Miten rahtikirja täytetään?

Kotimaisissa ja ulkomaan tavaralähetyksissä tulee aina olla mukana rahtikirja eli kuljetusasiakirja. Se toimii todisteena siitä, että tavara on lähetetty ja vastaanotettu. Miten dokumentti täytetään ja mitkä ovat sen sisältövaatimukset kotimaisissa ja ulkomaan lähetyksissä poikkeaa hieman toisistaan.

Loimme ilmaisen pohjan helpottamaan rahtikirjan luomista. Katso myös alta sen sisältövaatimukset niin ulkomaisissa kuin kotimaisissa lähetyksissä sekä mitä tietoja tarvitset kyseistä dokumenttia varten.

Sisältö

Ilmainen rahtikirjapohja

Kokeile helppokäyttöistä laskutusohjelmaamme Luo ilmainen tili

Lataa: Pdf

Kokeile helppokäyttöistä laskutusohjelmaamme

Luo ilmainen tili

Lataa: Pdf

Rahtikirjan laatiminen

Kuljetusasiakirja on tavaralähetyksen todiste, se määrittelee lähetyksen tiedot ja tavan sekä lähetykseen liittyvät osapuolet. Ennen tilauksen tekemistä on hyvä määritellä myös toimitusehdot kuljetukselle. Rahtikirjasta tulee selvitä vähintään seuraavat tiedot:

• Lähettäjän nimi ja yhteystiedot
• Tilauksen päiväys ja numero
• Mahdollinen lähettäjän ja vastaanottajan viite
• Vastaanottajan nimi, toimitusosoite ja asiakasnumero
• Tavarankuljettajan tai huolitsijan tiedot
• Tavaran lähtö- ja lastauspaikka sekä määränpää
• Tavaran toimituslauseke
• Rahdin maksaja
• Kollien merkki/ numero, kolliluku ja -laji sekä koodi
• Kollien yhteispaino ja tilavuus
• Lähettäjän ohjeet ja mahdolliset jälkivaatimukset
• Kuljettajan huomautukset, kuten rahti, lisät ja arvonlisävero
• Varaumat

Tavaran toimituslauseke on osa myyjän ja ostajan kauppasopimusta, jonka kumpikin osapuoli on hyväksynyt. Toimituslauseketta käytetään kansainvälisessä kaupassa. Se kertoo, miten toimitus tapahtuu, miten kustannukset tulee jakautumaan ja riskien siirtymisen.

Kuljetusasiakirjaan on aina merkittävä jokainen pakkaus eli kolli erikseen, ja jos lähetys pitää sisällään vaarallisia tai myrkyllisiä aineita, tulee kolleihin liittää tarvittavat lisämerkinnät kuljetusta varten. Kollien koodi on tullia varten, jotta tulli voi määrittää mahdolliset tullausverot oikein.

Lähettäjä voi merkitä kuljetusasiakirjaan ohjeita, jos tilauksen määränpäätä tulee vaihtaa tai kuljetus pitää esimerkiksi keskeyttää. Jälkivaatimus tarkoittaa, että tavaran vastaanottaja maksaa tavaroista toimituksen yhteydessä. Tavarankuljettaja on siten puolestaan velvoitettu hoitamaan maksun myyjälle. Kuljettajan vastuu on tarkistaa, ovatko kuljetusasiakirjan tiedot oikein. Jos hän epäilee, etteivät tiedot ole oikein, tulee kirjata varauma ja sen syy. Varauma on siten huomautus rahtikirjan ja tavaran tiedon poikkeamisesta toisistaan.

Ulkomaan rahtikirja

Kansainvälisissä tavarakuljetuksissa rahtikirja laaditaan aina kolmena kappaleena: lähettäjälle, vastaanottajalle ja rahdinkuljettajalle. Jokaisen osapuolen tulee lisäksi allekirjoittaa se. Ulkomaan rahtikirja on kotimaan rahtikirjaan verrattuna huomattavasti tarkempi, sen tulee sisältää pakkaustapa, kuljetukseen liittyvät kustannukset, rahtikirjan tekoaika- ja paikka sekä ohjeita tullia varten.

Tavaran lähettäjä on vastuussa rahtikirjassa olevien tietojen paikkansa pitävyydestä. On myös hyvä huomioida, että kansainvälisissä tavaralähetyksissä käytetään tiekuljetussopimuslakia tai sen mukaista lakia, vaikka lähettäjä ja vastaanottaja olisivat sopineet toisin.

Kotimaan rahtikirja

Kotimaan rahtikirja on suppeampi, eikä se ole aina edes välttämätön, jos lähettäjä ja vastaanottaja sopivat näin. Vaikka sitä ei tehtäisi, on sopimus silti aina pätevä ja myös siihen sovelletaan tiekuljetussopimuslakia.

Jotta vältyt ikäviltä yllätyksiltä, on aina hyvä laatia jonkinlainen sopimus tavarankuljetuksesta! Hyödynnä ilmainen pohjamme, näin helpotat lähetystä ja varmistat, että rahtikirjassa on tarvittavat tiedot.