Laskun lähettäminen

Laskujen lähettäminen kuuluu erottamattomasti lähes jokaisen pienyrittäjän arkeen. Se on prosessi, jonka avulla varmistetaan, että yritys saa ansaitsemansa tulot ja asiakkaat tietävät, mitä heidän tulee maksaa, mihin maksu perustuu ja mihin mennessä se on suoritettava. 

Laskun lähettämiseen on olemassa useita erilaisia tapoja, joista kunkin yrittäjän kannattaa valita omaan liiketoimintaan ja omille asiakkailleen parhaiten sopiva tapa.

Muista lähettää laskut säännöllisesti

Yksi pienyrittäjien yleisistä virheistä on laskujen lähettämisen kanssa viivästely ja epäsäännöllisyys. Lasku kannattaa lähettää asiakkaalle aina mahdollisimman pian tuotteen tai palvelun toimituksesta, ja pitää tarkkaan silmällä, että kaikki laskut tulevat maksetuiksi eräpäivään mennessä.  

Mikäli laskujen lähetyksessä tai maksussa on toistuvasti paljon viivettä, tulee yrityksen budjetin seuraamisesta ja noudattamisesta vaikeaa. Säntillisesti hoidettu laskutus helpottaa yrityksen kirjanpitoa ja talouden ennakointia. 

Sähköpostilaskun lähettäminen

Laskun lähettäminen sähköpostitse on nopeaa ja kustannustehokasta, eikä vaadi erillisen laskutusohjelman käyttöönottoa. Voit lähettää laskun suoraan asiakkaan sähköpostiin pdf-tiedostona. Tämä säästää postikuluja ja aikaa, ja laskun voi laatia itse ilmaisella laskupohjalla tai esimerkiksi tekstinkäsittelyohjelmalla.

Sähköpostilähetyksen haasteena on, että laskut hukkuvat helposti sähköpostin viestitulvaan tai joutuvat roskapostisuodattimeen, jolloin ne jäävät vastaanottajalta huomaamatta. Yritykset voivat joutua lisäksi viemään sähköpostilaskun erikseen omaan talouden hallintojärjestelmäänsä, mikä aiheuttaa ylimääräistä työtä verkkolaskutukseen verrattuna.

Laskun lähettäminen postitse

Perinteinen kirjeposti on edelleen käytössä joissakin yrityksissä, mutta se on sähköisiä kanavia hitaampi ja kalliimpi vaihtoehto. Kaikki yritykset eivät enää ota vastaan laskuja kirjeitse, mutta osa kuluttajista edelleen toivoo saavansa laskut ensisijaisesti paperipostilla.

Paperilaskut tuottavat ylimääräisiä kuluja ja ovat hitaampia maksettavia, sillä yritykset voivat joutua erikseen lähettämään ne eteenpäin laskutuspalvelun skannattavaksi. Paperilaskuista kertyy turhaan ympäristöä kuormittavaa roskaa, ja niiden kuljettamisesta päästöjä. Joskus laskuja katoaa postissa, eikä paperilaskun vastaanottaja pysty mitenkään kuittaamaan laskua vastaanotetuksi.

Verkkolaskun lähettäminen

Verkkolasku on nykyaikaisin tapa lähettää laskuja, ja yhä useammat suomalaiset yritykset ja organisaatiot ottavat vastaan ainoastaan kyseisessä muodossa lähetettyjä laskuja.

Verkkolaskutuksen etuna on sen helppous ja sujuvuus. Verkkolaskutus mahdollistaa laskun lähettämisen suoraan taloushallintojärjestelmiin, mikä vähentää inhimillisiä virheitä, helpottaa yritysten kirjanpitoa ja nopeuttaa maksujen käsittelyä. 

Laskun muotoilu ja suuri osa tiedoista täyttyvät ohjelmallisesti, eikä yrittäjän aikaa kulu niiden täyttämiseen manuaalisesti. Asiakkaiden laskutusohjelmissa laskujen arkistointi ja numerointi tapahtuu automaattisesti, eikä niitä tarvitse järjestellä paperikansioihin tai omalle tietokoneelle.

Verkkolaskutus on luotettavaa, sillä laskun vastaanottaminen ja maksaminen varmistetaan lähettäjän ja vastaanottajan järjestelmissä välittömästi. Laskutusohjelma voi myös seurata laskujen eräpäiviä automaattisesti ja huomauttaa, jos lasku on päässyt erääntymään.

Markkinoilla on erilaisia verkkolaskutukseen tarkoitettuja ohjelmistoja sekä pienyrittäjille että suurille yrityksille. Pienyrittäjän kannattaa valita laskutusohjelma, joka on suunnattu nimenomaan pienten yritysten tarpeisiin. Yksi näistä on Zervant, jossa voi luoda ilmaiseksi laskuja sekä ylläpitää asiakas- ja tuoterekisteriä, myyntiraportointia ja raportoida maksuliikennettä suoraan kirjanpitäjälle.

Mitä kannattaa ottaa huomioon laskutustavan valinnassa?

Erilaiset laskutustavat sopivat erilaisiin tarpeisiin. Vaikka verkkolaskutus on helpoin ja nykypäivänä laajalti käytössä oleva tapa, myös sähköposti- ja kirjelaskulle on aikansa ja paikkansa. Laskutustavan valinnassa kannattaa huomioida hinta, asiakkaiden tarpeet sekä omat teknologiset valmiudet. Eri laskutustavat eivät sulje toisiaan pois, vaan niitä voidaan yhdistellä tilanteen mukaan esimerkiksi lähettämällä laskutusjärjestelmästä myös pdf-laskuja sähköpostiin.

Verkkolaskutus poistaa monia laskujen lähettämiseen liittyviä arkisia rutiinitöitä. Sähköinen laskutus voi tuntua alkuun vaikealta oppia, mutta pienyrittäjälle räätälöity laskutusohjelma helpottaa talouden hallintaa ja säästää pitkällä tähtäimellä aikaa tuottavaan liiketoimintaan.