Pidä tuotteistasi kirjaa ja varastonhallinta kunnossa – ilmainen Excel-pohja

Onko sinulla tukku? Myytkö tuotteita palveluidesi ohella? Tarvitseeko sinun pitää kirjaa ostamistasi raaka-aineista? Tämä onnistuu helpoiten käyttämällä yksinkertaista varastokirjanpitoa. Inventaariosta voi pitää vaikka tukkimiehen kirjanpitoa, varastonhallinta kuitenkin helpottuu kokonaisuudessaan ilmaisella pohjallamme!

Laskuta helposti myymäsi tuotteet

Zervantin ilmaiseen laskutusohjelmaaan voit tallentaa tuoterekisterisi ja laskuttaa toimittamistasi tuotteista lopulta 60 sekunnissa! Kannattaa hyödyntää myös eri toimitusvaihtoehtoja ja mobiilisovellusta.

Luo ilmainen tili

Ilmainen varastonhallintapohja

Kokeile helppokäyttöistä laskutusohjelmaamme Luo ilmainen tili

Lataa: Excel

Kokeile helppokäyttöistä laskutusohjelmaamme

Luo ilmainen tili

Lataa: Excel

Mitä on varastonhallinta?

Otetaan esimerkiksi design-huonekalujen tekijä Terhi. Hän ostaa materiaaleja kuten puuta, erilaisia nauloja ja pinnoitteita. Lopulta hän myy huonekalut asiakkaille. Terhi pitää kirjaa valmiista huonekaluista ja materiaaleista. Yksinkertaistettuna voisi sanoa, että tätä kirjanpitoa kutsutaan nimellä varastonhallinta.

Yrittäjän kannalta on tärkeää, että hänellä on selkeä kuva varaston sisällöstä: valmiista tuotteista/ materiaaleista ja niiden määrästä.

Miksi hyvä varastonhallinta kannattaa?

Jokainen yrittäjä haluaa varmasti tietää, mikä on myytävien tuotteiden tilanne, pitääkö niitä tilata tai tehdä lisää. Yrityksen kannalta myös kassavirran laskeminen helpottuu, kun tietää, mitä tulee hankkia, kuinka nopeasti uusia tuotteita saa luotua ja minkälainen on tuotteiden toimitusketju.

Yrityksen varastotilan julkaiseminen on hyvää asiakaspalvelua! Asiakkaasi kiittävät, kun he näkevät nopeasti, mitä sinulla on tarjolla. Jos et halua näyttää varastotilannettasi suoraan, on hyvä pystyä ainakin asiakkaasi soittaessa sanomaan, kuinka nopeasti pystyt toimittamaan tuotteesi.

Pohjan kolme välilehteä

Huomaa, että Excel-tiedostossa on kolme välilehteä (ruudun alareuna).

Tapahtumat

Ensimmäisellä välilehdellä voit kirjata kaikki varaston lisäykset ja poistot eli varastoosi tulevat ja sieltä lähtevät tuotteet. Lisäys ja poisto voivat tarkoittaa haluamaasi asiaa: lisäys voi olla ostamasi tavara tai tuotteesi valmistamiseen tarvittava materiaali. Se voi myös tarkoittaa luomaasi tuotetta (esim. huonekalu). Poisto puolestaan voi olla myyty tuote tai käyttämäsi materiaali.

Varastotilanne

Toisella välilehdellä sinun ei tarvitse kuin kirjata, kuinka paljon kutakin tuotetta sinulla on alun perin tietyllä ajanjaksolla (esimerkiksi vuosi, kuukausi, viikko). Pohjamme laskee lopun puolestasi.

Lisäykset ja poistot tulevat ensimmäisen välilehden perusteella ja olemme lisänneet laskelman sarakkeeseen Lopullinen määrä, jotta se näyttää automaattisesti tuotteen määrän lisäysten ja poistojen jälkeen.

Tuotteet

Kolmannelle välilehdelle listaat, mitä tuotteita varastosi sisältää. Kannattaa laittaa itseä varten pieni kuvaus tuotteista ja niiden tunnus. Pidä tuoteluettelo ajan tasalla, jotta varastotilanne pysyy oikeana.

Pohjan käyttäminen – ohjeet

1. Täytimme pohjan esimerkkitiedoilla, jotta sinun on helpompi nähdä, miten se toimii. Poista ne, ennen kuin aloitat.
2. Tuotteet – Lisää kaikki tuotteesi tälle välilehdelle. Anna niille myös oma tunnus, muuten pohjaan luodut laskelmat eivät toimi. Yritä välttää tuotteiden poistamista kyseiseltä välilehdeltä, jotta laskelmat eivät mene sekaisin.
3. Varastotilanne – Kun olet listannut tuotteesi, avaa tämä välilehti ja lisää tuotteiden alkuperäinen määrä. Kaikkien kolmannelle välilehdelle lisäämiesi tuotteiden pitäisi jo näkyä valmiina.
4. Tapahtumat – Käytä tätä välilehteä lisäysten ja poistojen merkitsemiseen. Voit valita oikean tuotteen Tunnus-sarakkeen kentissä näkyvästä alasvetovalikosta (valikosta löytyy kolmannella välilehdellä listaamasi tuotteet).