Laskun numero – onko se pakollinen tieto ja mikä on hyvä numero?

Tarvitseeko laskulla olla jokin numero tai tunniste? Mistä laskun numero koostuu? Lyhyet vastaukset ovat kyllä ja laskun numero ei sinänsä koostu mistään, voit päättää sen itse.

Mikä on laskun numero?

Ensiksi, mikä on lasku. Lasku on dokumentti, jolla määritellään maksupyyntö. Laskun luo yritys, yhdistys tai jokin muu organisaatio kuluttajalle tai yritykselle. Sitten, itse laskun numero. Jokaisella laskulla tulee kirjanpitolain mukaan olla oma numero, jolla dokumentit voi erottaa toisistaan. Verohallinnon sivuilla sanotaan näin:

Tunnistevaatimus perustuu siihen, että sen avulla lasku voidaan kiistatta yksilöidä. Olennaista on myös se, että järjestelmällisen sarjan perusteella voidaan todeta mahdollinen puuttuva lasku. Samana tilikautena annetuissa laskuissa ei saa olla samaa tunnistetta. Verovelvollinen saa käyttää eri tunnistesarjoja.

Avataanpa tuota hieman. Laskut tulee siis voida yksilöidä. Tämä tarkoittaa sitä (kuten ylläkin näkyy), että useammalla laskulla ei voi olla samaa numeroa. Säännön voi juontaa siihen, että kirjanpidossa raha ei saa hävitä, sinun tulee pystyä todistamaan, mistä yrityksesi myynti (eli tulot) ovat peräisin.

Säännössä puhutaan myös tilikaudesta ja tunnistesarjoista. Oletetaan, että tilikausi on kalenterivuosi (tammikuu-joulukuu): periaatteessa on mahdollista, että vuonna 2020 sinulla on lasku numerolla 123 ja vuonna 2021 sinulla on lasku samalla numerolla. Tämä ei kuitenkaan ole paras tapa numeroinnissa, samannumeroiset laskut menevät itsellä nopeasti sekaisin.

Helpointa on ottaa käyttöön tunnistesarja! Tällä tarkoitetaan laskujen eri numerosarjoja. Esimerkiksi vuonna 2020 sinulla voisi olla numerointi 2020-1, 2020-2, 2020-3… Vuonna 2021 puolestaan 2021-1, 2021-2 ja niin edelleen.

Mistä laskun numeron saa?

Tämä on itse asiassa väärä kysymys. Sitä ei nimittäin saa mistään, toisin kuin esimerkiksi viitenumeroa. Laskun numeron voit päättää itse.

Näet yllä ehdotuksena laskunumerointisarjan alkaen 2020-1. Tämä on yksi tapa luoda numerointi. Tässä on kuitenkin pari muuta ideaa:

1. Kirjanpitosäännöissä ei sanota, että laskun numeron pitäisi muodostua pelkistä numeroista. Osa laittaa laskun numeroihin kirjaimia, esimerkiksi asiakkaan alkukirjaimien mukaan Matti Meikäläisen lasku voisi olla MM-100. Tämä voi kuitenkin nopeasti mennä monimutkaiseksi.
2. Laskun numeron ei myöskään tarvitse alkaa numerosta 1. Monesti ehdotetaankin, että aloitat jostain isommasta numerosta, jolloin asiakkaasi eivät näe, kuinka monta laskua olet tilikauden aikana tai koko yrityksen olemassaolon aikana luonut. Voit aloittaa halutessasi numerosta 123.

Numerointi laskutuksessa

Jos luot laskuja laskupohjalla, kannattaa olla tarkkana, ettei laskujen numerointiin tule aukkoja! Kirjanpitäjän tai verohallinnon kanssa tulee helposti hankaluuksia, jos näyttää siltä, että jokin lasku puuttuu, vaikka kyse olisi vain virheestä numeroinnissa.

Parasta on käyttää laskutusohjelmaa, joka yleensä automatisoi laskujen numeroimisen. Kokeile laskun luomista esimerkiksi Zervantin laskutusohjelmalla, voit määrittää aloitusnumeron itse ja lopulta numerointi jatkuu automaattisesti seuraavilla laskuilla. Voit myös luoda eri tunnistesarjoja eli numerointeja uusilla etuliitteillä.