Comment recruter un salarié ? Les étapes pour embaucher un salarié : DPAE, déclaration d’embauche…

Entrepreneuriat 16.02.2022 29.08.2023 7 min

Lorsque nous lançons notre activité, bien des questions se posent. Vais-je parvenir à me dégager un salaire ? Comment gagner en visibilité ? Ma clientèle parviendra-t-elle à s’étoffer ? Quel va être mon chiffre d’affaires ? Parmi ces interrogations, il en demeure une fondamentale à laquelle il est essentiel de pouvoir répondre avec précision : comment embaucher un salarié de manière légale, sans prendre de risque ni oublier de formalités ?

En effet, ce point fait partie des piliers du bon fonctionnement de votre entreprise. C’est pourquoi Zervant vous offre son analyse. A quel moment et comment embaucher son premier salarié ? Laissez-vous guider…

Sommaire

Comment recruter un salarié : choisissez le bon moment

Votre entreprise commence à prendre de l’ampleur et vous souhaitez être entouré de collaborateurs, pour mener à bien vos projets ? Alors vous allez certainement vous demander comment embaucher son premier salarié. C’est tout à fait légitime ! Cela dit, vous devez vous assurer que le moment est opportun pour lancer les démarches.

Dans ce cadre, il vous faut :

Définir si votre besoin de main d’œuvre est réel. Dans certains métiers, le doute n’est pas permis. Dans d’autres, la réponse est nettement plus subtile à trouver et la sous-traitance peut se révéler être une option suffisante ;
Être certain de disposer des ressources nécessaires à l’embauche. En effet, si vous ne parvenez pas à dégager un chiffre d’affaires suffisant, le fait de rémunérer votre employé va générer un risque ;
Vous assurer que l’embauche de votre premier salarié permettra un bon ROI. Si vous avez une charge de travail pour plusieurs personnes, le recrutement devrait vous permettre de faire prendre son envol à votre activité !

Combien coûte l’embauche d’un salarié ?

Les frais de recrutement et dépenses à long terme

Afin de limiter votre prise de risques, vous devez inévitablement vous demander quel est le coût de l’embauche. Pour vous permettre d’y voir plus clair, n’hésitez pas à vous baser sur des estimateurs de cotisations pour voir comment recruter un salarié. De prime abord, vous allez faire face à des coûts ponctuels, liés au recrutement en lui-même. Ils incluent les frais de RH, ceux inhérents à la potentielle formation du nouvel arrivant, mais aussi les coûts en matériel pour que sa prise de poste se fasse de manière convenable.

Une fois l’embauche réalisée, des coûts mensuels viennent s’y ajouter. Vous devrez donc tenir compte :

D’un ensemble de frais de gestion ;
De la réalisation de certains documents incontournables, à l’image des fiches de paie ;
Des frais kilométriques ou abonnements de transports en commun ;
Du financement de possibles déplacements mentionnés dans le contrat de travail ;
Des coûts de restauration ;
De la rémunération brute et nette ;
Des charges sociales patronales ;
De la mutuelle santé de votre salarié ;

En intégrant ces divers éléments à votre calcul, vous serez en mesure de définir quelles seront vos dépenses, et d’ainsi projeter l’augmentation nécessaire de votre chiffre d’affaires.

Les aides à l’embauche du premier salarié

Pour vous aider à recruter un salarié, l’Etat a mis en place un certain nombre d’aides à l’embauche, étoffées notamment suite à la crise du coronavirus. Aujourd’hui, vous pourrez donc bénéficier d’un ensemble de mesures, telles que :

Les aides pour l’embauche dans les zones en difficulté, permettant de lutter contre le chômage sur certains territoires ;
Des aides relatives à l’embauche d’un travailleur handicapé, afin que vous puissiez plus facilement atteindre la proportion légale de 6% ;
Le plan “1 jeune, 1 solution”, visant à faciliter l’emploi et la formation des jeunes (primes pouvant par exemple atteindre les 8000€ pour les jeunes en contrat de professionnalisation ou d’apprentissage) ;
Le contrat unique d’insertion, pour vous aider à embaucher des personnes éprouvant des difficultés à accéder à un emploi ;
La réduction générale de l’URSSAF, réduisant les cotisations patronales dans le cas des salaires inférieurs à 1,6 fois le SMIC.

Comment embaucher un salarié ?

Embaucher un salarié implique de respecter une procédure de recrutement précise. Voilà donc les étapes qu’il vous faudra suivre.

Préparer votre embauche

Dans un premier temps, il est nécessaire que vous définissiez précisément votre besoin. Pour cela, réalisez une fiche de poste détaillée. Elle doit inclure le type de poste et de contrat, la mission, les conditions de travail ainsi que les compétences requises, la formation nécessaire pour postuler, ou encore l’expérience professionnelle, si vous avez des exigences particulières.

Une fois la fiche de poste réalisée, vous pourrez créer l’offre d’emploi et la publier sur divers réseaux, spécialisés dans les propositions d’emplois. Vous pourrez certes vous baser sur Pôle Emploi, mais aussi vous appuyer sur des plateformes en ligne et réseaux sociaux, afin d’en accroître la visibilité.

Les retours ne devraient pas tarder à arriver, et des postulants vous feront parvenir leur candidature. Quelle que soit votre réponse, il est important que vous preniez la peine de la formuler. Pour les profils qui vous semblent adaptés à votre recherche, planifiez un entretien d’embauche afin de sélectionner la personne idéale !

Comment faire une DPAE ?

La DPAE, ou Déclaration Préalable à l’Embauche, est votre première obligation légale.

Si vous vous demandez comment faire une DPAE en ligne, alors il vous suffira de vous laisser guider par la page de l’URSSAF dédiée. La déclaration d’embauche est une étape fondamentale, dans la mesure où elle vous permettra de prétendre à un ensemble d’aides, de vous couvrir en cas d’accident du travail, mais aussi d’éviter le travail dissimulé et de laisser votre futur employé profiter de ses droits (CPAM, chômage…).

Inscrire le salarié au registre unique du personnel

Il vous faudra également inscrire votre salarié au registre unique du personnel, que vous devez d’ailleurs créer dès l’embauche de votre premier employé. N’hésitez pas à collecter les informations qui doivent absolument y figurer.

Affilier l’employé à une caisse de retraite

Lorsque vous embauchez un salarié, affiliez-le à votre organisme de retraite complémentaire ! Pour cela, rendez-vous sur le site de l’Agirc-Arrco, où vous trouverez toutes les informations nécessaires à l’accomplissement de cette étape.

Fournissez à votre employé les documents essentiels

Dans le cadre d’une embauche, vous devrez transmettre des documents au nouveau salarié.

Ceux-ci comprennent prioritairement le contrat de travail qui a été signé par les deux parties. Par ailleurs, l’employeur doit fournir au salarié les informations en lien avec son nouvel emploi. De la mutuelle d’entreprise obligatoire à la prévention des risques, sans oublier les jalons professionnels tels que la formation et les entretiens individuels : la transparence est de mise.

Planifier la visite d’information et de prévention

Dans le cadre de la médecine au travail, vous disposez d’un délai de trois mois à partir de l’embauche pour faire réaliser une visite d’information et de prévention à vos salariés. Celle-ci doit être effectuée par un professionnel de santé, qui redirigera dans certain cas précis l’employé vers un médecin du travail.

Comment embaucher un salarié en auto-entrepreneur ?

Si ce statut se prête assez peu au recrutement, il n’y a aucune barrière légale qui s’y oppose. Alors si vous voulez savoir comment embaucher un salarié en auto-entrepreneur, sachez que la procédure est identique. Le statut auto-entrepreneurial impliquant toutefois des plafonds de revenus, soyez sûr de ne pas les dépasser une fois votre recrutement effectué ! Ici également, le site de l’URSSAF vous guidera si vous vous demandez comment embaucher son premier salarié.

Comment embaucher un salarié étranger ?

Vous aimeriez savoir comment embaucher un salarié étranger ? Le principe est similaire au recrutement classique, mais implique quelques formalités complémentaires. Dans un premier temps, assurez-vous que le futur employé dispose d’une autorisation de travailler en France. Le type, ainsi que le numéro d’ordre du document faisant office d’autorisation de travail, devront être spécifiés dans le registre unique du personnel.

D’autre part, il se peut que vous deviez demander une immatriculation à la CPAM, si votre salarié n’y a jamais été enregistré auparavant.

En fonction (entre autres) du pays d’origine de l’employé que vous voulez recruter, il vous faudra ajuster les procédures. Renseignez-vous quant aux démarches adaptées à votre cas spécifique pour recruter un salarié !

Si vous planifiez d’embaucher votre premier salarié, rien ne doit être laissé au hasard. En effet, le but étant de faire fructifier votre activité, cette démarche doit être non seulement rentable pour vous mais aussi réalisée dans les règles de l’art. Définissez donc précisément votre besoin, pour ne pas choisir un profil inadapté. De même suivez toutes les procédures requises ! Une fois votre équipe agrandie, optimisez autant que possible vos tâches, afin de gagner en productivité.

Optez donc pour le logiciel de facturation gratuit Zervant et développez-vous sans attendre !