Kassavirta kuntoon! Tämän takia kassavirran seuraaminen kannattaa

Kassavirran seuraaminen auttaa yrityksen arjen pyörittämisessä ja tulevaisuuden suunnittelussa. Annamme parhaat vinkit kassavirran analysoimiseen ja virran positiiviseksi kääntämiseen.

Yrittäjän polulla voi tulla eteen haastavia aikoja, jolloin yrityksen rahatilanne näyttääkin yhtäkkiä heikolta. Esimerkiksi koronakesän 2020 aikana jopa 19 prosentilla suomalaisista pienistä ja keskisuurista yrityksistä oli vaikeuksia hoitaa maksujaan, kertoo PK-yritysbarometri.

Yksi tärkeimmistä työkaluista yrityksen arjen pyörittämisessä ja vaikeista tilanteista selviämisessä on kassanhallinta eli ymmärrys siitä, mistä yrityksen rahat tulevat, minne ne menevät ja miltä rahavirtojen kehitys näyttää. 

Tässä artikkelissa sukellamme syvälle kassavirtaan: mikä kassavirta on, miten sitä kannattaa analysoida ja miksi kassavirtaa on hyvä tarkastella myös tulevaisuuteen. Artikkelin lopusta löydät myös hyvät vinkit yrityksesi kassavirran ylläpitämiseen.

Mitä kassavirta tarkoittaa?

Kun pyörität yrityksen arkea ja suunnittelet sen tulevaisuutta, joudut miettimään paljon rahan liikkeitä: mistä ja kuinka paljon myyntiä tulee ja kuinka paljon rahaa valuu erilaisiin kuluihin ja kustannuksiin.

Kassavirta tarkoittaa yksinkertaisuudessaan yrityksen kaikkea rahaliikennettä eli sisään tulevaa ja ulos menevää rahavirtaa. Siinä missä liikevaihto kertoo vain myynnin määrän, kassavirtaa tarkastelemalla voi tehdä päätelmiä siitä, riittääkö liikevaihto kattamaan menoja ja miten tilannetta voisi kohentaa.

Kassavirran tarkastelu auttaa hahmottamaan, miten yrityksellä on mennyt tähän saakka ja miten sillä voisi mennä tulevaisuudessa. Kassavirran perusteella selviää myös yrityksen likviditeetti eli maksuvalmius – toisin sanoen kuinka paljon yritykselläsi on juuri nyt käytettävissä rahaa erilaisiin kuluihin ja mahdollisiin investointeihin.

Kassavirta on tärkeä paitsi yrityksen arkea pyörittäessä myös rahoitusta hakiessa. Yritystä perustaessa saatat hakea starttirahaa, jonka hakemuksen liitteeksi tarvitaan huolelliset kassavirtalaskelmat. Myös lainantarjoajat ja sijoittajat saattavat pyytää nähtäville kassavirtalaskelmat ja kassavirtaennusteet, koska ne kertovat tarkemmin yrityksen todellisesta taloudellisesta tilanteesta kuin liikevaihdon kehityskäyrät.

Kassavirta voi olla positiivinen tai negatiivinen

Kassavirta voi olla positiivinen tai negatiivinen. Positiivinen kassavirta tarkoittaa sitä, että tuloja on enemmän kuin menoja, ja negatiivinen kassavirta taas sitä, että menot ylittävät tulot. Kassavirta saattaa vaihdella positiivisen ja negatiivisen välillä esimerkiksi vuoden eri vaiheissa tai kun on tehty suurempia investointeja. Mutta jos kassavirta on pitkään negatiivinen, yritys voi ajautua kassakriisiin ja on vaarassa joutua konkurssiin.

Kassavirta jaetaan yleensä kolmeen eri kategoriaan:

• Operatiivinen kassavirta eli liiketoiminnan kassavirta koostuu yrityksen myyntisaatavista ja toistuvista menoista, kuten palkoista ja vuokrista. Tämä on yrityksen arjessa tärkein seurattava. 
• Investointien kassavirta puolestaan kertoo, kuinka paljon rahaa on laitettu erilaisiin investointeihin. Investointien kassavirta on usein negatiivinen, sillä investoinnit eivät välttämättä tuota suoraan rahaa, vaan niiden vaikutukset näkyvät operatiivisessa kassavirrassa myöhemmin esimerkiksi lisääntyneenä myyntinä tai kasvaneena tuottavuutena.
• Rahoituksen kassavirta auttaa seuraamaan yrityksen saaman rahoituksen sisääntuloa ja takaisinmaksua eli sitä, kuinka paljon velkarahaa tulee sisään ja kuinka sitä maksetaan takaisin velkojille tai sijoittajille.

Kassavirtaan liittyy myös muutamia muita termejä, jotka on hyvä tuntea:

• Kumulatiivinen kassavirta tarkoittaa kassavirran muodostumista vuodesta toiseen. Voi olla, että yrityksen toiminnan käynnistämisvuonna kassavirta on negatiivinen, mutta miltä tilanne näyttää kumulatiivisesti esimerkiksi kolmen vuoden jälkeen?
• Vapaa kassavirta tarkoittaa rahaa, joka jää yritykselle kaikkien kulujen, lainojen takaisinmaksujen ja investointien jälkeen. Tämä on nimensä mukaisesti vapaata rahaa, joka on käytettävissä yrityksen toiminnan kehittämiseksi tai vaikkapa osinkojen maksamiseen.

Näin analysoit kassavirtaa

Kassavirta-analyysilla tarkoitetaan kassavirran tarkastelua ja päätelmien tekemistä sen perusteella. Analyysin tekeminen kannattaa, sillä sen avulla saat ajantasaisen kuvan yrityksesi taloudellisesta tilanteesta. Sen avulla voit myös tunnistaa toiminnasta erilaisia ongelmakohtia ja kausivaihteluja sekä reagoida niihin.

Kun analysoit sisään tulevia rahoja, kannattaa tarkastella sekä kokonaissummia että sitä, millaisista puroista kassavirta koostuu. Mitkä tuotteet tai palvelut tuovat eniten myyntiä? Millaiset asiakkaat tuovat eniten rahaa sisään? Miltä sisään tuleva kassavirta näyttää kuukausi-, kvartaali- ja vuositasolla?

Sama koskee ulos menevää rahavirtaa. Mistä kaikesta yrityksen menot muodostuvat? Miten ne vaihtelevat vuoden aikana? Menoja kannattaa verrata budjettiin: olitko osannut budjetoida kaikki menot realistisesti vai ovatko menot tulleet yllätyksenä? Miten voisit jatkossa suunnitella yrityksen menot paremmin?

Tarkastele koko yritystoimintaa aina tuotteiden valmistuksesta myyntiin ja asiakassuhteiden hoitoon. Etsi kohtia, jotka ovat liiketoiminnan pullonkauloja ja mieti, miten voisit tehdä asiat tehokkaammin. Ehkä prosessissa on jokin kohta, johon on laitettu liikaa resursseja, ja toisaalla taas paikka, johon laitetut lisäresurssit sujuvoittaisivat arkea ja parantaisivat kannattavuutta?

Kassavirta-analyysin perusteella saatat huomata, että myyntituotot ja tiettyihin tuotteisiin tai palveluihin käytetty panostus ovat epäsuhdassa. Voi olla, että joidenkin tuotteiden valmistukseen ja myymiseen kuluu paljon rahaa ja aikaa, mutta niistä sisään tuleva raha on suhteellisen vähäistä muuhun valikoimaan verrattuna. Tällaisessa tilanteessa kannattaa miettiä kassavirtaa tulevaisuuden kannalta: tuleeko tästä tuotteesta jossakin vaiheessa myyntihitti, vai haittaako se vain yrityksesi tulosta ja estää sinua keskittymästä aidosti tuottaviin asioihin?

Kassavirtaennuste auttaa suunnittelemaan tulevaa

Kassavirtaennuste on yrittäjälle tärkeä työkalu tulevaisuuden suunnittelussa. Lyhyen ajan kassavirtaennuste kertoo, miten kassavirta tulee kehittymään esimerkiksi lähikuukausien aikana. Pitkän ajan kassavirtaennuste puolestaan ennakoi yrityksen tuloja ja menoja seuraavien vuosien aikana.

Lyhyen aikavälin kassavirtaennuste on yrittäjän paras apu lähiviikkojen ja -kuukausien suunnittelussa. Kuinka paljon myyntiä olet tehnyt ja kuinka paljon sinulla on avoimia myyntilaskuja? Muista ottaa huomioon myyntilaskujen maksuaika: rahat eivät välttämättä tule yrityksen tilille vielä moneen viikkoon laskun lähettämisen jälkeen.

Entä millaisia menoja on tulossa lähikuukausina? Onko normaalimenojen lisäksi erääntymässä joitakin kertaluonteisia maksuja, jotka vaikuttavat yrityksen kassatilanteeseen? Kun tunnet kassavirran, voit tehdä tarvittavia toimenpiteitä hyvissä ajoin, esimerkiksi pyytää lisää maksuaikaa tai hakea väliaikaista rahoitusta.

On hyvä muistaa, että kassavirtaennuste ei välttämättä pidä paikkaansa: se on valistunut arvio siitä, miten kassavirta tulee kehittymään, mutta mitä pidemmälle tulevaisuuteen katsotaan, sitä epävarmemmaksi arvio käy. Todennäköisesti pystyt suhteellisen luotettavasti arvioimaan, miltä yrityksen kassatilanne näyttää seuraavien muutaman kuukauden aikana, mutta kuten koronakriisi meille opetti, mutkia voi tulla matkaan, vaikka suunnitelmat olisi laadittu kuinka huolellisesti.

Joissakin taloushallinto-ohjelmissa voi tehdä kassavirtaennusteita myynti- ja ostolaskuihin perustuen. Voit myös tehdä kassavirtaennusteen esimerkiksi Excelissä pitämällä kirjaa avoimista myyntilaskuista ja tulevista menoista, ja lopulta katsoa, miten tulojen ja menojen suhde kehittyy. Muista ottaa ennusteissa huomioon mahdolliset kausivaihtelut ja toiminnan kehittyminen sekä tulevat investoinnit.

Näin pidät kassavirran kunnossa – 5 vinkkiä

1. Seuraa kassavirtaa koko ajan

”Johda kassavirran kautta” on vanha ohje yrittäjille, ja siinä on vinha perä. Kun tiedät, mitä kassavirrassa tapahtuu nyt ja tulevaisuudessa, osaat tehdä parempia päätöksiä.

Kassavirtaa kannattaa seurata jatkuvasti. Kun seuraat kassavirtaa esimerkiksi kuukausitasolla, pystyt havaitsemaan odottamattomia kehityksiä myynnissä tai kuluissa sekä huomioimaan yllättävät kuluerät paremmin.

2. Budjetoi, suunnittele ja ennakoi

Suunnittele yrityksen toimintaa kuukausi-, kvartaali- ja vuositasolla, ja laadi budjetti kassavirtaennustetta hyödyntäen. Jos yrityksesi kassavirrassa on suurta kausivaihtelua, se kannattaa ottaa huomioon suunnittelussa ja investointien ajoituksessa.

Tarkastele myös maailmaa yrityksen ulkopuolella: millaisia ilmiöitä, sesonkeja tai trendejä maailmalla on, jotka voivat vaikuttaa yritykseesi? Kun otat nämä huomioon kassavirtaennusteessasi, olet valmiimpi kohtaamaan eteen tulevat haasteet ja nopeampi tarttumaan uusiin mahdollisuuksiin.

Ennakointi ja kassavirran tunteminen auttavat huomaamaan hyvissä ajoin tilanteet, joissa yrityksen maksuvalmius voi olla uhattuna. Kun tunnistat jo ennalta tilanteet, joissa kassavaje uhkaa, on helpompi tehdä säästötoimenpiteitä tai hakea ulkopuolista rahoitusta. On aina parempi hakea rahoitusta hyvissä ajoin eikä vasta sitten, kun tilanne on kriittinen.

3. Laita myynti ja hinnoittelu kuntoon

Yritykseen ei tule sisään rahaa, jos sillä ei ole myyntiä. Siksi myyntiprosessit kannattaa laittaa kuntoon.

Jos yritykseen ei tule tarpeeksi rahaa, mieti, miten myyntiä voisi parantaa. Tehdäänkö myyntiä tehokkaasti, oikeissa kanavissa ja oikeille kohderyhmille? Jääkö sinulle tai työntekijöillesi tarpeeksi aikaa myyntityöhön? Myyntiin kannattaa panostaa, sillä ilman sitä yrityksen tulovirrat tyssäävät nopeasti.

Tarkastele tuotteiden ja palveluiden hinnoittelua. Onhan niiden kate kunnossa? Voisiko hinnoittelua muuttaa tai tuotevalikoimaa päivittää vastaamaan paremmin asiakkaiden tarpeita? Voisiko myytävänä olla uusia tuotteita tai palveluita, jotka auttavat kausivaihtelun mukanaan tuomiin haasteisiin?

4. Hillitse menoja

Jos kassavirta on jatkuvasti negatiivinen, kannattaa toimia äkkiä ja ottaa menot erityistarkasteluun. Mistä yrityksen kulut oikeasti muodostuvat? Mitkä asiat ovat välttämättömiä ja mistä voisit säästää? Onko kaikki menot budjetoitu vai onko osa tullut yllättäen?

5. Hoida laskutus hyvin ja ajallaan

Yksi tärkeimpiä kassavirran liikkeellä pitäjiä on ajantasainen ja huolella tehty laskutus. Kun lähetät laskut ajoissa ja oikeiden tietojen kera, saat myös rahasi nopeammin. Kannattaa myös tarjota asiakkaille heille mieluisia maksutapoja: esimerkiksi korttimaksua tarjoamalla voit saada maksut jopa kolme kertaa nopeammin!

Zervantin ilmaisella laskutusohjelmalla lähetät laskut ja seuraat niiden maksutilannetta helposti.