Verkkolaskutus

Vaativatko yritys- ja julkisen sektorin asiakkaasi sinulta laskut verkkolaskuina? Zervantilla luot ja lähetät verkkolaskut helposti.

Luo ilmainen tili

Mikä on verkkolasku?

Alkuun on monesti ajateltu, että verkkolasku on sama asia kuin sähköpostilasku. Tämä on joissakin maissa edelleen yleinen harhaluulo. Suomessa olemme e-laskujen myötä oppineet, että laskut voivat tulla suoraan pankkiin ja ne voi maksaa sieltä parilla klikkauksella tai asettaa jopa automaattisesti veloitettaviksi. Verkkolaskujen maksaminen on yhtä helppoa, mutta toisin kuin e-lasku, yritysten välinen verkkolasku kulkee laskutusohjelmasta toiseen.

Verkkolaskun lähetys Zervantilla

Olemme tehneet verkkolaskutuksesta niin helppoa kuin mahdollista. Et tarvitse omaa verkkolaskuosoitetta, erillistä sopimusta verkkolaskuoperaattorin kanssa, tiliä mihinkään muuhun järjestelmään tai erillisiä maksullisia verkkopostimerkkejä.

1. Verkkolaskuosoite

Tarvitset vain asiakkaan verkkolaskuosoitteen. Yleensä saat osoitteen asiakkaltasi, tarvittaessa voit myös tarkistaa sen Tieken kattavasta verkkolaskuosoitteistosta. Ole tarkkana osoitteen muodon valinnan kanssa. Kaikki verkkolaskuosoitteet eivät ole muotoa OVT, joka alkaa 0037.

2. Luo ja lähetä

Luo lasku ja lisää siihen tarvittavat tiedot. Joskus esimerkiksi isommat yritykset voivat vaatia ostajan tilausnumeron laskulle. Tämän jälkeen sinun ei tarvitse kuin valita verkkolasku lähetysvaihtoehdoista. Lasku toimitetaan operaattoreiden kautta asiakkaasi laskutusjärjestelmään.

Kokeile verkkolaskutusta ilmaiseksi

Verkkolaskujen lähettäminen on osa premium-palvelujamme, mutta voit kokeilla toimintoa ilmaiseksi 14 päivän ajan kuukausitilauksella! Tutki hinnastoamme lisätietojen saamiseksi tai kokeile heti.

Lähetä verkkolasku

Verkkolaskutuksen hyödyt

Suosio

EU luo aika ajoin lakeja verkkolaskutuksen käyttöön ottamisen puolesta. Tämä lisää sen menestystä.

Aika

Laskun tietoja ei tarvitse syöttää manuaalisesti, joka nopeuttaa laskun maksamista.

Ympäristö

Verkkolaskutuksen ansiosta käytät huomattavasti vähemmän paperia eli rasitat vähemmän ympäristöä.

Yritysten välisen verkkolaskun matka myyjältä ostajalle

Miten lasku lopulta kulkee laskutusohjelmasta asiakkaalle verkkolaskuna? Verkkolaskun matka on tämä:

1. Zervant – Luot laskun laskutusohjelmalla. Et voi luoda sitä esimerkiksi Wordillä ja skannata sitä ohjelmaan. Ohjelman pitää pystyä lukemaan laskulla olevat tiedot suoraan. Kun klikkaat lähetä, laskutusohjelma muuntaa laskun luettavasta muodosta konekieliseksi (huomaa alempana otsikko Konekielinen).

2. Basware – Laskutusohjelma lähettää laskun verkkolaskuoperaattorille. Operaattori, ei ihminen, lukee laskun koodin läpi ja tunnistaa koodauksen perusteella, mikä on asiakkaasi käyttämä operaattori ja missä muodossa hänen operaattorinsa pystyy lukemaan laskun.

3. Asiakkaasi operaattori – Asiakkaasi operaattori vastaanottaa laskun. Operaattori tarkistaa, että laskulla on tarvittavat tiedot ja välittää laskun asiakkaasi laskutusjärjestelmään.

4. Asiakkaasi laskutusjärjestelmä – Asiakkaasi saa laskun hänen laskutusjärjestelmässään. Lasku on jälleen ihmiselle luettavassa muodossa. Näin asiakkaasi voi parilla klikkauksella maksaa laskun haluamallasi tavalla.

Verkkolaskutuksen termit haltuun

Teimme sinulle pienen sanaston verkkolaskutusta varten. Näin sinun on toivottavasti helpompi ymmärtää asiakkaasi antamia verkkolaskutusohjeita sekä mahdollisia operaattoreiden vaatimuksia.

Verkkolasku vai e-lasku?

Yritysten välillä tapahtuvassa verkkolaskutuksessa on tärkeää ymmärtää, että se ei toimi samalla tavalla kuin yritykseltä kuluttajalle. Lasku ei kulje verkkopankkiin vaan toiseen laskutusjärjestelmään. Miksi? Koko verkkolaskutuksen ideana on tehostaa laskujen kulkua. Informaatio lähetetään yritykseltä asiakkaalle helpoimmalla mahdollisella tavalla. Tällä tavalla maksu voidaan toteuttaa ilman, että asiakkaan tarvitsee syöttää maksutietoja uudelleen.

Lisäksi julkisen hallinnon toimijat ja yritykset haluavat pitää laskutuksen yhdessä paikassa. Tämä onnistuu helpoiten käyttämällä laskutusjärjestelmää.

Konekielinen

Konekielinen tarkoittaa sananmukaisesti tietoja, joita koneet (eli ohjelmat) pystyvät lukemaan läpi ilman ihmisen käsittelyä. Tämä vaatii sitä, että tiedoille on annettu tarkat säännöt, missä muodossa niiden tulee olla. Nämä säännöt ovat luoneet yhteisiä verkkolaskutuksessa käytettyjä standardeja, kuten Finvoice ja TEAPPS.

Käytännössä nuo standardit määrittävät sen, minkälaiselta koodisarjalta lasku näyttää. Alla on kuva Zervantilla tehdystä pdf-muotoisesta laskusta ja sen vieressä oikealla on pieni osa laskusta sen konekielisessä muodossa. Todellisuudessa tuo koodisarja on monen sivun pituinen.

Verkkolaskuoperaattori

Verkkolaskuoperaattori on ohjelma, joka pystyy tulkitsemaan konekielisen laskun. Periaatteessa myyjä voisi luoda laskun Microsoft Wordillä, mutta se pitäisi osata koodata yllä näkyvän kuvan mukaiseksi. Lisäksi konekielisiä standardeja on monia, koodi voi siis näyttää erilaiselta. Tätä varten EU on pyrkinyt yhteinäistämään verkkolaskutusstandardeja, jotta operaattoreiden on helpompi tulkita laskujen sisältö.

Suomessa verkkolaskuoperaattoreita ovat esimerkiksi seuraavat:

Basware
Apix
Maventa
Robo Capital
Liaison Technologies

Verkkolaskutusverkosto

Jotta laskut toimittuvat varmemmin verkkolaskuoperaattoreiden välillä, operaattoreista on muodostettu verkostoja. Yksi tutuimmista verkostoista on Peppol (Pan European Public eProcurement On-Line).

Verkkolaskuosoite

Miten lasku selviää matkan päähän eli asiakkaasi laskutusjärjestelmään? Vastaus on verkkolaskuosoite! Sen avulla operaattorit osaavat toimittaa laskun oikeaan paikkaan. Verkkolaskuosoite on siten vähän kuin puhelinnumero tai kotiosoite.

Huom! Verkkolaskuosoite voi olla monessa muodossa. Suomalaisille on tullut erittäin tutuksi OVT-muotoinen osoite. Se ei silti ole synonyymi verkkolaskuosoitteelle. OVT alkaa aina 0037 ja on yhteensä 12 luvun mittainen. Osoite voi kuitenkin olla myös IBAN-muotoinen, tällöin verkkolaskuoperaattorina toimii usein pankki. Myös alv-tunnus on mahdollinen tai ulkomailla usein käytössä olevat GLN tai DUNS.

Verkkolaskuosoitteisto

Yleensä ostaja antaa myyjälle verkkolaskuosoitteen, Suomessa onneksi on myös huippu työkalu osoitteen löytämiseksi: Tieke verkkolaskutusosoitteisto. Heidän tarjoama tietokanta verkkolaskuosoitteista on todella kattava ja helppokäyttöinen.

Näppärä lisätoiminto on myös se, että he näyttävät verkkolaskuosoitteen lisäksi yritysten käyttämät operaattorit ja operaattoreiden osoitteet. He päivittävät osoitteistoa jatkuvasti.

Sähköinen laskutus osana digitalisaatiota

Digitalisaatio on tullut jäädäkseen, ja se vaikuttaa myös laskutuksen maailmaan. Verkkolaskutus on ollut yleistä Suomessa jo monta vuotta, mutta tällä hetkellä se on yleistymässä myös muualla Euroopassa. Lue lisää verkkolaskutuksesta blogistamme!