Laskun tekeminen – Onko laskun ulkonäöllä merkitystä?

Laskut ovat vain tylsiä papereita, joiden ulkonäöllä ei ole väliä, kunhan olennaiset tiedot löytyvät? Ei ihan niin! Sen lisäksi, että lasku sisältää kaikki verottajan vaatimat tiedot, tulisi sen olla myös ulkoasultaan selkeä, tunnistettava ja luotettava.

Tässä artikkelissa kerromme, miksi laskun ulkonäöllä on väliä ja miltä laskun tulisi näyttää.

Mitä laskun täytyy sisältää?

Tärkeintä laskulla on tietenkin sen sisältö. Verottaja asettaa vaatimuksia laskujen sisällölle, sillä laskumerkinnät vaikuttavat siihen, miten myyjä maksaa arvonlisäveroa. Lasku toimii ostajan vähennysoikeuden todisteena ja mahdollistaa verovalvonnan. Tarkemmat ajankohtaiset laskutussäännökset löytyvät Verohallinnon verkkosivuilta.

Pakollisia laskumerkintävaatimuksia arvonlisäverolain 209 e § mukaan ovat:

• Laskun antamispäivä
• Juokseva tunniste 
• Myyjän arvonlisäverotunniste eli y-tunnus
• Ostajan arvonlisäverotunniste käännetyn verovelvollisuuden tilanteissa ja yhteisökaupassa eli asiakkaan y-tunnus
• Myyjän ja ostajan nimi ja osoite
• Tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laajuus ja laji
• Tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä 
• Veron peruste verokannoittain ja yksikköhinta ilman veroa ja hyvitykset ja alennukset 
• Verokanta 
• Suoritettavan veron määrä 
• Merkintä myynnin verottomuudesta tai viittaus arvonlisäverolain tai arvonlisäverodirektiivin kyseiseen säännökseen
• Merkintä ostajan verovelvollisuudesta ”käännetty verovelvollisuus”
• Merkintä ostajan laatimaan laskuun ”itselaskutus”
• Toiseen jäsenvaltioon myytävän uuden kuljetusvälineen osalta tiedot, joiden perusteella 26 d §:n 1 ja 2 momentissa tarkoitetut edellytykset voidaan todeta
• Merkinnät ”voittomarginaalijärjestelmä–käytetyt tavarat”, ”voittomarginaalijärjestelmä–taide-esineet” tai ”voittomarginaalijärjestelmä–keräily- ja antiikkiesineet”
• Merkintä ”voittomarginaalijärjestelmä–matkatoimistot”
• Merkintä verollisen sijoituskullan myynnistä
• Viittaus aikaisempaan laskuun, kun kyse on muutoslaskusta.

Miksi laskun ulkonäöllä on merkitystä?

Sen lisäksi, että laskun on sisällettävä laissa säädetyt asiat, on laskujen ulkonäkö tärkeä osa yrityksen viestintää, brändin rakentamista ja asiakassuhteiden ylläpitoa.

Kun asiakas avaa laskun, ensivaikutelma voi vaikuttaa siihen, miten luotettavana ja ammattimaisena yritys näyttäytyy. Jos lasku on täynnä kirjoitusvirheitä, sisältö on epäselvä tai lasku vaikuttaa muulla tavoin hutiloiden tehdyltä, se voi herättää asiakkaassa epäluottamusta. Myös keskenään erinäköiset laskut voivat vaikuttaa epäluotettavilta tai epäammattimaisilta. Siksi onkin tärkeää, että laskujen ulkonäkö pysyy yhtenäisenä ja yrityksesi brändi on tunnistettavissa.

Brändätyt laskut edesauttavat myös omalta osaltaan muistijäljen luomista yrityksestäsi. Kun yrityksen visuaalinen ilme on yhdenmukainen, asiakas tunnistaa yrityksesi jo pelkästä logosta ja värimaailmasta.

Laskupohjien malleista ei ole olemassa kansainvälistä standardia, joten laskujen asettelu voi erota jonkin verran toisistaan. Lasku saa olla yhden tai useamman sivun pituinen. Käytännössä laskujen asettelu on kuitenkin melko yhdenmukaista, sillä nykyaikaiset laskutusohjelmat ja taloushallinto-ohjelmistot helpottavat yhdenmukaisten laskujen laatimista. 

Mikäli laskuja lähetetään skannattavaksi ja digitoitavaksi esimerkiksi B2B-kaupankäynnissä, on niiden tärkeää olla myös skannauksessa käytettävän optiikan luettavissa, mikä asettaa rajoituksia laskujen asettelulle ja ulkonäölle.

Laskun värit, fontit ja layout

Laskuilla on mahdollista käyttää värejä, erilaisia fontteja ja muita visuaalisia elementtejä vahvistamaan yrityksesi brändiä. Tyylikkäällä ja yhdenmukaisella visuaalisella ilmeellä voidaan erottua kilpailijoista ja vahvistaa brändi-identiteettiä asiakkaiden mielissä.

Hyviä tapoja personoida lasku yrityksesi näköiseksi on käyttää yrityksen logoa, valittuja brändivärejä sekä yrityksen brändiin kuuluvia fontteja. Laskun visuaalisen ilmeen suunnittelussa ei kannata kuitenkaan ottaa liikaa taiteellisia vapauksia, sillä tärkeintä laskussa on sen sisältö ja ymmärrettävyys.

Yrityksen logo laskun vasemmassa ylänurkassa, sopivat fontit ja värit sekä esimerkiksi laskun alaviitteeseen sijoitettu slogan tai verkkosivuosoite riittävät tekemään laskusta oman brändin mukaisen. Vältä vaikeasti luettavia tai liian pieniä fontteja, huonosti taustasta erottuvia värejä tai epätavallisia asetteluita, jotka tekevät laskusta vaikeasti ymmärrettävän.

Muista myös selkeät tuotetiedot

Yksi yrityksen tyypillisistä laskutusvirheistä on laskun tuoterivien epäselvyys. Jos laskulla ilmoitetut tuotteet eivät vastaa asiakkaan käsitystä siitä mitä on tilattu, syntyy riski reklamaatioihin tai riitatilanteisiin.

On tärkeää, että laskun sisältö vastaa myyntitilanteessa ilmoitettua ja tuotteet on helposti eriteltyinä, jotta asiakas ymmärtää mihin laskulla esitetty hinta perustuu. Huolehdi luonnollisesti myös siitä, että yrityksesi yhteystiedot, tilitiedot ja muut yksityiskohdat laskulla ovat virheettömiä.

Miksi käyttää laskutusohjelmaa laskujen tekemiseen?

Haluatko ammattimaisen näköiset, oman brändisi tyyliin sopivat laskut helposti ja ilman teknistä osaamista? Unohda laskujen tekeminen itse ja luota laskutusohjelmaan.

Laskutusohjelma on helpoin tapa laatia näppärästi yhdenmukaisia, Suomen standardin mukaisia laskuja: Saat laskuille automaattisesti tilisiirtolomakkeen ja viivakoodin, jotka tekevät laskun maksamisesta asiakkaalle helpompaa.

Voit ladata laskutusohjelmaan yrityksesi logon ja valita siellä värit, ja pystyt sen jälkeen luomaan helposti visuaaliselta ilmeeltään yhteneväisiä laskuja ilman Wordin tai Excelin kanssa näpertelyä. Laskutusohjelma pitää huolen myös siitä, että laskusi sisältävät aina kaikki verohallinnon vaatimat tiedot.