Työtodistuksen kirjoittaminen – ilmainen työtodistuspohja

Työtodistus on tärkeä asiakirja, jota tarvitaan esimerkiksi työpaikkojen tai luottamustehtävien hakuun, erilaisten etuuksien hakemiseen sekä TE-toimiston kanssa asiointiin. 

Yrittäjälle työtodistus tulee vastaan jo ensimmäistä työntekijää palkatessa viimeistään silloin, kun työsuhde on päättynyt tai työntekijä muusta syystä pyytää työtodistusta. Työtodistuksen tekeminen on syytä olla hallussa, sillä lakisääteisesti työntekijällä on oikeus saada työnantajaltaan kirjallinen työtodistus 10 vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä. 

Tästä artikkelista löytyvä ilmainen työtodistuspohja on helppo tapa laatia lainmukainen työtodistus. Lue juttu, niin opit miten työtodistus laaditaan.

Mikä on työtodistus?

Työsopimuslaki säätelee työtodistuksen sisältöä. Työntekijällä on oikeus saada pyynnöstään kirjallinen työtodistus työsuhteen loppuessa. Työntekijän on itse pyydettävä todistusta työnantajalta ja kerrottava, haluaako hän todistuksen suppeana vai laajana. Myös työharjoittelusta on pyydettäessä annettava todistus.

Työtodistusta voidaan pyytää 10 vuoden sisällä työsuhteen päättymisestä. Myös 10 vuoden jälkeen työtodistus tulee antaa, mikäli se ei ole työnantajalle kohtuuttoman hankalaa. Tämän vuoksi työnantajan tulee säilyttää vähintään kymmenen vuoden ajan tiedot palvelussuhteessa olleiden henkilöiden työsuhteen kestosta ja sisällöstä. Työtodistuksen antamatta jättäminen on rangaistavaa. 

Työntekijällä on oikeus pyytää uutta työtodistusta, mikäli todistukseen on kirjattu virheellisiä tietoja tai siihen on sisällytetty työsuhteen päättymisen syy tai arvolauselma työntekijän toiveen vastaisesti.

Mitä eroa on laajalla ja suppealla työtodistuksella?

Työntekijä voi pyytää työtodistuksen suppeana tai laajana versiona. Näiden sisällöissä on eroa, ja työnantajan on noudatettava työntekijän pyyntöä työtodistuksen laajuudesta.

Suppea työtodistus pitää sisällään työsuhteen keston (esim. alkamis- ja päättymispäivä) ja työtehtävät. Suppeaan työtodistukseen ei sisällytetä työsuhteen päättymisen syytä tai lausuntoa työntekijän taidoista tai suoriutumisesta.

Laajan työtodistuksen sisältöön kuuluu työtodistuksen keston ja työtehtävien lisäksi työsuhteen päättymisen syy sekä arvolauselma, joka on arvio työntekijän työtaidoista, käytöksestä ja suoriutumisesta. Työntekijä voi valita, kirjoitetaanko työtodistukseen sekä työsuhteen päättymisen syy että arvolauselma, vai vain toinen niistä.

Arvolauselma työtodistuksessa

Arvolauselman sisältävä työtodistus on pyydettävä viiden vuoden aikana työsuhteen loppumisesta. Arvolauselmaa ei saa sisällyttää työtodistukseen, mikäli työntekijä ei sitä itse pyydä.

Arvolauselmassa arvioidaan työntekijä: apuna voi käyttää esimerkiksi sanallisia arvioita heikko, välttävä, tyydyttävä, hyvä, kiitettävä tai arvosteluasteikkoa yhdestä viiteen. Myös vapaamuotoiset ilmaisut ovat sallittuja. 

Tärkeintä arvolauselmassa on se, että arvio kuvaa totuudenmukaisesti ja täsmällisesti työntekijän kykyjä ja taitoja. Arvolauselmaan ei saa sisällyttää virheellisiä tietoja, asiatonta sisältöä tai lainvastaisia henkilökohtaisia seikkoja, esimerkiksi tietoja sairauspoissaoloista tai perhevapaista. 

Työsuhteen päättymisen syy

Työntekijä voi pyytää työtodistukseen merkintää työsuhteen päättymisen syystä. Syytä tarvitaan yleensä esimerkiksi TE-toimiston kanssa asiointiin. 

Päättymisen syy ei saa sisältää arviota työntekijästä, eli vaikka työsuhde olisi päättynyt työntekijästä johtuvasta syystä, työnantaja ei saa kuvata asiaa työtodistuksessa.

Mitä eroa on palvelutodistuksella ja työtodistuksella?

Joskus kuulee käytettävän myös termiä palvelutodistus tai palvelussuhdetodistus, jolla yleensä viitataan todistukseen virkasuhteesta julkisessa organisaatiossa. 

Virkasuhde ja työsuhde eroavat toisistaan siten, että virkasuhde on julkisoikeudellinen palvelussuhde, jota koskevat päätökset ovat kuntalain mukaisia valituskelpoisia hallintopäätöksiä. Työsuhde on yksityisoikeudellinen sopimussuhde. Työsuhteesta laaditaan työtodistus, ja virkasuhteesta palvelussuhdetodistus.

Palvelutodistus-termillä voidaan joskus viitata myös suppeampaan todistukseen, joka sisältää työnantajan nimen, henkilön tittelin ja työsuhteen ajankohdan, ja joka on pyydettävissä yrityksen palkka- tai henkilöstöhallinnosta.

Väliaikainen työtodistus

Työntekijä voi pyytää väliaikaista työtodistusta kesken työsuhteen esimerkiksi silloin, jos hän hakee työsuhteen aikana käytävään koulutukseen tai pyrkii toiseen työhön. Väliaikaisesta työtodistuksesta ei ole säädetty työsopimuslaissa, mutta se on yleinen käytäntö. Väliaikaiseen työtodistukseen voidaan käyttää samaa työtodistusmallia, mutta lomakkeen yläreunaan voidaan merkitä otsikoksi “Väliaikainen työtodistus”. 

Työtodistuksen kirjoittaminen – lataa ilmainen työtodistuspohja

Lataa tämän artikkelin yhteydestä ilmainen työtodistuspohja, jolla voit laatia suppean tai laajan työtodistuksen Word- tai pdf-muodossa. Työtodistus toimitetaan työntekijälle allekirjoitettuna joko tulostettuna tai sähköisesti.

Työtodistuksen oikeaan yläreunaan voit lisätä oman yrityksesi logon. Työntekijän tietokenttiin täytetään työntekijän nimi ja yhteystiedot. Tehtävänimike-kenttään täytetään työntekijän titteli ja työtehtäviin työn sisältö mahdollisimman todenmukaisesti ja täsmällisesti. Työtehtäviin ei kirjata arviota työntekijän suoriutumisesta.

Työsuhde-osioon merkitään työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä. Työsuhteen päättymisen syy kirjataan vain silloin, jos työntekijä sitä pyytää.

Työsuhteen päättymisen syyksi voi merkitä jonkin seuraavista:

• määräaikainen työsuhde
• työntekijän irtisanoutuminen
• taloudellinen ja tuotannollinen peruste
• työntekijän henkilöön liittyvä syy
• työnantajan tai työntekijän aloitteesta tapahtunut työsopimuksen purkaminen
• työsopimuksen purkautuminen

Työaika-kenttään merkitään, onko työntekijä ollut kokoaikaisessa, osa-aikaisessa vai tarvittaessa työhön kutsuttavassa keikkatyössä. Kenttään voidaan myös merkitä viikkotuntien määrä.

Arviointi-kenttiin täytetään arvolauselma työntekijän taidoista ja suorituksesta vain silloin, jos työntekijä sitä itse pyytää. Työtaito-kohtaan voidaan kirjoittaa siitä, miten työntekijä on työssään suoriutunut ja millaiset taidot hänellä on. Esimerkki:

“Maija Meikäläinen on osoittanut erinomaisesti ammattitaitonsa hänelle osoitetuissa tehtävissä. Hän on suoriutunut töistään aina ajallaan, huolellisesti ja ohjeita noudattaen. Hän on oma-aloitteisesti opetellut uusia taitoja työsuhteen aikana, kehittynyt työssään ja ottanut menestyksekkäästi haltuunsa uusia vastuualueita.”

Käytös-kohtaan voidaan kirjata tietoja siitä, millainen henkilö on ollut tehtävissään ja työyhteisön jäsenenä. Esimerkki:

“Maija Meikäläinen on saanut asiakkailta ja kollegoilta kiitosta positiivisesta asenteesta ja täsmällisestä työskentelyotteesta. Hän on järjestelmällinen, ahkera ja huolellinen työntekijä, joka ottaa aina muut huomioon eikä pelkää tarttua uusiin haasteisiin.” 

Muut kommentit-osioon voidaan kirjata muita työsuorituksen arvolauselmaan liittyviä asioita. 

Lomakkeen loppuun merkitään työnantajayrityksen yhteystiedot sekä työtodistuksen päivämäärä. Todistuksen allekirjoittaa esihenkilö tai työnantaja.