Näin teet ostotilauksen – lataa ilmainen pohja!

Selkeä ostotilaus auttaa sekä ostajaa että myyjää pysymään tilanteen tasalla. Lataa ilmainen ostotilauspohjamme.

Yrittäjän työstä iso osa on kaupantekoa. Selkeän ostotilauksen tekeminen helpottaa sekä myyjän että ostajan arkea ja auttaa välttämään väärinkäsityksiä, kun tilauksen yksityiskohdista on mustaa valkoisella.

Tässä artikkelissa kerromme, mikä ostotilaus on, milloin sellainen kannattaa tehdä ja mitä kaikkea ostotilaukseen on hyvä kirjata. Lataa myös ilmainen ostotilauspohjamme, jolla ostotilausten luominen sujuu nopeammin!

Sisältö

Ilmainen ostotilauspohja

Kokeile helppokäyttöistä laskutusohjelmaamme Luo ilmainen tili

Lataa: Excel

Kokeile helppokäyttöistä laskutusohjelmaamme

Luo ilmainen tili

Lataa: Excel

Mikä on ostotilaus?

Ostotilaus on kirjallinen pyyntö ostaa tuotteita tai palveluita. Siitä käyvät ilmi ostettavien tuotteiden ja palveluiden määrä, niiden hinnat sekä laskutustiedot.

Etenkin yritysten väliset myyntitilanteet voivat olla monivaiheisia. Yleensä ensin lähetetään tarjouspyyntö, jonka jälkeen keskustellaan, vertaillaan eri vaihtoehtoja ja neuvotellaan hinnoista tai tilausehdoista. Näiden keskustelujen jälkeen on hyvä vetää yhteen se, mitä on sovittu, ja lähettää varsinainen ostotilaus kirjallisena. Näin sekä ostaja että myyjä voivat helposti tarkistaa, mistä tilauksessa olikaan kyse.

Yrittäjänä ostat paljon erilaisia tuotteita ja palveluita. Ostotilauksen lähettäminen on tärkeä rutiini, jolla pysyt paremmin kärryillä ostoistasi ja niiden tilanteesta. Monessa tapauksessa tilaus ei edes onnistu palaverin päätteeksi tai puhelinsoitolla, vaan asian vahvistamiseksi tarvitaan jonkinlainen kirjallinen vahvistus tilauksesta. Kannattaakin ottaa tavaksi ostotilauksen lähettäminen jokaisen oston yhteydessä. Samalla saat lähetettyä laskutustiedot ja muut tärkeät tiedot yhdellä kertaa.

Jos taas olet kauppaa käydessä myyvänä osapuolena, on hyvä tapa pyytää asiakasta tekemään kirjallinen ostotilaus. Sen tekeminen suojaa molempia osapuolia, kun ei synny epäselvyyksiä siitä, mitä tilauksessa lopulta oli ja mitä hinnasta sovittiin. Kun ostotilaus sisältää myös asiakkaasi laskutustiedot sekä tuotteiden toimitusosoitteen, vältyt ylimääräiseltä soittelulta ja viestittelyltä myöhemmin. Ostotilauslomakkeesta on myös helppo tarkistaa tiedot laskun lähettämistä varten. Jos asiakkaallasi ei ole ostotilauspohjaa, vinkkaa myös hänelle tekemästämme ilmaisesta pohjasta!

Näin teet ostotilauksen – ohjeet

Ostotilaus voi olla käytännössä minkälainen dokumentti tahansa. Siitä on kuitenkin hyvä löytyä seuraavat asiat:

• Ostajan tiedot: Tähän kohtaan merkitään ostavan tahon tiedot. Jos ostaja on yritys, mainitse myös y-tunnus.
• Myyjän tiedot: Ostajan lisäksi on hyvä merkitä dokumenttiin myös myyjän tiedot.
• Ostotilauksen numero: Jos teet paljon ostotilauksia, helpotat omaa arkistointiasi, kun numeroit dokumentit.
• Lisätiedot: Tähän kohtaan voit merkitä muita tärkeitä huomioon otettavia asioita. Jos esimerkiksi olette sopineet tietystä alennuksesta tai normaalista poikkeavasta toimitusajasta, ne on hyvä lisätä tähän kohtaan, koska tilauksen käsittelijä ei välttämättä ole myyjä itse.
• Ostettavat tuotteet tai palvelut: Merkitse ostotilaukseen omille riveilleen kaikki tuotteet ja palvelut, jotka tilaukseen kuuluvat. Jos tuotteilla tai palveluilla on tietty koodi myyjän järjestelmässä, lisää myös ne. Muista merkitä kokonaishinnan lisäksi arvonlisäverokanta, arvonlisäveron osuus ja tilaamiesi tuotteiden kappalemäärä.
• Kokonaissumma: Kuinka paljon tilauksen kokonaisarvo on ilman arvonlisäveroa ja arvonlisäveron kanssa.
• Toimitusosoite: Kun jo ostotilauksessa mainitaan toimitusosoite, vältytään turhalta soittelulta ja viestittelyltä myöhemmin. Muista mainita myös erikoisemmat saapumisohjeet tai muut toimitukseen liittyvät seikat.
• Yhteystiedot: Keneen kannattaa olla yhteydessä, jos ostotilaukseen liittyy jotakin kysyttävää?
• Laskutustiedot: Myös laskutustiedot on hyvä laittaa mukaan jo ostotilaukseen. Näin lasku tulee oikeaan osoitteeseen, eikä myyjän tarvitse pyytää laskutustietoja erikseen. Muista mainita, jos laskussa täytyy näkyä tietty projektikoodi tai yhteyshenkilö.