Millainen on hyvä tarjouspyyntö? Katso vinkit ja lataa ilmainen pohja

Tarjouspyynnöt ovat pakollisia julkisella sektorilla, kuten valtion ja kuntien hankinnoissa, mutta niiden avulla myös yritykset voivat hyötyä esimerkiksi tilattavien urakoiden, työsuoritusten, palveluiden sekä tuotteiden hintojen ja laadun vertailusta.

Tämä artikkeli valaisee, mitä kannattaa ottaa huomioon, jos olet järjestämässä tarjouskilpailuja yrityksille. Minkälainen sitten on hyvä tarjouspyyntö ja mitä siinä tulee olla? Katso vinkit, miten tehdä tarjouspyyntö ja lataa ilmainen pohjamme.

Sisältö

Ilmainen tarjouspyyntöpohja

Kokeile helppokäyttöistä laskutusohjelmaamme Luo ilmainen tili

Lataa: Word, Excel

Kokeile helppokäyttöistä laskutusohjelmaamme

Luo ilmainen tili

Lataa: Word, Excel

Mikä on tarjouspyyntö?

Tarjouspyynnön tarkoitus on pyytää toimittajilta tai työn tekijöiltä keskenään vertailukelpoisia tarjouksia, joiden perusteella lopullinen hankintapäätös voidaan tehdä. Tarjouspyyntöjä käytetään jatkuvasti esimerkiksi rakennusalalla, mutta ne soveltuvat lähes kaikkiin hankintoihin. Hankintapäätös tehdään tarjousten perusteella.

Myyjän näkökulmasta tarjouspyyntö on tarjousta ja sen myötä mahdollisesti tapahtuvaa sopimusta edeltävä askel. Sopimus syntyy, kun ostaja hyväksyy lopulta myyjän tarjouksen.

Julkisella sektorilla hankintalain mukaan tarjouksista tulee valita kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tällainen tarjous on sellainen, jossa on:

• halvin hinta
• edullisimmat kustannukset (sis. esimerkiksi elinkaarikustannukset)
• paras hinta-laatusuhde

Tarjouspyyntöjä voidaan lähettää yrityksille ennalta ilmoittamatta ja usein niitä lähetetään noin kolmesta viiteen toimittajalle tai palveluntarjoajalle. Tällaisissa tarjouspyyntömenettelyissä saattaa joskus käydä niin, että kaikki yritykset eivät vastaa, eivätkä täten toimita tarjousta.

Monilla aloilla järjestetään usein tarjouskilpailu, jossa palvelun tarjoamisesta kiinnostuneet ilmaisevat kiinnostuksen urakkaa kohtaan. Tarjouskilpailussa kilpailijat lähettävät tarjouksensa sen mukaan, mitä tarjouspyynnössä on asetettu työn suorittamisen vaatimuksiksi. 

Tarjouspyyntöjen sisältö kannattaa kirjata mahdollisimman yksityiskohtaiseksi, jotta saatuja tarjouksia voidaan vertailla keskenään. Jos tiedot on annettu liian ylimalkaisesti, tarjouksetkin todennäköisesti eroavat sisällöltään niin paljon, ettet pysty niiden perusteella valitsemaan itsellesi sopivaa palveluntarjoajaa.

Tarjouspyynnön tekeminen – ohjeet

Tarjouspyyntö voi olla tavallinen Word-tiedosto tai pdf-dokumentti. Se voidaan pienemmissä hankinnoissa kirjata myös suoraan sähköpostin viestikenttään. Tärkeintä on se, että tarvittavat tiedot ovat mukana, jotta tarjouskilpailu on vertailukelpoinen ja lakien mukainen.

Tarjoamme sinulle ilmaisen tarjouspyyntöpohjan, jotta pyyntiesi luominen nopeutuu. Ladattava pohja sisältää omat kohdat niille tiedoille, jotka vertailukelpoisen tarjouspyynnön tulisi sisältää.

Dokumentin yläosassa näkyvät ostajan ja myyjän tiedot yhteystietoineen sekä y-tunnuksineen. Tämän jälkeen keskitytään itse tarjouspyyntöön ja otsikossa lukee tarjouspyynnön aihe eli itse tilattava työ. Esimerkkinä mallissa näet otsikon “Autokatoksen ja varastotilojen rakennus”.

Urakan tai hankinnan kuvaus on se kaikkein tärkein. Kirjaa tähän tarpeesi mahdollisimman selkeästi mukaan lukien mahdolliset tarjoajan ammatilliseen ja tekniseen pätevyyteen liittyvät toiveet. Kuvauksessa voi myös kertoa, jos tilaukseen ei tarvitse sisällyttää jotain työtehtävää tai toimitusta.

Aikataulu-kohdassa voit määritellä päivämäärän tai ajanjakson, jonka aikana toivot työn tai toimitusten valmistuvan. Materiaalit-kohta liittyy lähinnä pohjan esimerkkiin, voit tarvittaessa jättää sen pois tai muuttaa sen joksikin muuksi otsikoksi, jonka alle voit tehdä tarkentavia pyyntöjä työn tekemisestä.

Liitteet-kohtaan on niin ikään hyvä kirjata mahdollisten liitteiden aiheet. Liitteiden avulla voidaan valaista, kuinka ja minkälaisessa ympäristössä työ tulee tehdä. Tarjouspyynnön mukaan voi liittää myös valokuvia työn suorittamisen sijainnista.

Lopuksi tarjouspyynnössä kerrotaan päivämäärä, johon mennessä tarjous tulee olla ostajalla perillä. Tämä kannattaa kirjata kaikkiin tarjouspyyntöihin aiheeseen katsomatta.

Toinen esimerkki tarjouspyynnöstä voisi olla yrityksen isompi tietokonetilaus. Urakan kuvaus voitaisiin silloin muuttaa esimerkiksi aiheeksi “Tilattavat tietokoneet”. Tällöin kohtaan voidaan kirjata toiveet ja ennen kaikkea vaatimukset esimerkiksi tietokoneiden suorittimen tehosta, muistin määrästä, kiintolevytilan ja lisäosien tarpeesta. Tällaisessa tarjouspyynnössä ei välttämättä ole tarpeen lähettää liitteitä ja Materiaalit-kohdan voi muuttaa esimerkiksi Lisätiedot-kohdaksi.

Yhteenveto hyvän tarjouspyynnön sisällöstä

1. Kirjoita kuvaukseen selkeästi ja yksityiskohtaisesti tilattavan tuotteen, työn tai palvelun vaadittu sisältö.
2. Kirjoita myös, mihin mennessä työn tulee olla valmis tai mihin mennessä tuotteet ovat tilaajan käsissä.
3. Kerro mihin mennessä tarjouksen pitää olla perillä – jos tarjous tulee myöhässä, ei sitä tarvitse ottaa mukaan hankintapäätökseen.