Työvuorolistan tekeminen – valmis pohja

Yritystoiminnan kasvaessa voit laajentaa sitä entisestään palkkaamalla uusia työntekijöitä. Työtä aikatauluttamaan on hyvä tehdä kaikkia helpottava työvuorolista eli työvuorosuunnitelma.

Yksinkertaistettuna työvuorolista kertoo työntekijöille, milloin heidän tulee olla töissä. Kun sitä käytetään oikein, se on myös työkalu, jolla voi ratkoa aikatauluongelmia, optimoida yrityksen tuottoa ja hallita yrityksen jatkuvasti muuttuvia tarpeita. Selkeä työaikakirjanpito helpottaa myös palkanmaksua.

Mitä tarkoittaa työvuorolista?

Työvuorolista on dokumentti, joka kertoo työntekijöille heidän työvuoronsa eli milloin heidän tulee olla töissä. Se sisältää yleensä työpäivät ja -ajat, tauot ja mahdolliset vapaat. Työvuorolistan avulla varmistat, että yrityksesi toiminta on katettu eri ajankohtina, samalla kun työntekijäsi pystyvät suunnittelemaan omat aikataulunsa.

Suomessa työvuorolista luodaan yleensä ennakkoon kahden tai kolmen viikon ajalle. Työsopimuslain mukaan työntekijän on saatava työvuoroluettelo vähintään viikkoa ennen sen alkamista, mutta monilla työpaikoilla lista laaditaan pidemmäksi ajaksi etukäteen, jotta työntekijät voivat suunnitella elämäänsä paremmin. Tämä vaihtelee kuitenkin työpaikan käytäntöjen ja työehtosopimuksen mukaan.

Mikä on viikkotyöaika?

Työaikalaki määrittää säännöllisen työajan 8 tuntiin päivässä eli 40 tuntiin viikossa. Monissa työehtosopimuksissa viikkotyöaika on kuitenkin monille tuttu 37,5h per viikko. Yrittäjänä voit päättää, kuinka monta tuntia tarjoat työntekijöillesi töitä, mutta tätä rajoittavat Suomessa lainsäädäntö, kuten työsopimuslaki ja työaikalaki, sekä mahdollisesti alakohtaiset työehtosopimukset.

Tärkeää on sopia työajasta työsopimuksessa. Et voi yksipuolisesti muuttaa sovittuja työaikoja ilman työntekijän suostumusta, ellei työehtosopimuksessa toisin määrätä. Lisäksi sinun on noudatettava työaikalain säännöksiä, jotka koskevat esimerkiksi maksimityöaikaa, ylityökorvauksia ja lepoaikoja.

Muista, että työntekijälle on tarjottava työsopimuksessa määritelty vähimmäistuntimäärä, eikä nollasopimuksia saa käyttää, ellei niistä ole sovittu työsopimuksessa tai jos työsuhteen ehdot sallivat sen.

Milloin työaika alkaa?

Työvuoro alkaa siitä, kun työntekijä saapuu töihin työvuorolistaan merkittynä päivänä ja aikana.

Pitääkö työvuorolista olla näkyvillä?

Kyllä! Työvuorolista täytyy olla työpaikalla tai virtuaalisesti kaikkien nähtävillä.

Milloin työvuorot pitää ilmoittaa?

Viimeistään viikkoa ennen työvuorolistaan merkittyjen vuorojen alkamista.

Voiko työvuorolistaa muuttaa?

Et voi yksipuolisesti muuttaa sovittuja työaikoja ilman työntekijän suostumusta.

Työvuorolistan tekeminen – ohjeet pohjan käyttöön

Mitä työvuorolistan pitäisi sisältää?

Päivämäärät: Tarkemmin sanottuna aikaväli ja päivät, jotka työvuorolista kattaa. 

Työntekijät: Työvuoroluettelo ei olisi mitään ilman luetteloa työntekijöistäsi. 

Työvuorotiedot: Työvuoron alkamis- ja päättymisaika, tauot, mahdollinen vapaapäivä, henkilön kokonaistyöaika kyseisellä aikavälillä.

Huomaa valmiin pohjamme kaksi eri välilehteä (alareunassa):

• Kaikki: tämä sisältää työntekijöidesi työvuorot kolmen viikon ajalta. Työtunnit lasketaan automaattisesti yhteen koko ajalta sarakkeeseen AS.
• Hlökoht: tähän voit merkitä yksittäisten työntekijöiden työvuorot ja niiden lisätiedot.

Muista, että voit tarvittaessa lisätä pohjaan välilehtiä eri henkilöille tai kenttiä kuvaamaan esimerkiksi eri työvuoroja Kaikki-välilehdellä.

Hyviä käytäntöjä

Luo oikeudenmukainen työvuorolista

Reilun työvuorolistan luominen auttaa työntekijöitäsi tuntemaan itsensä arvostetuiksi tiimin jäseniksi. Kun työntekijäsi ovat tyytyväisiä, myös asiakkaasi ovat yleensä tyytyväisiä.

Oikeudenmukainen työvuorolista on sellainen, joka on osallistava, mukautuva, ennakkoluuloton ja tasapainoinen. Se on sellainen, joka sopii työntekijöillesi ja yrityksellesi. 

Miten se tehdään? 

1. Puhu työntekijöidesi kanssa: Selvitä heidän saatavuutensa ja mieltymyksensä. Älä tee tätä vain kerran vaan tee se säännöllisesti. Kannusta työntekijöitäsi ilmoittamaan sinulle, jos asiat muuttuvat. 

2. Selvitä yrityksesi kiireiset ja hiljaiset jaksot: Varmista, että sinulla on oikea kattavuus molempia jaksoja varten. Ylityöllistetyt työntekijät eivät ole hyväksi henkilöstön moraalille. Liian moni työntekijä työvuorossa taas on huono asia liikevoiton kannalta.

3. Ole reilu: Ihannetapauksessa kaikilla työntekijöilläsi on erilaiset mieltymykset työvuoroihin, mutta se on epätodennäköistä, ja siksi on tärkeää varmistaa, että kaikki saavat vuoronsa myös niin sanotuissa huonoissa työvuoroissa. Olipa kyseessä sitten vuoro, jossa on myöhäinen loppu, aikainen aloitus tai ylimääräinen siivous.

Anna vuorot mahdollisimman ajoissa

Mitä aiemmin työvuorot ilmoitetaan työntekijöille, sitä enemmän heillä on aikaa tehdä välttämättömiä järjestelyjä, kuten matka- tai hoitosuunnitelmia. Tämä helpottaa henkilöstön läsnäoloa ja sijaisuuksia.

Kuinka paljon varoitusaikaa sinun pitäisi antaa, kun laadit työvuoroluettelosi? Entä kuinka paljon voit antaa? Vastaukset näihin kysymyksiin eivät aina ole samat.

Jos kuitenkin etsit tavoiteltavaa lukua, joillakin työpaikoilla ja aloilla on käytäntönä tarjota työvuorot jopa kuukauden etukäteen, mikä on lisännyt työntekijöiden tyytyväisyyttä ja työn ja muun elämän yhteensovittamista.

Selkeä vaihtopolitiikka

Mahdollisuus vaihtaa työvuoroja antaa työntekijöille lisää joustavuutta. Kun käytössä on selkeä prosessi siitä, miten tämä tehdään, hyväksytään ja kirjataan, vältytään väärinkäsityksiltä, ja säästetään aikaa ja vaivaa. 

Mitä tulee kirjaamiseen, mieti, voisitko antaa työntekijöidesi tehtäväksi merkitä kaikki hyväksytyt työvuorojen vaihdot työpaikalla olevaan tulostettuun työvuoroluetteloon. Voit sitten käyttää tätä työvuoroluetteloa apuna kun käsittelet palkanmaksua. 

Minkä tahansa käytännön valitsetkin, pidä siitä kiinni!