Entrepreneurs, voici comment éviter les soucis de trésorerie

Certains entrepreneurs omettent d’établir un budget prévisionnel, une négligence qui peut, dans le pire des cas, conduire à la faillite. Nous avons demandé à des experts comment bien gérer les flux de trésorerie.

1. Planifier est essentiel

Même une entreprise prospère peut rencontrer des difficultés si elle gère mal ses flux de trésorerie. Une faillite n’a pas forcément des origines commerciales, elle peut résulter d’une mauvaise planification budgétaire.

Selon Mervi Niskanen, professeure de comptabilité et de gestion à l’université de l’Est de la Finlande, « les études montrent qu’en ce qui concerne les petites entreprises finlandaises, deux faillites sur trois sont imputables à des difficultés de trésorerie ». Des résultats comparables ont été constatés dans d’autres pays.

Plus d’un entrepreneur découvre avec étonnement que l’argent peut venir à manquer même lorsqu’une ‘entreprise connaît une croissance rapide. La raison ? La croissance elle-même. Les encaissements ne compensant pas les décaissements.

Pour éviter ce genre de problèmes, Mervi Niskanen recommande de veiller à toujours disposer de ressources pour couvrir deux, voire mieux trois mois de dépenses et de suivre au jour le jour les mouvements de trésorerie : « Malheureusement, de nombreuses petites entreprises négligent d’établir un budget prévisionnel : les justificatifs de frais sont envoyés au comptable pour remboursement et c’est à ce moment-là qu’on s’aperçoit que tout ne va peut-être pas si bien sur le plan financier. »

D’après l’universitaire, établir un budget est l’un des moyens les plus efficaces d’éviter les difficultés de trésorerie. Il n’est pas nécessaire que ce budget soit très précis, mais il doit permettre à l’entrepreneur de savoir à quel moment ses factures seront honorées et quand il doit payer ses propres fournisseurs.

L’établissement d’un budget permet de visualiser facilement les périodes où les encaissements pourraient venir à manquer. En planifiant, l’entrepreneur peut négocier les modalités de paiement avec une banque ou un fournisseur.

2. Identifier les risques associés aux fournisseurs

Pour bien gérer ses flux de trésorerie, il faut connaître les risques liés aux fournisseurs, recommande Hannu Ojala, professeur de comptabilité (Professor of Practice) à l’université Aalto et à l’université de Tampere : « Les entrepreneurs devraient étudier attentivement le score de solvabilité et les états financiers annuels de leurs fournisseurs. Ces informations leur permettent d’évaluer la solvabilité de leurs partenaires. »

3. Externaliser un maximum

Quand un entrepreneur est à son compte, il ou elle a beaucoup à faire. De nombreuses tâches peuvent néanmoins être externalisées. Les professeurs Niskanen et Ojala insistent sur l’importance de l’externalisation. « Pour pouvoir se concentrer sur son métier, l’entrepreneur devrait externaliser tout ce qui ne relève pas de son domaine d’expertise comme, par exemple, la planification du budget prévisionnel et la planification fiscale », conseille Hannu Ojala.

Il lui faut néanmoins être prudent quant au choix du prestataire auquel il ou elle confie la gestion financière et la planification fiscale de son entreprise. « D’après une étude récente, la qualité des fournisseurs de services financiers varie fortement, poursuit l’enseignant. Le plus sûr est de s’attacher les services d’un expert-comptable car son activité est contrôlée. »

4. Vérifier les modalités de paiement

Il faut veiller à bien étudier les modalités de paiement. « Il vaut la peine d’essayer de négocier le délai le plus long possible avec les fournisseurs et le délai le plus court possible avec les clients », souligne Hannu Ojala.

Le respect des échéances varie énormément entre les pays. « Pendant longtemps, la Finlande a été l’exception : les entreprises s’acquittent quasiment toujours de leurs créances à échéance, assure Mervi Niskanen. Ce n’est pas souvent le cas dans d’autres parties du monde. »

Hannu Ojala a également constaté ce genre de pratiques. Toutefois, il arrive que les paiements tardent également en Finlande. « Dans certains cas, les grandes entreprises se servent malheureusement de leur position dominante pour créer des problèmes de liquidités aux petites entreprises. »

Lors de la vente d’une prestation, il faudrait, dans la mesure du possible, demander un acompte ou un prépaiement. Par exemple, un photographe a tout intérêt à exiger un acompte d’un client réservant une séance photo pour un mariage prévu l’été suivant ; idem pour le restaurateur accueillant une noce.

5. Facturer facile

Le chef d’une petite entreprise peut se faciliter la vie en sélectionnant un logiciel adapté à ses besoins. Quand la facturation est simplifiée, le temps ainsi économisé peut être consacré à des choses plus importantes. « Les clients des entrepreneurs apprécient eux aussi la simplification du paiement des factures », affirme Mattias Hansson, directeur général de Zervant, spécialiste de la facturation.

La fluidification de la facturation présente également bien d’autres avantages pour les entrepreneurs. « D’après les données de Zervant, le délai moyen de paiement d’une créance n’est que de deux jours quand on offre au client la possibilité de payer par virement ou carte bancaire. »

Fondé en 2010, Zervant aide les entrepreneurs à gérer leur trésorerie grâce à son logiciel qui permet d’enregistrer et de facturer facilement en ligne leurs heures de travail. Les factures peuvent être envoyées sous forme de factures électroniques, par courriel ou par voie postale. « L’entrepreneur(e) peut vérifier en un clin d’œil où en sont ses factures (échues, impayées et acquittées) et ainsi identifier et anticiper des problèmes de trésorerie, et prendre les mesures qui s’imposent », poursuit Mattias Hansson.