Jättikö asiakas laskun maksamatta? 5 vinkkiä luottotappioiden välttämiseen

Yrittäjänä toivot taatusti, että kaikki lähettämäsi laskut maksetaan ajallaan. Mutta mitä tehdä, jos asiakas ei maksa laskua ollenkaan? Miten luottotappion kirjaaminen tehdään ja kuinka luottotappioiden syntyminen voidaan välttää?

Yritystoimintaan liittyy aina riskejä. Yksi ikävimmistä tilanteista on, kun asiakas ei maksa laskuaan. Tässä artikkelissa kerromme, mitä luottotappio tarkoittaa ja miten se merkitään kirjanpitoon sekä annamme vinkkejä luottotappioiden välttämiseen.

Mitä tarkoittaa luottotappio?

Luottotappio tarkoittaa myyjälle syntyvää tappiota silloin, kun tuotteen tai palvelun ostaja ei pysty maksamaan laskuaan. Jos maksumuistutuksista ja esimerkiksi perintätoimista huolimatta asiakkaasi ei maksa laskuaan, joudut lopulta kirjaamaan avoinna olevan summan luottotappioksi.

Luottotappio pienentää suoraan yrityksen tulosta. Intrumin maksutaparaportin mukaan suomalaisyritykset kirjaavat keskimäärin yhden prosentin verran myyntisaatavistaan luottotappioksi.

Luottotappiokirjauksen tekeminen

Luottotappio tulee aina merkitä kirjanpitoon. Hyvän kirjanpitotavan mukaisesti se merkitään liiketoiminnan muihin kuluihin ja vähennetään myyntisaatavista. Jos olet käyttänyt laskun perintään perintätoimistoa, he lähettävät sinulle luottotappiosuosituksen, jonka perusteella luottotappio kirjataan. Jos et ole käyttänyt perintätoimistoa, sinun pitää laatia erillinen tosite, josta selviää luottotappion syy.

Ei ole määräystä siitä, milloin luottotappio on kirjattava. Heti eräpäivän jälkeen sitä ei kannata luonnollisestikaan kirjata, mutta jos perintätoimet eivät ole tuottaneet tulosta, asiakasyritys on mennyt konkurssiin tai hakeutunut saneerausmenettelyyn, voi luottotappion jo kirjata. On hyvä muistaa, että luottotappiota ei ole pakko kirjata sille tilikaudelle, jolloin se on syntynyt, vaan se on verotuksessa vähennyskelpoinen kulu sen kirjausvuonna.

Joskus luottotappio voi myös palautua. Luottotappion palautuminen tarkoittaa sitä, että saatava saadaankin perittyä myöhemmin joko osittain tai kokonaan esimerkiksi konkurssipesästä tai muuta kautta.

Luottotappioiden välttäminen: 5 vinkkiä

Luottotappioihin kannattaa varautua, mutta niiden välttämiseksi voi tehdä paljon. Tärkeintä on pitää huolta laskutuksesta ja muistuttaa aktiivisesti maksun erääntymisestä – jopa ennen maksupäivän umpeutumista.

1. Tunne asiakkaasi ja pyydä maksuja etukäteen

Asiakkaalle ei ole aina pakko antaa pitkää maksuaikaa. Tutuille ja luotettaville asiakkaille maksuajan antaminen on luottamuksen osoitus, mutta jos epäilet, että laskusi saattaisi jäädä maksamatta tai yritys vaikuttaa sinusta epäluotettavalta, voit aina pyytää maksua etukäteen.

2. Ilmaise maksuehdot selkeästi

Vältä väärinymmärrykset kertomalla selkeästi maksuehdoista jo ostotilanteessa ja verkkosivuilla. Näin ne eivät tule asiakkaallesi yllätyksenä laskun saavuttua. Muutenkin on viisasta panostaa selkeään ja ymmärrettävään hinnoitteluun, jotta asiakkaasi ymmärtää hinnan muodostumisen, eikä kysymyksiä enää herää laskua maksettaessa.

3. Luo lasku oikein ja lähetä se ajoissa

Eihän laskusi ole sen maksamisen esteenä? Kun luot laskua, muista sisällyttää siihen kaikki oleelliset tiedot maksamista varten ja jäsentele tiedot niin, että laskun maksaminen on asiakkaallesi helppoa.

Älä turhaan viivästytä rahojen saamista vitkuttelemalla laskun lähettämisen kanssa. Käytä laskuttamiseen digitaalisia työkaluja, jotka tekevät laskujen lähettämisestä vaivatonta. Zervantin laskutusohjelmalla luot laskut nopeasti ja pysyt yhdellä vilkaisulla kärryillä siitä, milloin ne ovat erääntymässä.

4. Tarjoa asiakkaalle helppo tapa maksaa

Kannattaa myös miettiä, voisitko helpottaa laskun maksamista tarjoamalla erilaisia maksutapoja. Esimerkiksi korttimaksun tarjoamalla voit tutkimuksemme mukaan jopa kolminkertaistaa nopeuden, jolla saat rahat yrityksen tilille.

5. Lähetä maksumuistutus

Älä arastele maksumuistutuksen lähettämistä. Ensimmäinen maksumuistutus kannattaa lähettää jo ennen eräpäivää, jotta asiakkaallasi on aikaa maksaa lasku ennen eräpäivää. Lähetä toinen muistutus heti laskun eräännyttyä ja vielä kolmas viikko eräpäivän jälkeen. Jos maksua ei kuulu, ota yhteyttä asiakkaaseen. Maksuista muistuttaessa kannattaa olla ystävällinen ja avoin, voihan olla, että asiakkaallasi on käynyt inhimillinen virhe tai hän on vain unohtanut laittaa laskusi maksuun.

Zervantin laskutusohjelmassa saat luotua maksumuistutukset yksittäisistä laskuista tai asettaa ne automaattisiksi lähtemään kaikista laskuista haluamallasi aikataululla.