Tilausvahvistus – mihin sitä käytetään ja ilmainen pohja

Tilausvahvistus on lopullinen vahvistus myyjältä, kun ostaja on tehnyt tilauksen esimerkiksi ostotilauksena. Tilausvahvistuksessa näkyvät kaikki toimitetut tuotteet tai palvelut.

Tässä artikkelissa valaisemme tilausvahvistuksen tarkoitusta. Tilausvahvistus on niin kuluttajan kuin yrittäjänkin oikeuksia turvaamassa. Lataa myös ilmainen tilausvahvistuspohjamme!

Sisältö

Ilmainen tilausvahvistuspohja

Kokeile helppokäyttöistä laskutusohjelmaamme Luo ilmainen tili

Lataa: Word, Excel

Kokeile helppokäyttöistä laskutusohjelmaamme

Luo ilmainen tili

Lataa: Word, Excel

Mikä on tilausvahvistus?

Tilausvahvistuksen tarkoituksena on kirjata tilatut tuotteet tai palvelut selkeästi, jotta se voi toimia todisteena tavaran toimittajan tai palvelun tuottajan sekä tilaajan välisestä sopimuksesta. Tilausvahvistus voi sisältää tietoja ostetuista tuotteista ja palveluista, toimituskuluista sekä hankinnan tai palvelun kokonaissummasta.

Tilausvahvistus puolustaa samalla kuluttajan ja asiakkaan oikeuksia, sillä kuluttajasuojalain mukaan verkossa tai puhelimitse tehdystä tilauksesta tulee saada tilausvahvistus, ennen kuin laskua tarvitsee maksaa. Samoin se on yrittäjän todiste toimitetuista tuotteista ja palveluista.

Tilausvahvistus on lopullinen vahvistus myös silloin, kun yrittäjä on lähettänyt toiselle yrittäjälle ostotilauksen. Ostotilauksen saatuaan toimittajan tulee lähettää ostajalle tilausvahvistus. Samalla tavalla kuin ostotilaus auttaa välttämään myyjän ja ostajan välisiä väärinkäsityksiä, on ostajan vastaanottama tilausvahvistus näppärä vahvistus toimitetuista tuotteista tai palveluista, jonka jälkeen niistä voidaan lähettää ostajalle lasku.

Tilausvahvistus tulee toimittaa asiakkaalle kohtuullisessa ajassa, mutta viimeistään silloin, kun tavara toimitetaan perille. Kun myydään palveluja, tilausvahvistus toimitetaan ennen palveluiden aloittamista. Ostajan vastuulla on lukea tilausvahvistus läpikotaisin ja varmistaa, että tiedot ovat oikein ja sovitulla tavalla.

Yrittäjät voivat antaa ostajalle mahdollisuuden tehdä huomautuksia tilausvahvistukseen tietyn ajan (esimerkiksi 48 tunnin) kuluessa tilausvahvistuksen vastaanottamisesta.

Nopeuta tilausvahvistuksen luomista ilmaisella pohjallamme

Tilausvahvistuksen ei tarvitse olla standardimuotoinen dokumentti, sen voi laatia itsekin vaikkapa Excelillä. Kannustamme kuitenkin tutustumaan ja lataamaan valmiin tilausvahvistusmallimme. Tilausvahvistusmalli on saatavilla Microsoft Word ja -Excel -tiedostona.

Sinun tulee vain muokata pohjaan omat ja tuoterivien tiedot – pohjamme laskee loppusummat automaattisesti. Lisätietoja-kenttään on joskus järkevää kirjata mahdollisia toimitusehtoja, lisätietoja tuotteista tai mahdollisesta huomautusajasta.

Tilausvahvistuspohjan alaosassa näkyvät yrityksesi tiedot osoitteineen ja yhteystietoineen. Näin tilausvahvistuksen vastaanottaja voi ottaa sinuun tarpeen vaatiessa yhteyttä. Lisäksi voit kirjata maksutietosi.

Mitä tietoja tilausvahvistus sisältää?

Vaikka tilausvahvistus saa olla melko vapaamuotoinen, kannattaa sisällyttää ainakin nämä:

• Yrityksesi nimi, osoite, y-tunnus ja yhteystiedot
• Asiakkaan nimi ja osoite
• Tilausvahvistuksen päiväys
• Toimituspäivä
• Toimitustapa
• Lisätiedot (esimerkiksi toimitusehdot, tuotteiden lisätiedot)

Tuotteista tai palveluista tulisi näkyä ainakin kuvaus, määrä, à-hinta, alv-prosentti ja alv:n määrä euroina. Lisäksi mahdolliset tuotekoodit ja yksiköt on hyvä kirjata mukaan. Lopuksi tilausvahvistuksessa tulee näkyä ostojen kokonaismäärän veroton hinta ja arvonlisäveron määrä sekä tilauksen koko arvo.