Miksi valita laskutusohjelma?

Laskutus on olennainen osa liiketoimintaa, ja sen sujuva hoitaminen on avainasemassa jokaisen yrityksen talouden hallinnassa. Monet pienet ja keskisuuret yritykset joutuvat kuitenkin tasapainoilemaan erilaisten vaihtoehtojen välillä laskutusta hoitaessaan. Moni tekee laskut itse säästöjen toivossa, mutta olemassa on parempia vaihtoehtoja, jotka tekevät bisneksen pyörittämisestä helpompaa.

Tässä artikkelissa tarkastelemme erilaisia vaihtoehtoja laskun tekemiseen. Riittääkö itse tehty lasku tai laskulomake, vai kannattaako valita laskutusta varten suunniteltu laskutusohjelma? 

Vaihtoehtoja laskun tekemiseen

Itse tehty lasku

Yksinkertaisimmillaan laskun voi tehdä itse Microsoft Wordilla, Excelillä tai muulla tekstinkäsittelyohjelmalla. Itse tehdyllä laskulla on sekä hyviä että huonoja puolia.

Itse tehty lasku voi olla helppo ja edullinen tapa aloittaa tuoreen pienyrityksen laskutus ilman tarvetta investoida tai opetella uusien ohjelmistojen käyttöä. Voit muokata laskun ulkoasua, sisältöä ja rakennetta helposti ilman ulkopuolisia rajoituksia. Laskun tekeminen itse sopii etenkin pienyrittäjälle, joka laskuttaa harvoin ja on taitava tekstinkäsittelyohjelman käyttäjä.

Laskujen laatiminen manuaalisesti voi käydä nopeasti liian työlääksi, sillä sen lisäksi että aikaa kuluu itse laskujen tekemiseen, hidastaa manuaalinen laskutus myös kirjanpitoa ja laskutuksen seurantaa. Itse tehdyt laskut täytyy itse luoda, täyttää, numeroida, arkistoida sekä toimittaa kirjanpitoon, ja prosessi on altis virheille. 

Plussat ja miinukset:

+ Laskun voi tehdä itse millä tahansa tekstinkäsittelyohjelmalla
+ Alkuun pääseminen on nopeaa ja edullista

– Manuaalinen laskutus on aikaa vievää ja virhealtista

Valmis laskupohja

Mikäli et ole valmis tutustumaan laskutusohjelmiin tai lähetät vain vähän laskuja, myös tekstinkäsittelyohjelmalla käytettävä valmis laskupohja tarjoaa nopean tavan tehdä laskuja. Voit ladata sivuiltamme ilmaisen laskupohjan, jota voi muokata itse tekstinkäsittelyohjelmalla. Valmis laskupohja helpottaa laskun tekemistä itse, sillä se sisältää valmiiksi tarvittavat kentät ja muotoilun. 

Ilmainen laskupohja varmistaa sen, että laskujen ulkonäkö ja sisältö on yhdenmukainen ja laskuissa on kaikki tiedot, jota yrityksen kirjanpito ja asiakas tarvitsevat. Valmis laskupohja on mahdollista kustomoida oman yrityksen näköiseksi lisäämällä yrityksen tiedot, värit sekä logon. 

Valmis laskupohja on askel kohti sujuvampaa ja nopeampaa laskutusta, mutta myös se vaatii oman osansa manuaalista työtä. Excel- ja Word-laskupohjat laskevat automaattisesti laskurivit ja loppusumman, mutta asiakkaan ja palvelun tiedot on täytettävä itse. Yrittäjän kontolle jää myös laskujen arkistointi kirjanpitoa varten sekä pdf- tai kirjelaskun toimittaminen asiakkaalle. 

Plussat ja miinukset:

+ Valmis laskupohja on nopeampi täyttää kuin itse tehty
+ Valmiissa laskupohjassa on ammattimainen ulkoasu

– Laskujen arkistointi ja lähetys ei tapahdu automaattisesti
– Tietojen täyttäminen laskuille manuaalisesti vie aikaa

Laskulomake

Laskulomake on helppo tapa luoda yhdenmukaisia, ammattimaisen näköisiä laskuja ilman tietoteknistä osaamista. Laskulomaketta voi käyttää myös mobiililaitteella, jolloin laskun tekeminen on mahdollista vaikkapa suoraan työmaalta.

Selaimessa toimivaan lomakkeeseen täytetään asiakkaan sekä laskun tiedot. Lomake tallentaa tiedot laskulle, jonka voit tulostaa tai lähettää asiakkaalle pdf-muodossa. Laskulomake on erittäin helppo ja nopea vaihtoehto itse tehdyille laskuille, mutta myös se edellyttää jonkin verran manuaalista työtä laskujen säilytyksessä, kirjanpidossa ja toimittamisessa asiakkaille.

Plussat ja miinukset:

+ Laskun saa tehtyä selaimessa kokonaan ilman tekstinkäsittelyohjelmaa tai tietokonetta

– Laskujen arkistointi ja lähetys ei tapahdu automaattisesti

Miksi kannattaa valita laskutusohjelma?

Laskun tekeminen itse tekstinkäsittelyohjelmalla, valmiilla pohjalla tai laskulomakkeella on toki helppoa tehdä ja nopeaa oppia, mutta pidemmän päälle se kuluttaa turhaan yrittäjän rajallista aikaa, jonka voisi käyttää tuottavaan liiketoimintaan. Moni yrittäjä alkaa myös pian kaivata mahdollisuutta tarkempaan myynnin seurantaan, joka on pdf- tai paperilaskuja pyöritellessä hidasta toteuttaa. 

Siksi pienille ja keskisuurille yrityksille suunnattu laskutusohjelma on paras tapa hoitaa yrityksen laskuliikenne helposti, nopeasti ja yksinkertaisesti. Laskutusohjelma automatisoi suuren osan laskujen lähettämiseen liittyvästä manuaalisesta työstä. Ohjelmalla voidaan laskujen luomisen lisäksi lähettää ne kirjeitse, sähköpostitse tai verkkolaskuina vastaanottajalle, ja laskujen luomista nopeuttaa ohjelmaan tallennettava asiakas- ja tuoterekisteri.

Laskutusohjelman hyödyt

Yksityishenkilön ja yritysten välinen laskutus ja laskutustavat

Laskutatko yrityksiä vai yksityishenkilöitä? Laskujen lähetystavoissa on eroja riippuen asiakkaan tarpeista.

Nykypäivänä suuri osa suomalaisista yrityksistä odottaa saavansa laskut suoraan kirjanpito-ohjelmaan verkkolaskuina, ja laskutusohjelma mahdollistaa tämän helposti myös pienyrityksille.

Yksityishenkilöt sen sijaan haluavat laskunsa usein sähköpostitse tai kirjeitse, ja toivovat myös helpotettuja tapoja laskun maksamiseen. Voit yhdistää sähköpostilaskuun verkkomaksutoiminnon, jonka avulla asiakas voi maksaa laskun suoraan sähköpostista pankki- tai luottokortilla.

Laskun ulkonäkö

Laskutusohjelma luo laskuun Suomen standardien mukaisen tilisiirtolomakkeen ja viivakoodin, mikä tekee laskuista helpommin tunnistettavia ja helpottaa laskun maksamista. Lisäksi laskuihin voidaan kustomoida yhtenäinen brändi-ilme, joka tekee laskuista ammattimaisen ja luotettavan oloisia.

Laskujen luominen nopeasti

Laskutusohjelmaan kerrytettävät asiakas- ja tuoterekisterit nopeuttavat laskujen laatimista huomattavasti. Kun asiakkaiden laskutustiedot, tuotevalikoima ja tuotteiden hinnat on tallennettu ohjelmaan valmiiksi, tietoja ei tarvitse kopioida manuaalisesti tilauslomakkeilta tai sähköposteista. Tämä paitsi nopeuttaa laskutusta, myös vähentää mahdollisuutta laskutusvirheille. 

Tarjouspyynnöstä laskuksi

Zervantin avulla luot ammattimaisia hinta-arvioita ja tarjouksia sekä muutat hyväksytyt tarjoukset nopeasti laskuiksi muutamalla klikkauksella. Näin vältyt ylimääräisiltä paperitöiltä ja tietojen kopioimiselta manuaalisesti paikasta toiseen. Myös asiakaskokemus paranee, sillä asiakkaat voivat hyväksyä tarjoukset sähköisesti suoraan sähköpostista.

Kirjanpito ja talouden seuranta helpottuu

Laskutusohjelma on yrittäjän luottotyökalu, joka tekee yrityksen talouden seurannasta helpompaa. Laskujen säilyttäminen, automaattinen numerointi ja arkistointi pitävät huolen siitä, että taloudenpito pysyy kunnossa. Laskutustiedot on myös helppoa ladata ja lähettää suoraan kirjanpitäjälle ilman aikaa vievää manuaalista työtä.

Selkeä yleisnäkymä ja myyntiraportit auttavat seuraamaan helposti yhdestä paikasta yrityksen taloustilannetta. Myyntiraportin avulla voidaan seurata tuote- ja asiakastietoja, ja löytää tietoa siitä, mikä tuottaa yritykselle parhaiten katetta.

Tuntikirjaus

Laskutatko asiakkaita tuntiperusteisesti? Laskutusohjelmalla myös työtuntien kirjaus ja laskuttaminen nopeutuu.

Voit merkitä tuntikirjaukset laskutusohjelmaan ja siirtää ne automaattisesti suoraan laskulle, jolloin asiakkaasi näkee tarkasti, mistä häntä laskutetaan. Ohjelmasta voit myös seurata asiakaskohtaisesti laskutettavien työtuntien määrää ja nähdä, mihin asiakkuuksiin on kulunut eniten työtunteja.

Mobiili laskutusohjelma kännykälle

Laskutusohjelma seuraa mukanasi myös työmaalla ja asiakaskäynneillä. Zervantin laskutusohjelman mobiiliversiota voit käyttää joko erillisenä työkaluna tai selainversion lisänä, jonka avulla seuraat laskutusta ja luot laskuja nopeasti suoraan puhelimella. Voit tutkia maksettuja ja maksamattomia laskuja, tarjouspyyntöjen tilannetta ja muita tietoja missä vain, milloin vain.

Maksut myöhässä?

Jäikö asiakkaalta lasku maksamatta? Laskutusohjelma helpottaa maksamattomien laskujen seurantaa, maksumuistutuksia ja perintää. Laskutusohjelmalla maksumuistutukset voidaan automatisoida, jolloin voit luottaa siihen että laskut tulevat maksetuksi ilman manuaalista muistuttelua.

Jos eteen tulee tilanteita, joissa kaikkien laskujen automaattinen muistutus ei käy päinsä, voidaan laskutusohjelmasta lähettää myös yksittäisiä muistutuksia. Voit kustomoida maksumuistutusten aikataulun ja viestin oman toiveesi mukaan.

Yrityksen rahoituspalvelut

Zervantin laskutusohjelman asiakkaana saat mahdollisuuden hyödyntää myös pienyrityksille ja keskisuurille yrityksille suunnattuja rahoituspalveluita. Rahoituspalvelut mahdollistavat esimerkiksi laskurahoituksen ja yrityslainan, jotka tarjoavat joustavia rahoitusratkaisuja pk-yrityksille. Rahoituspalveluissa hyödynnetään yrityksen omaa laskutuskäyttäytymistä, jonka perusteella voidaan arvioida yrityksen luottokelpoisuutta.

Yhteenveto: Laskutusohjelman hyödyt pähkinänkuoressa

• Automatisoi liiketoimintasi aikaa vievät rutiinityöt
• Helpota laskujen säilytystä ja kirjanpitoa
• Seuraa yrityksesi myyntiä kattavasti reaaliajassa
• Muunna tuntikirjaukset ja tarjouspyynnöt helposti suoraan laskulle
• Automatisoi maksumuistutukset
• Hyödynnä pk-yritysten joustavia rahoituspalveluita

Zervant laskutusohjelma tarjoaa tehokkaan tavan hallita laskutusta, parantaa prosessin tehokkuutta ja vähentää virheiden riskiä. Laskutusohjelma tuo luotettavuutta ja ennustettavuutta yrityksen taloudenhoitoon, automatisoi aikaa vieviä työvaiheita ja tekee laskujen maksamisesta myös asiakkaille helpompaa. Tutustu Zervantin laskutusohjelmaan täällä.