Yrityksen rekisteröiminen – miksi ja miten se tapahtuu?

Yrityksen rekisteröiminen on ensimmäinen askel liiketoiminnan aloittamisessa. Se antaa yritykselle oikeudellisen aseman ja luo perustan sen toiminnalle. 

Tässä artikkelissa kerromme, miten yrityksen rekisteröiminen tapahtuu.

Onko yritys pakko rekisteröidä? 

Osakeyhtiöiden, avointen yhtiöiden sekä kommandiittiyhtiöiden on aina pakollista ilmoittautua Patentti- ja rekisterihallituksen kaupparekisteriin. 

Toiminimiyrittäjien tarvitsee liittyä kaupparekisteriin silloin, jos jokin näistä ehdoista täyttyy:

• liiketoimintaa varten on pysyvä toimipaikka eli liiketila
• palveluksessa on muita henkilöitä kuin aviopuoliso, alaikäinen lapsi tai lapsenlapsi
• toiminimellä harjoitetaan luvanvaraista elinkeinotoimintaa. 

Toiminimiyrittäjänä on mahdollista toimia myös ilman toiminimen rekisteröintiä kaupparekisteriin. Tällöin käyttöön ei voi rekisteröidä suojattua toiminimeä, vaan yritystoiminta tapahtuu yrittäjän omalla nimellä. 

Kaupparekisterin lisäksi yritys kannattaa rekisteröidä Verohallinnon ennakkoperintärekisteriin. Siihen kuuluminen osoittaa, että yrityksen veroasiat ovat kunnossa, eikä asiakkaiden tarvitse maksaa ennakonpidätyksiä, kun he asioivat yrityksen kanssa.

Yritys rekisteröidään arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos liikevaihto tilikauden aikana ylittää 15 000 euroa. Jos yritykseen palkataan työntekijöitä, se täytyy rekisteröidä Verohallinnon työnantajarekisteriin.

Miten yrityksen rekisteröiminen tapahtuu?

Ennen yrityksen rekisteröintiä kannattaa tarkistaa, että yrityksen nimi ei ole jo käytössä jollakin toisella yrityksellä. Patentti- ja rekisterihallituksen nimipalvelusta voi tarkistaa, onko yritykselle harkittu nimi varattu. Kaupparekisteriin ei voida rekisteröidä kahta saman nimistä yritystä, joten jokaisen uuden yrityksen nimen on oltava jollain tavalla muista poikkeava. 

Yrityksen rekisteröimisilmoitukseen täytetään ensisijaisen nimivaihtoehdon lisäksi kaksi vaihtoehtoista nimeä, mikäli ensisijaista nimeä ei voida kaupparekisteriin hyväksyä.

Rekisteröinti tapahtuu tekemällä yrityksen perustamisilmoitus kaupparekisteriin. Ilmoitus voidaan tehdä yritysmuodosta riippuen sähköisenä tai paperilomakkeilla Yritys- ja yhteystietojärjestelmälle.

Sähköisesti voi tällä hetkellä rekisteröidä yksityisen elinkeinonharjoittajan ja useimmissa tapauksissa myös osakeyhtiön, mutta muissa yhtiömuodoissa rekisteröinti tapahtuu paperilomakkeella.

Mitä dokumentteja yrityksen rekisteröimiseen tarvitaan?

Perustamisilmoituksen liitteeksi vaaditaan erilaisia asiakirjoja yritysmuodosta riippuen:

• osakeyhtiössä perustamissopimus ja yhtiöjärjestys
• avoimessa yhtiössä ja kommandiittiyhtiössä yhtiösopimus
• osuuskunnassa perustamissopimus ja säännöt

Yksityisen elinkeinonharjoittajan (tunnetaan myös toiminimiyrittäjänä) ilmoittaminen kaupparekisteriin vaatii pelkän perustamisilmoituksen. 

Toiminimiyrityksen rekisteröiminen tapahtuu sähköisellä tai paperisella lomakkeella. Lomakkeeseen täytetään ensisijaisesti haluttu toiminimi, kaksi varavaihtoehtoa, sekä mahdolliset rinnakkaiset toiminimet (esimerkiksi nimen kieliversiot) ja aputoiminimet. Yrityksen kotipaikka on yleensä se kunta, jossa yritystoimintaa pyöritetään. Perustamisilmoitukseen määritellään myös yrityksen toimiala sekä tilikausi.

Perustamisilmoituksen yhteydessä voidaan ilmoittaa Verohallinnolle myös arvonlisäverovelvolliseksi ilmoittautuminen sekä ennakkoperintärekisteriin liittyminen.

Mitä eroa on toiminimen ja osakeyhtiön rekisteröimisessä?

Yritysmuodoilla on eroja, ja yritystä perustettaessa kannattaa miettiä tarkkaan itselleen sopiva yritysmuoto. Toiminimi ja osakeyhtiö ovat Suomessa yleisimmät yritysmuodot, ja molemmat on helppoa rekisteröidä sähköisesti verkossa.

Yksityinen elinkeinonharjoittaja eli toiminimi rekisteröidään aina vain yhden ihmisen nimiin, mutta liiketoimintaa voi harjoittaa myös yhdessä puolison kanssa. Toiminimessä elinkeinonharjoittaja on yrittäjä itse, ja hän vastaa itse yrityksen veloista.

Osakeyhtiömuodossa yrittäjä ja yritys ovat toisistaan erillisiä, itsenäisiä oikeushenkilöitä, ja yrittäjä vastaa käytännössä vain itse yritykseen sijoittamistaan rahoista. Osakeyhtiötä ei ole mahdollista perustaa täysin itsenäisesti, sillä se vaatii yrityksen hallitukseen vähintään yhden varajäsenen. Usein varajäsen voi olla kuitenkin yrittäjän yrityskumppani, puoliso tai sukulainen.

Osakeyhtiön ja toiminimen perustamiskustannuksissa on eroja. Toiminimen perustaminen on edullisempaa, sillä toiminimen perustamisilmoitus kaupparekisteriin maksaa verkossa 60 €. Osakeyhtiöllä perustamisilmoituksen hinnaksi tulee yleensä noin 240-320 €.

Rekisteröintimaksun lisäksi myös muut osakeyhtiön perustamisen kulut voivat olla suurempia. Osakeyhtiöiltä vaaditaan aina oma erillinen yrityspankkitili. Perustamiskustannuksia ei kannata kuitenkaan pelätä vaan yritysmuoto kannattaa valita oman yritystoiminnan luonteen ja tarpeen perusteella.