et sur les conditions commerciales : prix, remises éventuelles, termes de paiement, termes de la livraison. 

À l’instar d’un devis (en cas d’accord entre votre client et vous) après réception de la facture proforma, votre client vous fera parvenir un bon de commande et vous pourrez par la suite assurer la livraison du produit ou du service, et envoyer facture définitive. 

Une proforma vous offre aussi la possibilité de vous faire payer la marchandise auprès de nouveaux clients ou pour des clients présentant des difficultés financières : le paiement en avance se fait sur la base de la facture proforma. C’est seulement et uniquement une fois les fonds reçus, que vous livrez le bien ou la prestation puis émettez la facture définitive.

Comment faire une facture proforma? Conseils et modèle de facture pro forma gratuit

La facture proforma présente la même forme qu’une facture définitive. Optez pour un modèle de facture proforma détaillé : plus il comprendra d’informations, moins il y aura de malentendus avec vos clients et plus facile sera le passage des douanes. Voici un exemple de facture pro forma, avec les entrées que nous vous conseillons d’intégrer :

•  Titre : indiquez la mention « Facture Proforma » au début du document, 
•  Numérotation : la proforma n’étant pas un document comptable, la numérotation n’est pas obligatoire. Elle est recommandée pour votre archivage et suivi des dossiers.
•  Devise : n’omettez pas d’indiquer quelle est la devise utilisée pour la transaction. Pour les opérations d’import-export, par exemple, ce point est très important. 
•  Conditions de livraison : ici, détaillez les conditions de mise à disposition, de transport et de livraison de la marchandise, 
•  Transport et expédition : précisez le mode de transport ainsi que la date d’expédition prévue, 
•  Adresse de livraison : mentionnez clairement l’adresse de livraison et l’adresse de facturation car elles peuvent être différentes, 
•  Colisage : indiquez la nature de l’envoi et son poids (nombre de colis, taille, etc.), 
•  Pays d’origine : toujours en vue d’un passage à la douane, cette mention est très importante pour certaines destinations. Selon les cas, indiquer une origine française ou européenne peut faciliter l’entrée des marchandises dans un pays,
•  Coordonnées bancaires : n’oubliez pas enfin d’indiquer vos coordonnées bancaires. 

Conseil pro de Zervant : Enregistrez une version PDF de votre facture proforma à envoyer à votre contact. C’est plus sûr : ainsi enregistré, le document ne peut plus être modifié, mais c’est surtout plus professionnel.

Une fois tous les champs renseignés, il ne vous reste plus qu’à sauvegarder votre facture proforma et à l’envoyer à votre client. Vous pouvez réutiliser l’exemple de proforma autant de fois que vous souhaitez. Ce fichier vous est proposé par Zervant, logiciel gratuit de facturation en ligne. Pour faire encore plus simple que d’utiliser un modèle de proforma au format Excel ou Word, créez un compte sur Zervant et éditez directement vos factures en ligne !

Que vous envoyiez des factures proforma ou des factures définitives, un bon modèle est important pour votre entreprise. Les factures proforma et les factures définitives doivent toujours être fournies dans un format écrit et inaltérable. Zervant est l’outil parfait pour faire une facture en ligne !