Laskun tekeminen
Mikä on lasku? Mitä laskun pitää sisältää? Mitkä ovat pakolliset laskun tiedot? Kerää vinkit laskun tekemiseen ja luo lasku lopulta laskutusohjelmalla.
Luo tili Applella
Luo tili Googlella
Mikä on lasku?
Lasku on asiakirja, joka määrittelee maksupyynnön myydyistä tavaroista tai tarjotuista palveluista. Yritykset laativat laskut yleensä muille yrityksille tai yksityishenkilöille, mutta yhdistykset ja muut organisaatiot voivat myös luoda ja lähettää laskuja. Laskun voi toimittaa asiakkaalle fyysisessä (paperi) tai sähköisessä (sähköposti, verkkolasku) muodossa.
Laskun tekeminen Zervantin laskutusohjelmalla
✔ Lisää yrityksesi yhteystiedot
✔ Tallenna asiakas- ja tuoterekisterisi ohjelmaan
✔ Lähetä lasku asiakkaasi toivomalla tavalla
✔ Merkitse lasku maksetuksi
Laskun tiedot
Arvonlisäverolaki asettaa tiettyjä vaatimuksia siitä, mitä asiakirjan tulisi sisältää, jotta se voidaan virallisesti laskea laskuksi. Verohallinnon sivuilta (kohta 6) löydät perusteellisen selvityksen siitä, mitä laskun tulisi sisältää, mutta alla olemme listanneet niistä tärkeimmät.
Asiakkaan tiedot
Kun teet laskua, on tärkeää, että asiakkaasi yhteystiedot ovat oikein. Ota huomioon myös erikoismerkit, erityisesti, jos sinulla on kansainvälisiä asiakkaita!
Tärkeimmät asiakastiedot ovat:
- nimi
- osoite
- alv-tunnus (jos kyseessä on yritys, etenkin ulkomainen yritys)
Voit myös lisätä asiakastunnuksen – ihanteellisessa tunnuksessa on monta merkkiä, koska se luo vaikutelman laajasta asiakaskunnasta ja lisää uskottavuutta.
Myyjän tiedot
Laskulle tulee kirjata mahdollisimman tarkat tiedot yrityksestäsi. Huomaa, että lakisääteisyyden lisäksi nämä tiedot auttavat sinua antamaan ammattimaisen ja luotettavan kuvan laskustasi ja yrityksestäsi.
- yrityksesi nimi, osoite ja mahdollinen logo
- y-tunnus ja alv-tunnus
- yhteyshenkilö
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- mahdollinen verkkosivusto
Myydyt tuotteet ja palvelut
Kun luot laskun, kiinnitä erityistä huomiota tuotteisiin tai palveluihin, joita olet laskuttamassa. Nämä ovat laskussasi pääosassa, joten on tärkeää, että ne luetellaan selkeästi ja yksinkertaisilla, kuvaavilla nimillä. Kerro myös myytävien laajuus, määrä, yksikkö ja päivä, jona tavaroiden tai palveluiden myynti on saatu päätökseen, tai saatettu päätökseen.
Palvelut voidaan merkitä laskulle tunteina tai tuotteistettuina palveluina. Myydyt tavarat on kuvattava sellaisella tarkkuudella, että ostajalle on selvää, mitä tavaroita hän on ostanut. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että laskulle kannattaa kirjata mahdollisten tuotekoodien lisäksi tuotteiden selväkielinen nimi.
Arvonlisävero
Ole tarkkana, että lisäät kaikki tarvittavat tiedot liittyen arvonlisäveroon.
Nämä ovat:
- arvonlisäverokanta (yleinen kanta Suomessa vuonna 2023 on 24%)
- eri kannat eroteltuna
- maksettavan veron määrä yhteensä
Voi olla, että et ole arvonlisäverovelvollinen: toimit alalla, joka on arvonlisäverotonta tai laskutat ulkomaisia yrityksiä. Lue kattava tietopakettimme arvonlisäverosta.
Viivakoodi ja tilisiirtolomake
Suomessa on käytössä pankkiviivakoodistandardi. Standardin mukaisen viivakoodin sisältävät laskut voidaan maksaa näppärästi skannaamalla viivakoodi verkkopankin selain- tai mobiiliversiolla. Pankkiviivakoodillisen laskun tarjoaminen nopeuttaa laskujen maksamista.
Suomessa käytetään tilisiirtolomaketta, joka sekin osaltaan helpottaa laskujen lukemista. Tilisiirtolomake on mahdollista luoda itse seuraamalla finanssialan sivuilta löytyvää opasta. Zervantin laskutusohjelma luo viivakoodin ja tilisiirtolomakkeen automaattisesti.
Laskun yksityiskohdat
Laskun numero: Laskulle täytyy merkitä tunniste, joka yksilöi laskun aukottomasti. Yleensä käytetään juoksevaa sarjaa. Sarja voi olla jatkuvasti kasvava tai vain tilikauden aikana kasvava. Saman vuoden aikana ei saa olla kahta laskua, joilla on sama tunniste. Lue vinkkimme laskujen numerointiin.
Päiväys: Laskun päiväys on tärkeä sekä asiakkaidesi että kirjanpidon kannalta. Laskun päivämäärää käyttämällä asiakas voi helposti selvittää, milloin lasku on laadittu, etenkin jos sen saanti viivästyy. Laskulle kirjoitettava päivä voi olla laskun kirjoituspäivä, tulostuspäivä tai päivä, jolloin lasku on toimitettu asiakkaalle.
Maksuehdot: Vaikka sitä ei vaadita laissa, kannattaa määritellä laskussa maksutiedot, maksuaika (useimmiten 14, 30 tai 60 päivää) ja eräpäivä, jotta asiakkaasi tietää miten ja mihin mennessä lasku on maksettava. Sisällytä myös ehdot viivästyskorkoihin. Voit tarvittaessa sisällyttää laskulle: lisätietoja, erityisehdot, kuten alennukset, yleiset ehdot (nämä voivat olla erillisessä liitteessä).
Viitenumero: Viitenumero ei ole pakollinen tieto, mutta suosittelemme sen käyttämistä, jotta asiakkaasi on helpompi maksaa lasku ja sinun helpompi seurata maksusuorituksia. Kun maksutapahtuma näkyy tiliotteellasi, pystyt yhdistämään laskun ja maksun toisiinsa, ja merkitsemään laskun maksetuksi. Suomessa viitenumero muodostetaan yleensä laskunumerosta ja yhdestä sen perään laitettavasta tarkistenumerosta. Kannattaa luoda viitenumero sille tarkoitetulla laskurilla.
Lasku kuluttajalle vs yritykselle
Kuluttajalaskut (B2C)
Kuluttajille suunnatut laskut voivat olla hieman vapaamuotoisempia kuin yrityksille suunnatut. Muista kuitenkin lisätä laskulle tietojen lakisääteiset minimivaatimukset (ks. listamme alla). Kuluttajalaskut sisältävät aina arvonlisäveron. Maksuehdoksi voi antaa esimerkiksi 14 tai 30 päivää. Uusille asiakkaille hieman lyhyempi maksuaika voi olla paikallaan, näin saat varmistettua asiakkaan maksukyvyn. Laskut lähetetään usein sähköpostitse tai postitse.
Yrityslaskut (B2B)
Yrityksillä voi olla enemmän vaatimuksia laskuille. Monet voivat haluta tietyn osaston tai yhteyshenkilön lisättävän osoitetietoihin, isommat yritykset toivovat ostajan tilausnumeron näkyvän laskulla. Lisäksi, vaikka verokannat tulee erotella, hinnat voidaan ilmoittaa verottomina. Yritysten kanssa ajoittain neuvotellaan maksuehdosta, pidä kuitenkin kiinni omasta kassavirrastasi, äläkä anna liikaa aikaa. Laskun toimitustapana verkkolaskutus on usein toivottua.
Laskutusprosessi – vaihtoehdot
Valmis laskupohja voi olla kätevä, jos lähetät vain kourallisen laskuja vuodessa. Muista, että vaikka on laillista luoda lasku Wordillä tai Excelillä, sinun on tallennettava se siten, että sitä ei voi enää muuttaa.
Olemme luoneet nettiselaimessa toimivan työkalun, jolla voit luoda laskun kolmella helpolla askeleella: täytä laskun tiedot, esikatsele ja tulosta se lopulta pdf-tiedostona.
Kun olet määrittänyt käyttäjätilisi ja lisännyt asiakas- ja tuoterekisterisi ohjelmaan, laskun luominen on todella nopeaa. Lisäksi sinun ei tarvitse huolehtia laskujen säilyttämisestä tai niiden seurannasta.
